El papel encarece la lista de la compra

Un 67% de los pedidos que efect¨²an las grandes compa?¨ªas genera todav¨ªa facturas en papel, pese a que cualquier sistema de pago electr¨®nico abarata los procesos de adquisici¨®n de bienes y servicios. Seg¨²n un reciente informe, la 'mejor pr¨¢ctica' consiste en realizar las compras de empresa con tarjeta, lo que puede reducir el coste de la transacci¨®n de 97 euros a s¨®lo 19.

La 'mejor pr¨¢ctica' es la de las tarjetas de cr¨¦dito facilitadas por la empresa a sus empleados. Con ellas, el ahorro es de un 79%

Actualmente, el 35% de las transacciones empresariales requiere papel, y el 67% de los pedidos genera una factura f¨ªsica

El estudio Los procesos que van desde la compra al pago y el papel actual de las tarjetas de compras sigue el rastro a los circuitos de adquisici¨®n de bienes y servicios de 54 grandes empresas estadounidenses y europeas (entre ellas, Endesa e Iberdrola). EL PA?S ha tenido acceso al texto, elaborado por American Express y Accenture. Sus conclusiones revelan ineficiencias en la cadena de suministro debidas, sobre todo, al uso persistente del papel.

Este soporte sigue dominando los procesos de compra, pese a que las compa?¨ªas invierten ya millones de euros en comercio electr¨®nico. Actualmente, el 35% de las transacciones empresariales requiere papel, y el 67% de los pedidos genera una factura f¨ªsica. Manuel Chaure, socio especialista en Gesti¨®n de Proveedores de Accenture, afirma que, en Espa?a, las tarjetas de compras est¨¢n a¨²n menos extendidas: "Los clientes que las utilizan se cuentan con los dedos de una mano", explica.

Cualquier plataforma electr¨®nica de pago (las m¨¢s conocidas son las de Enterprise Resource Planning, o ERP, y las de eProcurement) es m¨¢s beneficiosa que una compra manual tradicional. Pero la mejor pr¨¢ctica recogida en el estudio es la de las tarjetas de compras, tarjetas de cr¨¦dito facilitadas por la empresa a sus empleados. Con ellas, el ahorro es de un 79%: el coste de una transacci¨®n con el papel como veh¨ªculo es de 97 euros; con una tarjeta, de s¨®lo 19.

El mayor beneficio se obtiene cuando la tarjeta se emplea para culminar un proceso de compra efectuado por v¨ªa electr¨®nica. Chaure explica c¨®mo funciona el circuito: "Un empleado que necesita un bote de lapiceros entra en una base de datos o p¨¢gina web. Para pagar el que elija, basta con que facilite el n¨²mero de su tarjeta". Es el emisor de la tarjeta (American Express, Visa, etc.) quien se encarga de abonar el coste del producto al proveedor, lo que ahorra numerosos pasos a la empresa.

La firma compradora recibe a fin de mes un extracto que detalla las adquisiciones realizadas, su procedencia y las personas que las efectuaron. Muchos consideran esta transparencia la principal ventaja de las tarjetas. Los l¨ªmites de gasto mensual y por transacci¨®n que se deben respetar ayudan tambi¨¦n a controlar los h¨¢bitos de compra de los titulares y reducen la posibilidad de adquirir bienes y servicios no estrat¨¦gicos.

Para Francisco Jaramillo, responsable de Tarjetas Corporativas de American Express, esta soluci¨®n de pago es la mejor puesto que "no obliga a presentarse ante el Consejo de Administraci¨®n para pedir una inversi¨®n de millones". La puesta en marcha de un sistema de compra basado en tarjeta no supera los 150.000 euros; implantar una base de datos electr¨®nica de ERP o eProcurement es entre 10 y 100 veces m¨¢s caro.

A pesar de todos estos supuestos beneficios, las tarjetas apenas representan el 5% del gasto indirecto de las empresas, algo que se debe, seg¨²n Jaramillo, a que "se pasaron por alto de forma prematura durante los a?os de auge de las puntocom". Chaure opina que el rechazo puede estar motivado por la rigidez laboral: "Con este sistema de pago se puede reducir el departamento financiero, lo que implica prescindir de parte del personal. No todas las empresas quieren tomar esta decisi¨®n".

Hay otro factor que puede ser a¨²n m¨¢s importante. En cada transacci¨®n, el emisor de la tarjeta retiene una comisi¨®n variable que se acuerda con la empresa. Las firmas de mayor tama?o pueden negociarla a la baja por su importante volumen de compras. No obstante, para otras compa?¨ªas, el beneficio neto puede no ser tan convincente.

Las comisiones de los emisores no han sido tenidas en cuenta en el informe. A pesar de este detalle, Chaure insiste en que los beneficios del sistema son obvios y su extensi¨®n, imparable: "Hace a?os tampoco us¨¢bamos tarjeta para ir de tiendas. Ahora se emplean en todos los comercios".