Gu¨ªa para aut¨®nomos: las herramientas digitales para una gesti¨®n integral del negocio

Los aut¨®nomos se enfrentan a un a?o lleno de incertidumbre por la crisis derivada de la pandemia. Por eso, estar al d¨ªa de las ayudas y optimizar todos sus recursos es clave para poder continuar con su actividad. Y la digitalizaci¨®n est¨¢ demostrando tener un papel fundamental en este camino hacia la nueva normalidad al facilitar a las empresas herramientas que les permiten agilizar y controlar mejor los procesos: desde la gesti¨®n de presupuestos y facturas a la optimizaci¨®n de la productividad. Un proceso que ha obligado a muchos trabajadores por cuenta propia a adquirir conocimientos en este ¨¢mbito.

Seg¨²n datos del Instituto Nacional de Estad¨ªstica (INE) en su informe sobre Equipamiento y Uso de Tecnolog¨ªas y Comunicaci¨®n en los Hogares en 2019, un 30% de los aut¨®nomos no realiz¨® tareas relacionadas con la inform¨¢tica a lo largo de 2019 y, en ese mismo per¨ªodo, un 28% no hizo uso de internet. Unas cifras que ponen de manifiesto el problema de la digitalizaci¨®n de los aut¨®nomos. ¡°Necesitan formaci¨®n urgente, con procesos sencillos y did¨¢cticos, porque casi la mitad de los aut¨®nomos en Espa?a tiene entre 52 y 64 a?os y cuenta con un bajo nivel de digitalizaci¨®n¡±, afirma Eduardo Abad, presidente de la Uni¨®n de Profesionales y Trabajadores Aut¨®nomos (UPTA).

Este contexto marcado por los cambios ha supuesto para muchos un periodo de reflexi¨®n en el que se han planteado c¨®mo pueden dar el salto al entorno online. Xavier Capellades, CEO de Nomo, una plataforma Fintech para aut¨®nomos y freelancers, relata que ¡°los aut¨®nomos, continuamente, nos dicen que lo est¨¢n pasando mal, pero que se est¨¢n dando cuenta de que hay que digitalizarse para ahorrar tiempo y dinero¡±.

Puede interesarte: webinar C¨®mo reactivar y hacer crecer tu negocio aut¨®nomo con nuevas herramientas digitales, impartido por Xavier Capellades y organizado por HUB Empresa de Banco Sabadell el pr¨®ximo 21 de julio

¡°La digitalizaci¨®n permite llegar a m¨¢s mercados, diversificar el negocio y aumentar los ingresos¡±, subraya Capellades en el Podcast de Banco Sabadell. Esta transformaci¨®n ayudar¨¢ al profesional a simplificar y automatizar las tareas mec¨¢nicas para centrarse en los clientes y en los servicios, la raz¨®n de ser de su negocio. El Ministerio de Industria ha dado muestra de la importancia de estos instrumentos al lanzar junto a Google, Impulso Digital, un programa que tiene como objetivo impulsar el proceso de digitalizaci¨®n de pymes y aut¨®nomos el ¨²nico. En el mercado existen multitud de opciones indicadas para dar cobertura a cada una de las tareas. La mayor¨ªa son aptas para todos los niveles de digitalizaci¨®n y suelen ser transversales, es decir, ¡°permiten una organizaci¨®n y adaptaci¨®n a todos los negocios y situaciones¡±, se?ala Xurxo Dom¨ªnguez, uno de los fundadores de Galihost, plataforma de alquiler tur¨ªstico con un elevado nivel de digitalizaci¨®n.

En general, estas herramientas re¨²nen las siguientes caracter¨ªsticas:

• Tienen servicios b¨¢sicos (suelen ser gratuitos) para los que empiezan y premium (normalmente de pago) que se adaptan al crecimiento del negocio, con una ¨®ptima relaci¨®n calidad- precio
• Son sencillas de usar, por lo que se adaptan a todos los niveles de digitalizaci¨®n
• Son seguras y estables, con un recorrido valorado por los usuarios
• Aportan funcionalidades que simplifican las tareas
• Se integran en general con herramientas de terceros como por ejemplo con Microsoft Office, lo que las hace m¨¢s eficientes y funcionales

¡°Lo m¨¢s importante antes de elegirlas es no duplicar herramientas en cada proceso para no generar confusi¨®n¡±, apunta Crist¨®bal ?lvarez, profesor de posgrado de la Escuela de Negocios ESIC.

Estas son algunas de estas posibilidades, seg¨²n cada proceso:

Contabilidad, impuestos y facturaci¨®n

Hacer balances, generar facturas o presentar impuestos son algunas de las complejas tareas que, adem¨¢s, requieren mucho tiempo. Por ello, existen aplicaciones como Nomo que digitalizan procesos como primer paso hac¨ªa la transformaci¨®n plena. La aplicaci¨®n Nomo nace de la mano de InnoCells con la idea de unificar en una misma herramienta todos los servicios y herramientas vinculados a la gesti¨®n del negocio, los impuestos y los servicios financieros del aut¨®nomo. Precisamente, la crisis generada por la COVID-19 ha ayudado a reforzar esta necesidad de evolucionar de muchos aut¨®nomos, que han visto que digitalizarse puede ser m¨¢s eficiente y pr¨¢ctico. ¡°Se han dado cuenta de la limitaci¨®n de tener que ir a una oficina, de que el mundo evoluciona r¨¢pido y de que no hay excusas o pereza que justifiquen no aprovechar estas herramientas innovadoras¡±, afirma Capellades. Digitalizar tiques y facturas, controlar el gasto y las ventas, agregar una cuenta bancaria de cualquier entidad financiera para visualizar a tiempo real la tesorer¨ªa del negocio, conciliar la contabilidad con los movimientos bancarios, analizar el resultado neto trimestral del aut¨®nomo, calcular a tiempo real la liquidaci¨®n de impuestos a pagar a final de trimestre y consultar al servicio de gestor¨ªa son algunas de las acciones que Nomo permite realizar de manera virtual.

¡°Los aut¨®nomos han visto la oportunidad de cambiar su relaci¨®n con las entidades financieras para ser m¨¢s ¨¢giles y eficientes¡±, comenta Capellades . Esta plataforma cuenta con una prueba gratuita y con una versi¨®n de pago con m¨¢s servicios.

Gesti¨®n de clientes

Tener localizados a los clientes pasados y actuales y captar a los potenciales para ofertarles los servicios es importante para que la facturaci¨®n crezca. Para ello existe el software CRM (con posibilidades como Suma CMR o Sugar CMR) que permite administrar la informaci¨®n y hacer un seguimiento de los clientes, gestionar las incidencias o crear una biblioteca de documentos. Ofrecen pruebas gratuitas y versiones de pago acordes al volumen de negocio.

Mejora de la productividad

Organizar las tareas diarias, semanales o mensuales facilita el trabajo, especialmente con empleados y socios, y tener a la vista las tareas pendientes de cada d¨ªa es fundamental. Marcarse un horario y un calendario, por ejemplo, permite optimizar el tiempo y ser m¨¢s eficientes. Hay en el mercado aplicaciones como Trello (de uso gratuito), que disponen las tareas en diferentes columnas (¡®para hacer¡¯, ¡®haciendo¡¯ y ¡®hecho¡¯) para identificar de un vistazo las prioridades por fechas, adem¨¢s de generar avisos antes de las citas. Igual que Remember the Milk (con una versi¨®n gratuita y otra de pago), que funciona como una agenda online en la que se pueden crear listas con m¨²ltiples tareas y ubicaciones.

Comunicaci¨®n con los clientes

Es otro pilar b¨¢sico, ¨ªntimamente relacionado con la gesti¨®n de los clientes. ¡°?Si tienes una base de datos de usuarios por qu¨¦ no iniciar una conversaci¨®n con ellos?¡±, pregunta Crist¨®bal ?lvarez, de ESIC. Entre las m¨¢s conocidas est¨¢ Hootsuite, con una versi¨®n gratuita b¨¢sica y una de pago, con la que se pueden programar las publicaciones en redes sociales y organizar un calendario, adem¨¢s de a?adir enlaces y fotograf¨ªas. Mailchimp tambi¨¦n es muy interesante para trabajar tu estrategia de emailing o de env¨ªo de correos electr¨®nicos, que los automatiza acorde a temas o clientes, entre otras posibilidades, es gratuita, aunque tambi¨¦n tiene opci¨®n premium.

Almacenamiento de datos en la nube

Guardar documentos en la nube se ha vuelto imprescindible ante la ingente cantidad de datos que genera un negocio. Pero requiere atenci¨®n y tiempo. ¡°Virtualizarlos y tener copias de seguridad de los mismos, entre otras cosas, facilita su acceso desde cualquier dispositivo con la m¨¢xima seguridad¡±, asevera Crist¨®bal ?lvarez, profesor de posgrado de la Escuela de Negocios ESIC. Son conocidos, entre otros, los sistemas Google Drive o Dropbox (ambas con una versi¨®n b¨¢sica gratuita y otra de pago) con un amplio margen de almacenamiento desde los que se puede compartir archivos con clientes y proveedores.