Gestor¨ªa digital: ?por qu¨¦ se ha convertido en imprescindible para aut¨®nomos y pymes?

Realizar solicitudes de ayudas, declarar el impuesto sobre sociedades, dar de baja a un trabajador en la Seguridad Social y de alta a otro para su reemplazo¡­ El d¨ªa a d¨ªa de las empresas est¨¢ lleno de tr¨¢mites necesarios pero farragosos e inesperados que pueden requerir mucho tiempo y dedicaci¨®n. Para agilizar toda esta burocracia, muchos aut¨®nomos y peque?as y medianas empresas (pymes) recurren a gestores cuyos servicios abarcan desde la tramitaci¨®n de licencias de conducir hasta la asesor¨ªa laboral. Sin embargo, cada vez son m¨¢s los que apuestan por una nueva opci¨®n: la gestor¨ªa digital.

En los ¨²ltimos a?os, han surgido algunas gestor¨ªas en las que el trato con el cliente se hace a trav¨¦s de la pantalla de un ordenador o de un smartphone y los documentos se escanean para ser almacenados en la nube en vez de en un archivador. Es una alternativa que puede asustar a los negocios y aut¨®nomos menos digitalizados, pero cuyos beneficios se han puesto de relieve, especialmente, con la pandemia.

¡°Quiz¨¢ antes hab¨ªa ciertos colectivos de aut¨®nomos y de pymes que pod¨ªan ser reticentes a digitalizar su negocio por desconocimiento o por falta de tiempo, pero es cierto que cada d¨ªa m¨¢s esta reticencia se va disolviendo¡±, afirma Xavier Capellades, director de la app de gesti¨®n de negocios Nomo y que liderar¨¢ el webinar Ventajas de la gestor¨ªa digital para aut¨®nomos y pymes organizado a trav¨¦s de HUB Empresa de Banco Sabadell.

Ap¨²ntate al webinar Ventajas de la gestor¨ªa digital para aut¨®nomos y pymes, con Xavier Capellades, director de Nomo, organizado a trav¨¦s de HUB Empresa de Banco Sabadell. Cu¨¢ndo: 9 de junio, a las 16 h.

Esta empresa ha notado la popularizaci¨®n de este tipo de servicios, ya que el n¨²mero de usuarios de pago de su herramienta se duplic¨® en el primer trimestre de 2021. ¡°La covid-19 ha supuesto un revulsivo en este aspecto. La gran mayor¨ªa de aut¨®nomos y de pymes que no estaban digitalizados se han visto obligados a hacer el cambio y han comprobado las ventajas de disponer de su documentaci¨®n y de sus impuestos en la nube¡±.

¡°Con la pandemia todo esto se ha acelerado¡±, a?ade Joan Riera, profesor de Innovaci¨®n y Emprendimiento de Esade. ¡°Las reuniones y las consultas se hacen a trav¨¦s de internet, se digitaliza el sistema de contabilidad, se comparten archivos en la nube¡­ Incluso el gestor tradicional se ha ido digitalizando a trav¨¦s de nuevos softwares y tecnolog¨ªas. As¨ª que este mismo acaba trasladando esta digitalizaci¨®n a su cliente porque las ventajas son muy claras¡±, afirma Riera.

?Qu¨¦ ventajas ofrece la gestor¨ªa digital?

La primera de ellas es la optimizaci¨®n del tiempo. Comunicarse e interactuar con el gestor por internet ayuda a no tener que desplazarse y permite obtener respuestas m¨¢s r¨¢pidamente. ¡°Nosotros queremos que los aut¨®nomos y las pymes se dediquen a su talento, que nosotros ya nos encargamos de la gesti¨®n¡±, explica Capellades en el Podcast de Banco Sabadell.

A trav¨¦s del entorno digital ¡°tambi¨¦n se consigue ahorrar tiempo al equipo¡±, a?ade Riera. ¡°Se incluyen los gastos con todas las facturas que se van generando en carpetas compartidas a las que el gestor y el equipo acceden directamente¡±.

Otra ventaja que destaca es que, al estar todo automatizado, es m¨¢s f¨¢cil reducir los posibles errores a la hora de realizar un tr¨¢mite. Un software suele ser capaz de detectar datos que faltan o en los gastos a declarar de una forma r¨¢pida y eficiente. Una equivocaci¨®n en la declaraci¨®n del impuesto sobre sociedades puede suponer un coste a la empresa de miles de euros y, si bien se podr¨ªa reclamar una indemnizaci¨®n si se prueba que la responsabilidad la tuvo el gestor, este otro tr¨¢mite consumir¨ªa tiempo y dinero.

¡°Yo a?adir¨ªa a esto la capacidad de control que se tiene al ser digital, porque permite hacer una gesti¨®n no solo m¨¢s administrativa sino tambi¨¦n financiera y tener un control m¨¢s riguroso¡±, afirma Riera. Capellades explica que servicios como el que ofrece Nomo permite tener un mayor dominio y conocimiento sobre todas las aristas del negocio y sus finanzas, ¡°para que ese tiempo tan valioso que hasta ahora se dedicaba a la contabilidad se pueda destinar a hacer crecer el negocio¡±.

Que la informaci¨®n est¨¦ en la nube significa que se puede acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar de manera segura, algo que resulta muy ¨²til en tiempos de teletrabajo. ¡°Es muy interesante que est¨¦ accesible siempre, desde cualquier dispositivo y a cualquier hora. El director de una pyme puede acceder y consultar la contabilidad en tiempo real¡±, comenta el profesor de Esade.

De ser opcional a una buena inversi¨®n en pro de la digitalizaci¨®n

Pese a que apostar por una gestor¨ªa digital puede ser visto como un gasto innecesario, en realidad se trata de una inversi¨®n que ayuda a acelerar la digitalizaci¨®n, lo que optimiza los costes y la gesti¨®n empresarial.

¡°Contar con un ¨²nico espacio donde tener controlado todo el negocio, las finanzas y los impuestos genera ahorro de tiempo, ahorro econ¨®mico y ahorro de complejidad. Con un ¨²nico proveedor se obtiene un mejor servicio, mejor precio y m¨¢s eficiencia que si se trabaja con diferentes proveedores que no est¨¢n conectados entre s¨ª¡±, comenta el director de Nomo. A esto se suma el asesoramiento y la orientaci¨®n que ofrecen las gestor¨ªas digitales y del que se carece si se opta por solo contratar un programa inform¨¢tico de gesti¨®n.

¡°Los principales desaf¨ªos [de aut¨®nomos y pymes] pasan por tener toda la contabilidad y la fiscalidad controladas y correctas a nivel administrativo y legal¡±, afirma Capellades. ¡°Es muy f¨¢cil cometer errores en la fiscalidad ¡ªimpuestos o gastos deducibles¡ª si no se tiene un conocimiento fiscal o no se le puede dedicar el suficiente tiempo. Es recomendable externalizarla, no solo por estar seguros de que los impuestos presentados son correctos, sino por el tiempo que se ahorra en la gesti¨®n de la contabilidad¡±.

La digitalizaci¨®n de los aut¨®nomos y las pymes se ha convertido en una prioridad para el Gobierno, que a principios de a?o anunci¨® una inversi¨®n de casi 5.000 millones de euros para impulsarla a trav¨¦s de capacitaci¨®n y herramientas digitales que van desde una p¨¢gina web hasta la creaci¨®n de canales de venta por internet. Esta inversi¨®n, contemplada en la Agenda Espa?a Digital 2025, incluye una partida de formaci¨®n para reducir la brecha digital en el entorno laboral y otra para digitalizar las administraciones p¨²blicas, por lo que en un futuro cercano tener los documentos y los registros digitalizados (y saber manejarse en un entorno administrativo digital) dejar¨¢ de ser una opci¨®n y se convertir¨¢ en una necesidad.