9 fotosOrganice una fiesta sin despeinarse con estos trucos de los profesionales de los eventosQuite de en medio ese jarr¨®n del que va a estar pendiente toda la noche pero sobre todo disfrute de todo el proceso con estos pasosTeresa Morales Garc¨ªa23 dic 2017 - 09:58CETWhatsappFacebookTwitterBlueskyLinkedinCopiar enlaceSe acercan las tan temidas (y tambi¨¦n deseadas) navidades, y con ellas, las cenas, comidas y encuentros varios, como por qu¨¦ no la fiesta de fin de a?o. Algunos en restaurantes, pero otros (para los m¨¢s osados) en casa. Si usted es de estos ¨²ltimos a quien el esp¨ªritu navide?o le ha impulsado a ofrecer su sal¨®n para celebrar algo de forma comunitaria, debe saber que organizar una gran fiesta no es tan sencillo como parece ¡ªes f¨¢cil que aquello acabe saliendo car¨ªsimo, que se acaben hiriendo sentimientos o haciendo cosas que no se quer¨ªa...¡ª, y que, a poco que tenga que reunir a m¨¢s de 30 personas, coordinar todo podr¨ªa causarle estr¨¦s, tensi¨®n, ansiedad o agotamiento general con el que, probablemente, llegue al d¨ªa D, la hora D, y el minuto D hecho una piltrafa y con pocas (o nulas) energ¨ªas para disfrutar de nada. ?Para que eso no ocurra? Sigamos al m¨¢ximo los consejos de los mejores expertos en la materia. Si una wedding planner y el gerente de una empresa que organiza eventos multitudinarios para multinacionales saben salir airosos, sus trucos no fallan."Es importante tener clara la esencia del evento: de amigos, familiar, para propiciar conversaciones o meramente l¨²dico... En segundo lugar, qu¨¦ tipolog¨ªa de p¨²blico asistir¨¢; y por ¨²ltimo, el horario: ?de d¨ªa, tarde, noche? A partir de estas tres premisas, esencia, asistencia y horario, podremos empezar a plantear el planning del qu¨¦, el c¨®mo y el d¨®nde¡±, explica Jordi Aymerich, gerente de ph5design, empresa especializada en dise?o, publicidad, interiorismo y organizaci¨®n de eventos. Trace un argumento y no se despiste. "Seguir el hilo conductor del evento hace que sea m¨¢s f¨¢cil guardar la armon¨ªa en todos los detalles y que el conjunto impacte a los asistentes. Para buscar ese hilo conductor podemos guiarnos por una tem¨¢tica, color, ¨¦poca estival, entorno¡". S¨ª, s¨ª, en Navidad la cosa est¨¢ f¨¢cil: renos, copos de nieve, Pap¨¢ Noel, bolas de colores¡ Pero a¨²n as¨ª, no se descentre. ?La fiesta va a ser informal o formal? Porque, en cualquiera de los dos casos, tambi¨¦n marcar¨¢ un ritmo y, ojo, ser¨¢ algo de lo que tendr¨¢ que avisar. ¡°Si el evento es formal, la etiqueta se deber¨¢ comunicar en la invitaci¨®n. Y, de igual manera, si es m¨¢s informal, como en fiestas que se pueden organizar en el campo o la playa, por ejemplo, es importante que los invitados lo sepan para que no se lleven sorpresas¡±.Cuadre el presupuesto. Seg¨²n la wedding y event planner Minerva Mart¨ªn, miembro del equipo de Hojas de Felicidad junto a Inmita Gallego, este paso es b¨¢sico para desarrollar la log¨ªstica adecuada. "Siempre recomendamos fijar una cantidad. Desde ah¨ª, ver las opciones que se ajustan, y decidirse por la que m¨¢s se adapte al dinero con el que contamos". Lo que significa, por ejemplo, que puede haber m¨¢s adornos decorativos o menos, que los platos desechables sean de mejor o peor calidad, o que incluso seamos capaces de delegar. Si el dinero no llega y la fiesta tampoco es para un regimiento, intente llevarla a la pr¨¢ctica usted solo. Eso s¨ª, el dise?ador Aymerich recomienda, al menos, delegar algunas tareas sencillas. "Contar con algunos profesionales de cada ¨¢rea, como el catering, o el t¨¦cnico de audiovisual es un gran apoyo, y as¨ª podemos centrarnos en controlar otros detalles del evento". Lo que se traduce en minimizar cualquier opci¨®n de error. As¨ª que ya sabe, si quiere delegar con amigos o familiares, eche mano del discotequero del grupo para lo relacionado con la m¨²sica, y del frikie inform¨¢tico de la familia para instalar proyectores, pantallas y sonido, por ejemplo.El mejor d¨ªa para usted, tal vez no sea el m¨¢s id¨®neo para su hermana. Ni, probablemente, para tres de sus amigos, ni para quien, en teor¨ªa, se tiene que encargar de la m¨²sica o parte de la decoraci¨®n. Tiene varias opciones: reunir a todos en un bar para consensuar (inviable, pues precisamente est¨¢ tratando de encontrar un d¨ªa en el que reunir a todos); formar un grupo de WhatsApp (una locura); o recurrir a Doodle, la que, seg¨²n muchos, es la app imprescindible para estos casos. Crea un evento; env¨ªa las opciones de lugar, fecha y hora elegida a varios usuarios; recoge las preferencias de los invitados, y hasta comparte la agenda personal de todas las personas para saber cu¨¢ndo estar¨¢n libres. Una herramienta muy ¨²til para reducir dolores de cabeza.Puede hacerlo a la antigua usanza, llamando uno por uno y poniendo una se?al al lado del nombre de cada uno en la lista de papel que ya ha impreso 4 veces. O puede recurrir a Attendium, la aplicaci¨®n que selecciona invitados de sus contactos de Facebook o de su cuenta de correo, y que, adem¨¢s, es capaz de confirmar qui¨¦n ha asistido y qui¨¦n no. En cuanto a los invitados, por cierto, si busca una fiesta de ¨¦xito sin precedentes o, al menos, de cierto ¨¦xito garantizado, haga caso de los consejos de los especialistas. Cualquier event planner que se precie sabe que llevar a alg¨²n invitado famoso, divertido y con carisma es el gancho perfecto para darle enjundia al acto y que la diversi¨®n est¨¦, casi, casi asegurada.Llega la hora de planificar comida, y con ella los nuevos terrores. ?Qu¨¦? ?Cu¨¢nto? ?De qu¨¦ manera? Por partes. Primero, seleccione un catering que incluya a todos, tambi¨¦n a los celiacos y los vegetarianos, cada vez m¨¢s frecuentes. De hecho, seg¨²n la organizaci¨®n Proveg, el 7,8% de la poblaci¨®n de Espa?a ya se define veggie en alguna de sus vertientes, ya sea vegano o flexitariano. Encontrar recetas f¨¢ciles y variadas es sencillo con las m¨²ltiples app, desde la original Shop & Cook de Marlene (m¨¢s de 100 recetas, dulces y saladas con manzanas con las que sorprender); hasta Recetas Vegetarianas (para tener contentos a todos); pasando, siempre, por lo m¨¢s tradicional, como las propuestas de Canal Cocina. Segundo paso, cu¨¢nto. Aqu¨ª es importante que, previamente, haya confirmado la asistencia de invitados, al menos, con 2 semanas de antelaci¨®n. Y, ?de qu¨¦ manera? Pues puede ser de pie o sentado, pero tenga en cuenta algunos consejos de Jordi Aymerich. ¡°Si se opta por un coctel de pie, siempre es mejor que la comida sea justa y exquisita, que no abundante y mediocre. Queda mal ver las mesas llenas de comida sobrante. Por otra parte, lo importante es no fallar en un buen aperitivo de inicio y sobretodo que no falte la bebida en variedad y cantidad. Se trata de un acontecimiento social y de reencuentro donde la comida aunque siempre debe ser buena, juega un papel secundario¡±. ?App para bebidas? S¨ª, tambi¨¦n la hay: Cocktail Flow.Si opta por hacer una cena donde todos los invitados est¨¦n sentados, cr¨¦anos, es fundamental saber qui¨¦n se coloca al lado de qui¨¦n. Si tiene capacidad para controlar tambi¨¦n este punto, obtendr¨¢ muchas papeletas de que todo vaya como la seda. "No hay que caer en errores que enturbien la celebraci¨®n", recuerda Minerva Mart¨ªn. "As¨ª que debemos evitar siempre poner cercanos a personas que tengan rencillas personales sin resolver". O que tengan opiniones muy divergentes, sean exparejas, o cualquier otro motivo que usted crea que da pie a que salten chispas, y no precisamente de felicidad.Apueste por lo local. O lo que es lo mismo, no se vuelva loco importando de otras ciudades lo que puede conseguir en la suya propia. Los vinos, por ejemplo, enc¨¢rgueselos a su proveedor local, o recurra a alg¨²n amigo con restaurante para que le asesore y se los venda a precio de coste. Tampoco se traumatice pensando en la limpieza post-fiesta. Es preferible invertir en una persona para la limpieza, antes que ponerse de mal humor imaginando las consecuencias del jolgorio. Si la celebraci¨®n va a ser en su casa, tampoco deje a la vista nada de valor o que aprecie demasiado. Porque durante el evento solo estar¨¢ pendiente de si alg¨²n patoso le romper¨¢ algo en vez de disfrutar de las conversaciones o bailar. Recuerde la m¨¢xima de los organizadores de fiestas: "La buena actitud y tranquilidad del anfitri¨®n ese d¨ªa es la clave para que pueda disfrutar de sus invitados y estos de ¨¦l", comenta la wedding planner de Hojas de Felicidad.Coordine bien el tiempo. No lo hab¨ªamos dicho hasta ahora, pero es b¨¢sico y obvio. "Lo m¨¢s estresante es tener que organizar sin tiempo¡±, afirma Aymerich. La sugerencia es clara y Minerva Mart¨ªn es contundente al respecto: "Dos semanas antes del evento debe estar todo cerrado. Nada puede dejarse al azar, ni para el ¨²ltimo momento, y sobre todo, en eventos al aire libre hay que tener siempre la opci¨®n de un plan B". Y s¨ª, claro, contratiempos pueden surgir, pero como puntualiza el gerente de ph5design, si el plan se ejecuta ordenado y seg¨²n el calendario todo ir¨¢ rodado. "Cuando surjan contratiempos que nos obliguen a improvisar, debemos gestionarlos con calma e intentar buscar una soluci¨®n r¨¢pida y concisa. En la mayor¨ªa de casos si tenemos un planning bien estructurado, la improvisaci¨®n apenas se notar¨¢ ni influir¨¢ en el resultado. Acci¨®n-reacci¨®n igual a ¨¦xito".