Las herramientas digitales imprescindibles para cualquier negocio
Los programas y las aplicaciones de gesti¨®n y administraci¨®n proporcionan a las pymes una oportunidad para simplificar, organizar y optimizar muchas de sus tareas. Estos son los instrumentos b¨¢sicos que toda organizaci¨®n debe tener para no quedarse atr¨¢s
Hace ya 42 a?os que apareci¨® la primera hoja de c¨¢lculo, VisiCalc, en 1979, para preocupaci¨®n del gremio de los contables que pensaba que aquella herramienta iba a suponer el principio de su fin. Erik Rigola, especialista de marketing y transformaci¨®n digital en la consultora RocaSalvatella, lo recuerda ahora al repasar el efecto que supuso la llegada de aquellas novedades digitales, amplificado cuatro a?os despu¨¦s con el estreno del popular Excel. Pero los contables descubrieron que estas plantillas, que todo el mundo usa a diario, facilitaban su trabajo. ¡°Ellos segu¨ªan siendo necesarios, pero ahora eran m¨¢s efectivos y precisos en sus tareas¡±, apunta. Hoy se asume como cotidiana la tecnolog¨ªa que result¨® revolucionaria en su momento.
La incorporaci¨®n de herramientas digitales en las empresas resulta imprescindible en la econom¨ªa actual, ya sea en un restaurante, un buf¨¦ de abogados o un taller mec¨¢nico. As¨ª lo cree Rigola, que liderar¨¢ el webinar Herramientas digitales para optimizar la gesti¨®n de tu negocio, organizado a trav¨¦s de HUB Empresa de Banco Sabadell.
Ap¨²ntese al webinar ¡®Herramientas digitales para optimizar la gesti¨®n de tu negocio¡¯, con Erik Rigola, consultor de estrategia y marketing digital de RocaSalvatella, organizado a trav¨¦s de HUB Empresa de Banco Sabadell. Cu¨¢ndo: 16 de septiembre, a las 16.00.
El Programa Digital Toolkit del Plan de Digitalizaci¨®n de Pymes 2021-2025, que recoge el Plan de Recuperaci¨®n, Transformaci¨®n y Resiliencia (PRTR) espa?ol, persigue, precisamente, dotar a las empresas de estos instrumentos. Aunque a¨²n no se han publicado los requisitos de acceso ni los plazos para optar a estas ayudas, se sabe que se beneficiar¨¢n en torno a 145.000 empresas de entre 10 y 49 empleados, 1.100.000 microempresas, de entre uno y nueve empleados, y 1.600.000 trabajadores aut¨®nomos.
Cada sector cuenta con sus propios programas inform¨¢ticos adaptados a sus necesidades. Sin embargo, existen herramientas y aplicaciones que son ¨²tiles para todas las organizaciones, especialmente para las peque?as y medianas empresas (pymes), en tareas de gesti¨®n, an¨¢lisis de datos, comunicaci¨®n y t¨¦cnicas de mercado.
B¨¢sicos para cualquier organizaci¨®n: herramientas de gesti¨®n
En el campo de la gesti¨®n, explica Rigola, contar con un paquete de ofim¨¢tica es b¨¢sico para disponer de programas de procesamiento de texto, agendas y presentaciones multimedia, entre otras prestaciones. Casi todos los ordenadores llevan este tipo de software preinstalado, pero hoy tambi¨¦n pueden descargarse otras de car¨¢cter gratuito y que se alojan en la nube [en servidores externos en vez de en las memorias de los ordenadores].
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El paquete Microsoft Office es el m¨¢s extendido. Su versi¨®n profesional se puede obtener desde 299 euros. Hoy buena parte del trabajo se hace en remoto y se cambia de equipo con mayor frecuencia que antes, por eso, opina Rigola, la opci¨®n m¨¢s eficiente es guardar archivos en la nube. ¡°Yo me decantar¨ªa por los paquetes de soluciones Microsoft Office 365 o Google Workspace [ambos trabajan en la nube], ya que tambi¨¦n ofrecen soluciones de correo electr¨®nico y comunicaci¨®n con equipos y videoconferencias, herramientas indispensables en ¨¦poca poscovid-19¡±, se?ala.
Las herramientas de gesti¨®n de clientes, denominadas customer relationship management (CRM, por sus siglas en ingl¨¦s), simplifican el trabajo cuando se manejan bases de datos grandes. Crist¨®bal ?lvarez, profesor de ESIC Business & Marketing School y fundador de la empresa de marketing online Social and Sons, recomienda dos: Holded y Zoho CRM. Ambas sirven para hacer proyecciones y estudios sobre los clientes y ofrecen planes que van desde los 25 euros hasta los 159 euros al mes en el caso de Holded y desde los 37 euros hasta los 90 euros en el de Zoho CRM.
Una buena carta de presentaci¨®n: herramientas de dise?o web
Tener una p¨¢gina web es un requisito necesario para cualquier empresa, ya sea para ofrecer informaci¨®n o para vender productos y servicios. Hoy, lo que no est¨¢ en internet, no existe. En ambos casos habr¨¢ que contar con el trabajo y el asesoramiento de un desarrollador. Se?ala Rigola que ¡°lo importante es asegurarse de que utilice un software de uso masivo¡±. El motivo es que este tipo de programa suele estar en abierto, lo que significa que cualquier desarrollador externo puede crearle una nueva funcionalidad. Esto har¨¢ que la plataforma pueda estar a la vanguardia y actualizarse constantemente.
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El software m¨¢s utilizado para crear p¨¢ginas es WordPress. Dispone, adem¨¢s, de multitud de plugins, peque?as actualizaciones que se van a?adiendo seg¨²n las necesidades del consumidor para ampliar las funcionalidades.
En el caso de que la empresa necesite una tienda en l¨ªnea, Rigola recomienda dos programas: PrestaShop y Magento: ¡°Funcionan con la misma filosof¨ªa abierta, pero suelen requerir una mayor inversi¨®n en el desarrollo¡±. Estos instrumentos pueden descargarse sin pagar por la licencia, pero hay que alojarlos en alg¨²n servidor, es lo que se conoce como hosting, y eso s¨ª, requiere un desembolso econ¨®mico. Algunos de los servidores m¨¢s utilizados son SiteGround, Webempresa y Raiola Networks.
Evaluar la presencia del negocio en internet: herramientas de anal¨ªtica
Una vez que se dispone de p¨¢gina web, hay que gestionarla y organizar los datos que generan los usuarios para conocer su evoluci¨®n. Medir la presencia permite al empresario entender el comportamiento de los clientes y tomar decisiones para impulsar las ventas. En el mercado se comercializan herramientas espec¨ªficas que ayudan a interpretar las m¨¦tricas y a traducirlas en tendencias.
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?lvarez propone Google Analytics para estudiar los datos, un servicio que ofrece prestaciones desde 0 euros hasta los 100.000 euros anuales. Muestra estad¨ªsticas sobre visitas, p¨¢ginas m¨¢s vistas, usuarios y ventas, entre otros aspectos. ¡°Existen otras herramientas m¨¢s potentes como Tableau Software o Microsoft Power BI, pero requieren mayor conocimiento t¨¦cnico y est¨¢n enfocadas a empresas medianas y grandes¡±, explica.
Este experto tambi¨¦n destaca LeapFrog para analizar el posicionamiento de la marca en internet y, si se tiene base de datos, Mailchimp y ActiveCampaign, las m¨¢s populares y completas, que integran herramientas de marketing y permiten crear campa?as a trav¨¦s del correo electr¨®nico. Para los que quieren profundizar en el tema, ?lvarez recomienda Hotjar, desde 0 hasta 389 euros al mes, que ayuda a entender c¨®mo interaccionan las personas en tiempo real con la web.
Conectado con los clientes (y con los trabajadores): herramientas de comunicaci¨®n
La comunicaci¨®n interna, especialmente en ¨¦pocas en la que el trabajo en remoto ha cobrado protagonismo, es un factor clave para la buena marcha de un negocio. Determinar qu¨¦ herramientas se deben usar depende del tama?o de la empresa. ¡°Cuando hablamos de organizaciones peque?as, de hasta 50 trabajadores, con el correo electr¨®nico es suficiente¡±, afirma Rigola. Pero si la plantilla es mayor, surgen otras necesidades que deben ser respondidas con soluciones tecnol¨®gicas diferentes.
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Con el auge del teletrabajo han ganado protagonismo las aplicaciones que fomentan una comunicaci¨®n m¨¢s inmediata. Rigola y ?lvarez proponen Slack, una herramienta interesante porque permite una comunicaci¨®n m¨¢s fluida e informal, y Microsoft Teams, una de las favoritas de ?lvarez por su estabilidad y las posibilidades de integraci¨®n con otras aplicaciones. Ambas ofrecen chats comunitarios y privados y permiten compartir archivos.
En la comunicaci¨®n externa, Rigola se?ala Mailchimp para realizar env¨ªos a trav¨¦s del correo electr¨®nico a los contactos de la base de datos propia, ya que es gratuito hasta los 2.000 suscriptores. Tambi¨¦n propone iCrowdNewswire o EIN Newswire, dos de las m¨¢s extendidas, que sirven para enviar notas de prensa de forma masiva y, adem¨¢s, ofrecen al usuario una gu¨ªa sobre c¨®mo elaborarlas.
Darse a conocer: herramientas de ¡®marketing¡¯ y publicidad
Las redes sociales son instrumentos con prestaciones gratuitas muy amplias y potentes para dar a conocer un negocio. En ellas, argumenta ?lvarez, solo hay que invertir ganas y tiempo.
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Conviene prestar atenci¨®n a Instagram, pues es la primera herramienta a la que los usuarios acuden cuando buscan informaci¨®n antes de comprar un producto, y tambi¨¦n a YouTube, la segunda, de acuerdo con los datos de la asociaci¨®n mundial de comunicaci¨®n, publicidad y marketing digital IAB Spain. ?lvarez, sin embargo, aconseja estar tambi¨¦n en LinkedIn, Twitter y Facebook. En su opini¨®n, estas no deben faltar.
El sector en el que desarrolle su actividad la empresa, sin embargo, determinar¨¢ los canales m¨¢s interesantes. TikTok es ideal para dar a conocer una nueva sala de copas o de conciertos o una empresa de hosteler¨ªa, pero no tiene mucho sentido abrir una cuenta en esta red para promocionar una ferreter¨ªa o un buf¨¦ de abogados, especifica este experto.
Para la gesti¨®n de las publicaciones en redes sociales y su an¨¢lisis, ?lvarez, recomienda Metricool y Hootsuite, ambas utilizadas por compa?¨ªas de todos los tama?os alrededor del mundo y que son asequibles. Aunque las redes sociales son gratuitas, Rigola aconseja realizar campa?as de publicidad para segmentar al m¨¢ximo el p¨²blico. Y destaca el uso de las plataformas dise?adas especialmente para negocios, que cuentan con funcionalidades tanto gratuitas como de pago: ¡°Facebook Business Manager, Twitter Ads, LinkedIn Ads y Google Ads¡±.
El precio variar¨¢ seg¨²n las funcionalidades y el paquete que se contrate, por lo que es dif¨ªcil estimar un coste aproximado. En Facebook, por ejemplo, se puede iniciar una campa?a desde cinco euros al mes. En cualquier caso, siempre es aconsejable, coinciden ambos expertos, partir de un paquete b¨¢sico o de un periodo de prueba para comprobar cu¨¢les se ajustan mejor a las necesidades de la empresa.
Y ahora, ?c¨®mo gestionar todas estas cuentas y contrase?as?
Los problemas que la tecnolog¨ªa crea, ella misma los resuelve. El empresario se encontrar¨¢ con decenas de cuentas y de contrase?as una vez que haya incorporado a su negocio las herramientas digitales m¨¢s adecuadas. Y, por razones de seguridad, deben ser diferentes.
Para evitar olvidos o equivocaciones existen aplicaciones espec¨ªficas para guardar contrase?as. Erik Rigola, especialista de marketing y transformaci¨®n digital en la consultora RocaSalvatella se?ala LastPass como la m¨¢s eficaz e intuitiva. ¡°Asimismo, sugiero el uso de las herramientas nativas de los navegadores como Google Chrome o macOS que permiten tenerlas controladas¡±, agrega.
Crist¨®bal ?lvarez, profesor de ESIC Business & Marketing School destaca otra app: 1Password, por su fiabilidad y su alta capacidad de encriptaci¨®n, es decir, el nivel de privacidad. Este experto recalca tambi¨¦n la importancia de crear contrase?as consistentes, con caracteres especiales, intercalando letras y n¨²meros as¨ª como evitar los wifis p¨²blicos para conectar los equipos.