Contra las cadenas de email demasiado largas: qu¨¦ hacer para mantener los correos del trabajo a raya

Suele suceder al terminar las vacaciones y es algo que puede prolongarse en las primeras semanas de trabajo, incluso, acabar arrastr¨¢ndose meses y meses. Hablamos de ese globito rojo que se?ala los correos electr¨®nicos pendientes de abrir, esos que no hemos atendido a¨²n y que est¨¢n ah¨ª, esper¨¢ndonos, acus¨¢ndonos desde el icono del email de nuestro tel¨¦fono u ordenador, record¨¢ndonos todo lo que tenemos pendiente por hacer. ...

Suele suceder al terminar las vacaciones y es algo que puede prolongarse en las primeras semanas de trabajo, incluso, acabar arrastr¨¢ndose meses y meses. Hablamos de ese globito rojo que se?ala los correos electr¨®nicos pendientes de abrir, esos que no hemos atendido a¨²n y que est¨¢n ah¨ª, esper¨¢ndonos, acus¨¢ndonos desde el icono del email de nuestro tel¨¦fono u ordenador, record¨¢ndonos todo lo que tenemos pendiente por hacer. ?2.634 mensajes sin leer?. Seg¨²n Noysi, una plataforma cuyo objetivo es conseguir el ¡°zero email¡±, al volver a la oficina despu¨¦s de tres semanas de vacaciones nos esperan 30 horas de gesti¨®n de emails, o lo que es lo mismo, cinco jornadas laborales dedicadas solamente a abrir, contestar y cerrar correos electr¨®nicos. El dato lo sacan considerando la media de 80 emails recibidos al d¨ªa por parte de un trabajador medio de una oficina y al estimar que el tiempo medio en abrirlo y cerrarlo ronda los 90 segundos. Tras un par¨®n de 15 d¨ªas laborables, es lo que hay. 1200 correos esperando, mientras siguen llegando los nuevos.

La gesti¨®n del tiempo y el estr¨¦s derivado de esa llamada de atenci¨®n constante son dos factores que influyen directamente en la productividad de nuestro trabajo, pero tambi¨¦n en nuestro grado de satisfacci¨®n laboral. Como dice Alejandro Montealegre, director de MRC International People Training, una firma especializada en el desarrollo de profesionales -experto en Experiencia de Empleado, Desarrollo de Carreras, Formaci¨®n y Selecci¨®n, y con 15 a?os de experiencia en multinacionales de Consultor¨ªa de RRHH¨C la gesti¨®n organizacional pero tambi¨¦n personal del tiempo en el trabajo puede marcar la diferencia entre el ¨¦xito o el fracaso.

Para Eva Porto Soto, psic¨®loga especializada en RR.HH. con experiencia en el ¨¢rea de selecci¨®n con m¨¢s de un mill¨®n y medio de seguidores entre TikTok e Instagram (donde ense?a trucos para orientar la carrera profesional), la clave para tener un email organizado est¨¢ en aprender a priorizar. ¡°Priorizar los correos electr¨®nicos es clave para una gesti¨®n eficaz de la bandeja de entrada. Puedes priorizarlos en funci¨®n de su importancia y urgencia. Por ejemplo, los correos electr¨®nicos de tu jefe o clientes pueden considerarse de alta prioridad, mientras que los boletines informativos o emails promocionales pueden tener una prioridad baja. Una vez que los hayas priorizado, es importante tratarlos en consecuencia. Si un correo electr¨®nico requiere una acci¨®n inmediata, resp¨®ndelo de inmediato. Si puede esperar, gu¨¢rdalo para m¨¢s adelante. Esto tambi¨¦n puede ayudarte a mantenerte concentrado en tu trabajo y al mismo tiempo estar al tanto de las comunicaciones importantes¡±.

Qu¨¦ hacer para no llegar a los cientos de emails pendientes

Lo primero que resalta Alejandro Montealegre es que hay que entender que el correo no es un gestor de tareas. ¡°La rutina habitual es la de recibir un email, dejar lo que estoy haciendo, leerlo, marcarlo como no le¨ªdo, ponerle una banderita, o pensar que ya me pondr¨¦ con ese asunto m¨¢s adelante y seguir con lo que estaba haciendo¡­ Esto en primer lugar nos desconcentra de la tarea que est¨¢bamos haciendo y en segundo lugar hace que tengamos muchos correos en el ¡®inbox¡¯. Si por nuestra actividad recibimos muchos emails la sensaci¨®n de estar completamente desbordados de trabajo puede ser muy elevada y generarnos estr¨¦s¡±. Una vez que entendemos esto, asegura, tenemos que buscar alternativas para la gesti¨®n de tareas y para utilizar el correo simplemente como recepci¨®n de informaci¨®n y archivo. Lo que antes se hac¨ªa con post-it, ahora se hace de manera digital. ¡°Actualmente hay herramientas digitales que nos ayudan a gestionar y priorizar nuestras tareas. Por ejemplo, Microsoft to do o Google Task a nivel individual o si es a nivel colaborativo Trello y Asana, entre otras muchas¡±.

La recomendaci¨®n de este experto es que cada vez que recibimos un email, realicemos una de estas tres acciones:

1. Si es solo informativo y no tengo que hacer nada, lo archivo.
2. Si me est¨¢n pidiendo ayuda o tengo que hacer yo directamente algo, generar una tarea con la herramienta que elijamos y archivar el mensaje o eliminarlo.
3. Si es algo que puedo contestar en menos de 1 minuto, responder ya.

¡°Es importante generar carpetas y por supuesto usar las reglas autom¨¢ticas que redirigen los mensajes. La recomendaci¨®n siempre es dedicarle algo de tiempo a pensar en c¨®mo ser¨¢ m¨¢s ¨²til el archivo, si por nombre de cliente, por departamentos, por proyectos¡­ ya que un mal dise?o del archivo a la larga nos dar¨¢ m¨¢s trabajo. Una vez organizado el sistema con el que queremos trabajar y comenzar a utilizarlo habitualmente, ser¨¢ m¨¢s sencillo lograr el compromiso final de dejar la bandeja de entrada a 0 antes de irnos a casa¡±, asegura.

Agenda bajo control, trabajador feliz

¡°El correo electr¨®nico es una parte fundamental de la vida profesional y personal. Puede ser una fuente de informaci¨®n, colaboraci¨®n y rendimiento. Sin embargo, una bandeja de entrada desbordada puede convertirse r¨¢pidamente en una fuente de agobio y frustraci¨®n¡±, explica Eva Porto Soto. ¡°La gesti¨®n eficaz de la bandeja de entrada del correo electr¨®nico ofrece numerosos beneficios, que incluyen, entre otros, mejorar tu productividad, reducir el estr¨¦s y fortalecer relaciones profesionales¡±, asegura.

En efecto, todo son beneficios cuando los expertos hablan de mantener la agenda limpia: ¡°mejora la productividad, reduce el estr¨¦s y la ansiedad, permite controlar mejor nuestro tiempo, ayuda a tomar mejores decisiones, e incluso a saber decir que no a proyectos ya que tengo mayor visi¨®n y enfoque de la situaci¨®n¡±.

Goteo = estr¨¦s

El goteo incesante de emails mientras estamos trabajando en otra cosa es conocido entre los expertos como un detonante para la procrastinaci¨®n en el trabajo. ¡°La procrastinaci¨®n puede considerarse como una respuesta emocional al estr¨¦s que te protege contra el miedo al fracaso o al juicio de los dem¨¢s. Posponer trae alivio a corto plazo y socava tu felicidad y ¨¦xito a largo plazo. Es una paradoja porque al evitar la presi¨®n en realidad la est¨¢s amplificando. Cuanto m¨¢s se acerca la fecha l¨ªmite, m¨¢s angustiado y paralizado te sientes y, a la larga, el estancamiento disminuye tu productividad y aumenta el estr¨¦s cr¨®nico¡±, advierte Eva Porto Soto.

¡°Una bandeja de entrada de correo electr¨®nico inmanejable puede causar ansiedad y agobio, lo que lleva a una falta de productividad y concentraci¨®n. La afluencia constante de mensajes nuevos puede dificultar la organizaci¨®n y la correcta priorizaci¨®n de tareas, y, asimismo, el miedo a perder correos electr¨®nicos importantes o fechas l¨ªmite puede generar una necesidad constante de revisar y responder correos electr¨®nicos, incluso fuera del horario laboral¡±, a?ade esta experta en organizaci¨®n del trabajo.

¡°Pero no solo el goteo de emails, sino las notificaciones y cualquier distracci¨®n que nos saque del ¡®flow¡¯, momento en el que estamos orientados a la productividad y creatividad¡±, a?ade Alejandro de Montealegre. ¡°Se pueden crear reglas autom¨¢ticas y llegar a desactivar las notificaciones¡­ esto puede sonar muy duro, ya que creemos que el mundo se cae si nos desconectamos 3 minutos, (un secreto, no suele ser as¨ª) por ello, la sugerencia que hacemos en este aspecto es trabajar por bloques y que nos cerremos actividades concretas en la agenda de 20,30 o hasta 50 minutos. Durante ese tiempo se desactiva todo y estoy al 100% concentrado en la tarea que ten¨ªa agendada, una vez pasado el tiempo puedo abrir el correo y revisar la bandeja de entrada y archivar, responder o generar otra tarea en el sistema que tenga establecido¡±. Otra opci¨®n, cuenta, es directamente tener la aplicaci¨®n de email cerrada y abrirla a determinadas horas. Y recuerda: ¡°La clave para que estas acciones tengan ¨¦xito pasa por respetar nuestro propio tiempo y los compromisos que adquirimos con nosotros mismos.¡±

Contra las cadenas de email demasiado largas

Uno de los detonantes de una bandeja de entrada saturada son los hilos de correos excesivamente largos. ¡°Las cadenas de emails eternas con mucha gente en copia, en muchas ocasiones se suele agregar a m¨¢s gente en copia para decir ¡®yo ya lo avis¨¦ y nadie hizo nada¡¯, esto no solo nos quita tiempo, sino que perjudica las relaciones del equipo. Hay que ser muy claro cuando alguien est¨¢ en copia para hacer algo y se puede incluso etiquetar o simplemente es para que est¨¦ informado. Aqu¨ª entrar¨ªamos en otro tema clave de las organizaciones como la gesti¨®n de expectativas y las relaciones dentro de ellas¡±, apunta Alejandro de Montealegre. ¡°Por otro lado, muchas cadenas de emails se podr¨ªan evitar con una llamada o conversaci¨®n, es decir, el canal es clave. Nos hemos acostumbrado, y los estudios indican que las nuevas generaciones cada vez m¨¢s, a no mantener conversaciones telef¨®nicas o presenciales y si estamos hablando de optimizar el tiempo y ser efectivos, tenemos que saber en que momento es necesario para avanzar descolgar el tel¨¦fono¡±, a?ade este experto.

Solo lo urgente se responde al momento

¡°Si recibes un mensaje que solicita una respuesta a una pregunta o una contestaci¨®n simple, responde el correo tan pronto lo recibas. De esta manera, podr¨¢s contestar r¨¢pidamente y pasar a otras tareas. Esto reduce el estr¨¦s de saber que estos mensajes todav¨ªa est¨¢n en su bandeja de entrada y requieren una respuesta¡±, invita Eva Porto Soto. Sin embargo, no siempre es f¨¢cil distinguir qu¨¦ correos son verdaderamente urgentes y cu¨¢les no. Lo que nos lleva al siguiente punto.

C¨®mo saber si responder al momento o no

¡°Hay distintos criterios, como puede ser la urgencia del asunto, el tiempo que me supondr¨ªa elaborar la respuesta y la m¨¢s relevante desde mi punto de vista, la emoci¨®n con la que he recibido el email. Los emails se leen desde la emoci¨®n del que los recibe y hay muchas situaciones en las que estoy con mil cosas, he tenido un conflicto o diferencias de opini¨®n con un colaborador y recibo un email, que sin ser ning¨²n ataque, mi percepci¨®n es de ¡®ya viene este a¡­¡¯ necesitamos hacer una pausa y tratar de contestar de manera objetiva y centrada en los hechos¡±, comenta Alejandro de Montealegre. ¡°Cuando es un asunto urgente y no tenemos el tiempo suficiente o la informaci¨®n necesaria para elaborar la respuesta, siempre es recomendable al menos contestar que se ha recibido y cuando se dar¨¢ una respuesta, la clave ser¨¢ indicar el momento concreto en el que responderemos en detalle y por supuesto cumplir con ese compromiso¡±.

Eva Porto Soto tambi¨¦n valora la reflexi¨®n antes de contestar: ¡°Si alguien te env¨ªa un mensaje de correo electr¨®nico y no est¨¢s seguro de c¨®mo responder ya que se trata de una negociaci¨®n complicada, de una situaci¨®n delicada, o simplemente de una persona que te pone nervioso. Es importante que hagas una pausa. La mayor¨ªa de las veces, esa pausa no dura mucho. En cambio, solemos reaccionar sintiendo la necesidad de contestar de inmediato. Y a menudo presionamos ¡®enviar¡¯ sin pensarlo completamente. El resultado: un mensaje inc¨®modo o incompleto que hace que el destinatario reaccione, iniciando o continuando a menudo un bucle de falta de comunicaci¨®n y malentendidos. Por eso es importante que a medida que crezca la presi¨®n para responder r¨¢pidamente, el valor de hacer una pausa y pensar tambi¨¦n deber¨ªamos tenerlo en cuenta. De hecho, se deber¨ªa trabajar para desarrollar normas de comunicaci¨®n mejores y m¨¢s sensatas; pero eso requerir¨ªa de tiempo y reflexi¨®n para hacerlo bien¡±.

Hazte plantillas y ahorrar¨¢s tiempo

Otro de los grandes trucos para no perder tiempo innecesario ante el email es el de utilizar plantillas de respuesta. ¡°Si env¨ªas con frecuencia mensajes similares a clientes o compa?eros, crea plantillas de correo electr¨®nico que puedas localizar, copiar, pegar, editar y enviar f¨¢cilmente. Tu plantilla puede contener informaci¨®n b¨¢sica que env¨ªes normalmente a los destinatarios con espacios en los que puedas rellenar f¨¢cilmente con el nombre, fechas, horas y otra informaci¨®n adicional que desees incluir. Esto te ahorra tiempo al tener que reescribir y enviar mensajes similares constantemente¡±, recomienda Eva Porto Soto.

Esta serie de trucos y estrategias pueden ayudarte a tener una bandeja de entrada a raya, la mente m¨¢s despejada y eliminar la sensaci¨®n de estr¨¦s.