El presupuesto, un tim¨®n para mantener la pyme a flote

El presupuesto tiene tanta importancia en el negocio como la carretera para el conductor: permite al empresario cumplir sus objetivos y llegar a su destino, anticip¨¢ndose a los baches que puedan surgir en el camino. Sin embargo, su correcta elaboraci¨®n es una asignatura pendiente para muchas pymes, sorprendidas ahora por el frenazo de la actividad.

"Por desgracia, no se suele seguir un criterio riguroso de gesti¨®n ni de direcci¨®n financiera¡±, cree Ignacio Bueno, asesor financiero de empresas y fundador de FAI Business Advisory. ¡°Y sin una planificaci¨®n anual rigurosa, un negocio funcionar¨¢ como un corcho en el agua y acabar¨¢ donde le lleve la corriente¡±, advierte Bueno, que ser¨¢ el encargado de impartir este jueves 21 de mayo el webinar Reconstruir presupuestos en la crisis de la covid-19 en el Hub Empresa de Banco Sabadell, una charla ahora mucho m¨¢s necesaria en un escenario donde ¡°los gastos contin¨²an, pero los ingresos han ca¨ªdo dr¨¢sticamente¡±.

Para Jos¨¦ Ignacio Llorente Olier, profesor del ?rea Financiera del Grupo Educativo CEF-UDIMA, esta falta de planificaci¨®n ¡°se ha debido a la falta de recursos y de tiempo para la formaci¨®n financiera. El peque?o empresario dedica un alt¨ªsimo porcentaje de su jornada a actividades comerciales y operativas", con excepci¨®n de la pyme exportadora, que sobresale por su mayor grado de sofisticaci¨®n en la gesti¨®n administrativa y financiera.

En estos momentos a un negocio le cuesta ganar un euro cinco veces m¨¢s que antes. Por eso, gestionar con eficiencia el presupuesto anual le permitir¨¢ optimizar partidas, reorientar el gasto y reformular objetivos para lograr la supervivencia a corto plazo.

Hay cinco importantes razones para que toda empresa opere con un presupuesto cuidadosamente dise?ado:

1. Monitorizaci¨®n permanente

La organizaci¨®n debe contar con un presupuesto maestro que coordine todas las actividades de la compa?¨ªa, que proporcione un plan global con perspectivas de ventas, inversiones, costes de producci¨®n y n¨®minas, entre otros aspectos. Tambi¨¦n necesita un presupuesto de operaci¨®n, que "recoge las actividades de ventas, de producci¨®n, los gastos comerciales y los generales", explica Jos¨¦ Ignacio Llorente Olier.

La empresa debe contar tambi¨¦n con un presupuesto financiero. Una herramienta que eval¨²a los cobros y pagos previstos del presupuesto de operaci¨®n y de las inversiones que se contemplan, lo que constituye el flujo libre de caja previsto, ¡°la variable econ¨®mico-financiera m¨¢s importante de un negocio", seg¨²n Llorente Olier.

Estos tres documentos permiten hacer un examen cada semana o cada quince d¨ªas del cumplimiento de pedidos, entradas en almac¨¦n, control de inventarios, tesorer¨ªa, vencimientos a corto, medio y largo plazo, comportamiento de clientes...

2. Planificar la venta por tipo de clientes

Discernir el potencial y los tiempos de cada cliente para pagarte es clave. En un presupuesto conoces cu¨¢l es el perfil de tus clientes. Quiz¨¢ tu m¨¢ximo comprador no puede pagar ahora, pero seguro que hay otros, mucho m¨¢s peque?os, que son capaces de saldar sus deudas con tu empresa antes.

"Puede que haya que potenciar la l¨ªnea de negocio menos rentable pero que garantiza capital inmediato. Tal vez los mejores clientes pagaban a 180 d¨ªas y ahora habr¨¢ que priorizar a otros por liquidez, proximidad y fidelidad, para que la rueda no se detenga", aconseja Ignacio Bueno.

Como se aprecia en Pulso, la herramienta de Banco Sabadell para conocer d¨ªa a d¨ªa c¨®mo se reactiva el comercio del pa¨ªs, esto tambi¨¦n se puede aplicar por regiones. Aqu¨ª juega un papel fundamental la evoluci¨®n de la recuperaci¨®n de la actividad econ¨®mica: como era de esperar, aquellas localidades que ya han superado la fase 0 tienen mayor movimiento comercial. Se da en todos los sectores, por ejemplo, en el municipio de Valencia. All¨ª, durante los ¨²ltimos siete d¨ªas, esta actividad representa el 60% respecto al mismo periodo de 2019. Un porcentaje un 16% superior al de Madrid.

Esto subraya la necesidad de priorizar clientes no por tama?o o por la rentabilidad que ten¨ªa en condiciones normales, sino enmarc¨¢ndolos en este nuevo contexto. Por lo tanto, por mucho que el foco de ventas de tu negocio antes de esta crisis estuviera en grandes municipios como el de Madrid, merece la pena reorientarse a los que est¨¦n m¨¢s avanzados en el proceso de desescalada.

3. Relaci¨®n con proveedores

Un presupuesto detallado al m¨¢ximo permite minimizar salidas de capital en momentos de escasa disposici¨®n de dinero en efectivo como el actual. Puede que sea momento de renegociar el pago a los distintos proveedores si estos cuentan con l¨ªneas de financiaci¨®n, lo que facilitar¨¢ el circulante.

Se trata de fragmentar el negocio en tantas microempresas como proveedores haya, que podr¨ªan ofrecer condiciones ventajosas de pago. Si los proveedores disfrutan de l¨ªneas de descuento comercial podr¨ªan aceptar pagar¨¦s a 60 o 90 d¨ªas, lo que aliviar¨¢ la tesorer¨ªa del negocio y evitar¨¢ la temida ruptura de la cadena de pago.

4. Mejor acceso a financiaci¨®n

La tranquilidad financiera de las empresas depende del acceso al cr¨¦dito en tiempos de crisis, y un negocio sin un presupuesto con informaci¨®n pormenorizada tendr¨¢ cercenado el acceso a la financiaci¨®n bancaria o a la avalada por el ICO, que se eleva a 100.000 millones por la crisis sanitaria.

Esta financiaci¨®n puede ser una l¨ªnea de vida para afrontar el pago de salarios, facturas de proveedores pendientes de liquidar, alquileres de locales, gastos de suministros u otras necesidades de liquidez. Una de las lamentaciones que estos d¨ªas m¨¢s se escucha en algunas compa?¨ªas es la importante necesidad de documentaci¨®n que debe presentarse.

¡°Para las empresas y aut¨®nomos que ya ten¨ªan su plan de negocio concretado en objetivos y presupuestado con ideas muy claras todo ha sido mucho m¨¢s f¨¢cil. Los otros, o no tienen ahora la posibilidad de hacerlo o les han denegado el cr¨¦dito porque la calidad de la informaci¨®n que han enviado es mala y se considera un riesgo¡±, concluye Ignacio Bueno.

5. Apertura a nuevos mercados

Convertirse en empresa proveedora de alguna de las grandes del Ibex-35 o entrar en sus canales de subcontrataci¨®n equivale a prosperidad, pero pasa por un imperativo: compartir con ellas unos est¨¢ndares de calidad en la gesti¨®n del negocio. Ello solo puede ser posible dedicando tiempo a la elaboraci¨®n del presupuesto y los planes de negocio, con asesor¨ªa que se involucre en corregir los puntos d¨¦biles de la empresa y amplificar los puntos fuertes.

Lo mismo sucede con la alternativa del creciente negocio digital a trav¨¦s del e-commerce. ¡°Para vender en Amazon o en alguno de los grandes marketplaces la organizaci¨®n debe estar en perfecto estado de revista. Todo tu circuito debe responder al reto en organizaci¨®n y cat¨¢logo de productos, stocks, abastecimiento, sistema de precios... Eso solo puede lograrse a?adiendo la columna online al presupuesto¡±, seg¨²n este asesor financiero.

As¨ª, la apertura a nuevos mercados, cuando sea posible, combinada con una estrategia de financiaci¨®n y de reajuste de pago y cobro a los proveedores y clientes, adem¨¢s de un control riguroso de la actividad de la empresa, puede contribuir a mantener la salud del negocio en los turbulentos meses que est¨¢n por venir.