C¨®mo levantar y desmontar una ciudad ef¨ªmera en un mes
El Primavera Sound, con doble edici¨®n en Barcelona y Madrid, se celebra en recintos construidos a medida y acoge a m¨¢s de 50.000 personas durante tres d¨ªas. Una planificaci¨®n compleja que implica a 1.000 personas en el montaje y tiene en cuenta desde la meteorolog¨ªa a los h¨¢bitos de los asistentes
?Cu¨¢ntas ciudades pueden albergar a m¨¢s 50.000 personas, m¨¢s o menos los habitantes que tiene Segovia, y luego desaparecer sin dejar rastro? Construir una as¨ª, que adem¨¢s d¨¦ cabida a 238 artistas durante tres d¨ªas, en dos localizaciones diferentes, es el gran reto del festival de m¨²sica Primavera Sound. Detr¨¢s, un a?o entero de planificaci¨®n a cargo de un equipo de unas 15 personas ¡ªque en ¨¦poca de montaje ascienden a un millar¡ª para conseguir, entre otras cosas, que la gente acceda, que las bandas suenen perfectas, que nadie pase sed o que el mal tiempo no produzca problemas. Maxi Ruiz, de 49 a?os y director de producci¨®n de la cita musical desde sus inicios, resume as¨ª el periplo de montar estas poblaciones ef¨ªmeras: ¡°Pasamos el invierno planificando. No nos gusta hibernar. El montaje y desmontaje viene a ser un mes de trabajo de campo y once meses de planificaci¨®n¡±. Entonces vuelven a empezar. La rueda no para.
El recinto adecuado
Este a?o, adem¨¢s, la misi¨®n es doble. El festival se estrena en Madrid, en la Ciudad del Rock de Arganda del Rey. Ruiz explica las principales diferencias respecto al Parc del F¨°rum, el hist¨®rico recinto barcelon¨¦s que celebra su vig¨¦simo primera edici¨®n: ¡°El Parc del F¨°rum es un espacio con muchos recovecos, diferentes alturas y capas dif¨ªcil de controlar de un vistazo. La Ciudad del Rock es lo contrario: un recinto preparado para acoger a decenas de miles de personas en mitad de una planicie cuyo uso solo est¨¢ pensado para eventos. Ah¨ª la mayor¨ªa de cosas se quedan fijas. En el Parc del F¨°rum, en cambio, hay que retirarlo todo, ya que cuando termina el festival este espacio acoge otras muchas actividades¡±. Todo debut exige m¨¢s tiempo y preparaci¨®n: ¡°Es volver a una primera edici¨®n, en la que siempre existe el factor prueba-error¡±, se?ala.
Eneko Gurrutxaga, de 47 a?os y jefe de operaciones del festival, lleva m¨¢s de 20 organizando eventos musicales y explica que los aspectos esenciales del dise?o son compartidos por ambos recintos: ¡°La seguridad y contar con un espacio que permita reunir a tantas personas [el a?o pasado, el festival en Barcelona acogi¨® a m¨¢s de medio mill¨®n de aficionados en una edici¨®n doble de 12 d¨ªas]. Es f¨¢cil encontrar una explanada para meter tres o cuatro escenarios y 40.000 personas, pero no lo es tanto encontrar un recinto que pueda albergar 14 escenarios y 75.000 personas o m¨¢s¡±.
Tambi¨¦n se tiene en cuenta la geograf¨ªa: en Barcelona, el recinto linda con el Mediterr¨¢neo, con un tiempo suavizado por la influencia marina; en Madrid, se ubica en una planicie seca y con temperaturas m¨¢s c¨¢lidas. As¨ª lo explica Joan Pons, 50 a?os, director de comunicaci¨®n del festival: ¡°El mar es una frontera natural, no hay que olvidarlo. Y en funci¨®n del entorno, as¨ª como de la ¨¦poca del a?o, hay que tener en cuenta cu¨¢ntas sombras naturales hay en el recinto y cu¨¢ntas hay que crear nuevas o cu¨¢ntos puntos de agua son necesarios. Esos dos factores afectan tanto a una ciudad como a otra, pero el objetivo es el mismo: acondicionar los espacios adecuadamente para garantizar en todo momento y situaci¨®n la comodidad de los asistentes¡±.
Escenarios a medida y blindados al tiempo
Los organizadores trabajan con una premisa: todo ha de ser estanco en el festival. ¡°No nos podemos permitir una cancelaci¨®n por lluvia, siempre que sea racional¡±, retoma Eneko Gurrutxaga. El tiempo influye decisivamente en el dise?o y rendimiento sonoro de los escenarios. ¡°No tener en cuenta la meteorolog¨ªa es un error. Ha de ser considerada constantemente, sobre todo el viento, nuestro ¡®enemigo invisible¡¯, que puede causar muchos problemas. La orientaci¨®n de los escenarios, los m¨¦todos de sujeci¨®n de elementos a las estructuras o incluso la adecuaci¨®n de ciertos espacios depende de los datos hist¨®ricos o en tiempo real que manejamos¡±, prosigue.
Los escenarios tienen distintas formas y tama?os. La configuraci¨®n depende de las necesidades de los artistas que se subir¨¢n para actuar. ¡°No es lo mismo lo que nos va pedir Depeche Mode o Rosal¨ªa que lo que pide Karate [un grupo que hace una mezcla de emo y jazz]. Los dise?os de luces por lo normal los marcan los artistas. El sonido lo define nuestro equipo t¨¦cnico, teniendo en cuenta el emplazamiento del escenario y su aforo previsto¡±, desarrolla el jefe de operaciones.
Un escenario principal, como el ic¨®nico anfiteatro del Parc del F¨®rum, aguanta mucho m¨¢s peso que los secundarios. ¡°Para los no iniciados: en uno de los escenarios principales podr¨ªamos colgar 35 coches grandes del techo; de uno mediano, 12; y de uno peque?o, seis. Cuantos m¨¢s coches cuelgues, m¨¢s complicada la maniobra¡±, ilustra Gurrutxaga.
1.000 personas para montar una ciudad
Unas 15 personas, una cifra que var¨ªa en funci¨®n de la ¨¦poca del a?o, componen el equipo de producci¨®n del Primavera Sound. Durante el montaje la cifra ronda los 1.000 empleados. En n¨®mina hay ingenieros, expertos en sostenibilidad y eficiencia energ¨¦tica, directores de seguridad, directores de operaciones, expertos en control num¨¦rico, creativos¡ En palabras de Gurrutxaga, especializado en eventos de afluencia masiva: ¡°Mucha gente piensa que nuestro sector es otra cosa, pero la realidad es muy diferente. Somos un equipo polivalente como el de cualquier empresa que se dedique a proyectos just in time ¨Caquellos que se ejecutan en un momento determinado del tiempo y a medida¨C¡±.
El crecimiento de esta urbe fugaz atraviesa varias fases. Tras el desmontaje llega el balance econ¨®mico. El a?o pasado el festival dej¨® un impacto econ¨®mico de m¨¢s de 300 millones de euros. Este cierre contable se prolonga casi todo el verano. ¡°Estamos hablando de presupuestos de producci¨®n por ciudad de varios millones de euros y la gesti¨®n de la parte monetaria es complicada. Tras esto, en septiembre comenzamos a trabajar en los informes de mejora y a pensar en las nuevas implantaciones del recinto. En octubre comenzamos con el reparto de tareas en el equipo y a dar forma a los nuevos proyectos. Despu¨¦s de navidades comenzamos las negociaciones con proveedores, siempre a la espera del tan temido IPC¡±, retoma Gurrutxaga. El momento cr¨ªtico se da con el comienzo de la primavera. ¡°Ah¨ª empezamos a sentir la presi¨®n de verdad, y vuelta a empezar¡¡±, a?ade.
Estudiar los movimientos del p¨²blico
Una de las obsesiones de los organizadores es agilizar la circulaci¨®n por el recinto. El aforo, explica Gurrutxaga, del equipo de operaciones, var¨ªa entre espacios y depende de la zona y el uso al que est¨¦n destinados: ¡°La densidad cambia para cada espacio del recinto. Siempre nos basamos en el C¨®digo T¨¦cnico de la Edificaci¨®n ¨CCTE, la normativa de construcci¨®n de referencia¨C y en el resto de leyes de referencia¡±.
Evitar que un asistente al Primavera Sound tenga que atravesar una marea humana para conseguir una bebida o lograr que en la barra se sirva con rapidez depende en buena parte de la vigilancia de este aforo, este continuo flujo de asistentes. ¡°Monitorizamos en directo los movimientos de personas mediante varios sistemas electr¨®nicos y aprendemos de ello despu¨¦s. Tenemos dentro del equipo a expertos en el crowd control management ¨Ccontrol de movimientos del p¨²blico¨C. Se trata de guiar estos movimientos durante el evento, con el control de aforo en tiempo real, y tambi¨¦n previamente mediante la selecci¨®n de horarios de actuaci¨®n, utilizando los datos de asistencia y accesos de estos ¨²ltimos a?os, as¨ª como sistemas predictivos¡±, detalla Gurrutxaga.
Monitorizamos en directo los movimientos de personas mediante varios sistemas electr¨®nicos y aprendemos de ello despu¨¦sEneko Gurrutxaga, jefe de operaciones del Primavera Sound
Esos mismos movimientos de la gente sirven para determinar el personal en las barras de bebida. En el Parc del F¨°rum hay m¨¢s de un kil¨®metro de barras divididas en 40 secciones. Olga Arroyo, de 53 a?os y responsable de bares del festival desde 2012, explica que, en tiempo real o de un d¨ªa para otro, la plantilla se reorganiza para cubrir posibles picos o zonas con mayor afluencia. Los desplazamientos del p¨²blico tambi¨¦n son uno de los criterios para emplazar las salidas de emergencia y los puntos sanitarios: en Barcelona, existen cinco m¨®dulos fijos, tres puntos con m¨¦dicos y dos puntos con enfermeros, adem¨¢s de ambulancias y equipos sanitarios en otros puntos del recinto. Un despliegue de medios, cierra Maxi Ruiz, director de producci¨®n, para cumplir la m¨¢xima del festival: ¡°Que los artistas, a?o a a?o, puedan ofrecer lo mejor de s¨ª mismos en un entorno seguro y sostenible¡±.
