Presentar las cuentas anuales no es tarea f¨¢cil

Todas las empresas, incluso aquellas que no tienen actividad, est¨¢n obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. No hacerlo puede acarrearles problemas importantes. Para empezar, si se falla un a?o, ya no se pueden inscribir a?os posteriores; si el Registro no tiene las cuentas de 2015, no podr¨¢ recibir las de 2016 o 2017, por ejemplo. Pero, adem¨¢s, entre las restricciones est¨¢n el no poder inscribir actos necesarios para un correcto funcionamiento de la empresa ¡ªcomo otorgar poderes o nombrar nuevos administradores¡ª o incluso sanciones econ¨®micas que van desde 1.200 hasta 60.000 o, incluso, 300.000 euros (si se trata de un conjunto de empresas con una facturaci¨®n superior a los seis millones de euros).

Las cuentas de la mayor¨ªa de las empresas se cierran el 31 de diciembre. A partir de ah¨ª la ley establece que en seis meses la junta de socios debe aprobarlas; desde ese momento hay un mes para depositarlas. Es decir, apurando los plazos lo m¨¢s posible, el ¨²ltimo d¨ªa para la presentaci¨®n de cuentas es el 30 de julio.

Lo que supervisa el registrador son los requisitos formales, no la contabilidad en s¨ª. Comprueba que se han cumplimentado debidamente los formularios, que se aportan todos los documentos necesarios y que est¨¢n correctamente aprobadas y firmadas. Muchas veces las sociedades presentan las cuentas, pero son rechazadas porque aprecian defectos en ellas.

Adem¨¢s, desde hace tiempo, casi cada a?o, se publican cambios en los datos o la forma en que hay que facilitarlos y por lo tanto el riesgo de rechazo aumenta. Y ¨²ltimamente adem¨¢s esos cambios normativos se est¨¢n introduciendo con muy poco margen temporal para que las empresas se adapten a ellos. En 2017, por ejemplo, se public¨® una orden ministerial introduciendo numerosas modificaciones en los modelos a poco m¨¢s de un mes de finalizar el plazo general de aprobaci¨®n de las cuentas de 2016, de modo que muchos registradores se negaron a inscribir los documentos que se presentaban.

La cuesti¨®n de c¨®mo reflejar en los nuevos formularios el periodo medio de pago a proveedores (que ya era obligatorio desde 2014) fue quiz¨¢ la que m¨¢s devoluciones motiv¨®. Muchas empresas no cumplimentaron este dato en los modelos oficiales publicados al entender que no deb¨ªan hacerlo si sus cuentas se presentaban en formato abreviado o para pymes. Los recursos presentados se resolvieron dando la raz¨®n a los registradores, ya que la obligaci¨®n de incluir ese dato en los modelos de cuentas que hay que depositar afectaba a todas las empresas, independientemente del formato en que se presentaran las cuentas.

El pasado mes de julio, una registradora deneg¨® el dep¨®sito de las cuentas a una empresa de Asturias por falta de informaci¨®n sobre el per¨ªodo de pago a proveedores. Pero el propio formulario indicaba que la sociedad hab¨ªa estado inactiva durante el ejercicio anterior y, por eso mismo, no hab¨ªa dato que informar. El pasado 20 de diciembre, la Direcci¨®n General de los Registros y el Notariado (DGRN) estim¨® el recurso planteado por la empresa y se revoc¨® la nota de calificaci¨®n del registrador.

Otro motivo recurrente de denegaci¨®n es que no se acompa?e a las cuentas del informe de un auditor que las verifique, bien cuando este es obligatorio o cuando, aunque no lo sea, se ha solicitado por alg¨²n socio. Las peticiones de auditor¨ªa por socios minoritarios se han multiplicado en los ¨²ltimos tiempos, sobre todo desde que el 1 de enero de 2017 se reactivase su derecho a separarse de la sociedad si no se les reparte beneficios.

En relaci¨®n con este ¨²ltimo cambio en la legislaci¨®n, muchos inversores han pedido la designaci¨®n de auditores para determinar el valor de sus participaciones y, en consecuencia, la cuant¨ªa que deber¨ªan recibir en caso de segregarse de la empresa. Hay que tener en cuenta que, tal y como ha dejado claro la DGRN el 28 de febrero de este a?o, no se admitir¨¢ el dep¨®sito de las cuentas si no se acompa?an de este informe, ni siquiera si el auditor no ha sido nombrado a la hora de presentarlas.

Otra de las novedades legislativas que est¨¢ provocando muchas dudas es la obligaci¨®n de incluir un nuevo documento, "la declaraci¨®n de identificaci¨®n del titular real". Se trata de una nueva p¨¢gina incorporada al modelo en el que hay que poner los datos identificativos de aquellas personas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto de la sociedad, o que por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de su gesti¨®n. Esta obligaci¨®n de identificar al titular real afecta todas las sociedades domiciliadas en Espa?a que depositan cuentas anuales individuales, incluidas las pymes, con excepci¨®n de las sociedades cotizadas.

Habr¨¢ que estar atentos, una vez m¨¢s, a las novedades y ser cuidadosos con la cumplimentaci¨®n de los modelos oficiales para evitar problemas con el registro mercantil.