No nos olvidemos del entorno virtual

Mientras escribo esto, estoy observando el futbol¨ªn que hay en una esquina de la oficina de Dropbox. Es todo un centro de actividad en el que dos de mis colegas se enfrentan mientras se toman un descanso de la sesi¨®n de planificaci¨®n. Tambi¨¦n hay un grupo de personas agrupadas en pufs y sof¨¢s, subrayador en mano, que claramente est¨¢n tratando de resolver alg¨²n reto.

La atm¨®sfera es informal, pero productiva, y la raz¨®n por la que pueden trabajar en este formato tan poco tradicional es que pienso que es importante crear un entorno de trabajo f¨ªsico que ayude a las personas a sentirse y rendir lo mejor posible en el trabajo.

Hoy en d¨ªa, hay empresas en todo el mundo que se gastan millones de euros en asegurar que el ambiente en la oficina contribuya a que sus empleados den lo mejor de s¨ª mismos. Para conseguirlo, optan por espacios interesantes, muebles e instalaciones para animar a que sean m¨¢s productivos, creativos y mejores en las relaciones de equipo.

Aunque anteriormente estas din¨¢micas en los espacios de trabajo han sido propias de empresas con sede en Sillicon Valley, hoy en d¨ªa, por ejemplo, estamos viendo que hay empresas de todos los sectores que transforman sus oficinas tradicionales en espacios de trabajo de vanguardia. La BBC Media City, por ejemplo, lo tiene todo: desde "c¨¢psulas de colaboraci¨®n" hasta guardias de seguridad que se desplazan en Segways o "zonas para pensar" con sof¨¢s en forma de rueda gigante de metal y con luces de ne¨®n.

Muchas empresas est¨¢n obsesionadas en ser funcionales y no en ofrecer a sus empleados herramientas para crear un mejor entorno virtual¡±

Aunque se ha investigado mucho la importancia del espacio f¨ªsico en el que trabajamos, a menudo se pasa por alto la necesidad de crear tambi¨¦n un buen entorno virtual que ayude a los empleados a crecer. Resulta sorprendente, sabiendo que la forma en la que las personas trabajan de forma conjunta hoy en d¨ªa empieza a ser cada vez m¨¢s complicada.

Atr¨¢s quedaron los d¨ªas en los que la gente trabajaba aislada en sus puestos o estaciones de trabajo o con un equipo peque?o como ¨²nica compa?¨ªa. Los empleados de hoy en d¨ªa trabajan sobrepasando barreras internacionales y zonas horarias, con un gran n¨²mero de colaboradores, clientes, aut¨®nomos y colegas. La tecnolog¨ªa est¨¢ redefiniendo nuestra forma de trabajar.

Seg¨²n Cisco, dentro de diez a?os,7.000 millones de personas tendr¨¢n acceso a Internet mediante 50.000 millones de dispositivos conectados. La colaboraci¨®n en l¨ªnea ha llegado para quedarse.

La magnitud de este cambio implica que los negocios se enfrenten a un nuevo y considerable reto: ?c¨®mo se puede promover el mismo nivel de creatividad y productividad en l¨ªnea que el que puede darse en un entorno f¨ªsico? Por experiencia puedo afirmar que las empresas suelen fallar en este aspecto. Est¨¢n demasiado centradas en ser funcionales, es decir, en c¨®mo llevar a cabo su actividad de forma m¨¢s r¨¢pida y econ¨®mica, y no en ofrecer a sus empleados las herramientas que crean un entorno virtual mejor para ellos.

Como resultado, muchos negocios han demostrado cierta lentitud a la hora de adoptar herramientas de colaboraci¨®n en l¨ªnea. Los empleados tienen que lidiar con los problemas que presentan los archivos adjuntos pesados enviados por correo electr¨®nico, el control de cambios confuso en documentos y videoconferencias torpes. A diferencia de todo esto, un buen entorno de trabajo virtual aporta a los empleados lo siguiente:

• La comodidad de saber que tendr¨¢s acceso a tus documentos, tanto si est¨¢s en una reuni¨®n como si te encuentras de viaje de negocios.
• La capacidad de trabajar en un documento como un equipo contribuyendo y editando en tiempo real con aut¨®nomos, colaboradores, proveedores y colegas ubicados en sitios diferentes.
• La capacidad de compartir carpetas con gente de todo el mundo y recibir el contenido que producen de forma instant¨¢nea, incluso si se encuentran en otras zonas horarias.

Aunque la mayor¨ªa de los negocios est¨¢n perdiendo la oportunidad de tener empleados m¨¢s productivos y creativos, hay algunas empresas que est¨¢n recogiendo los frutos de la colaboraci¨®n en l¨ªnea. Una empresa en concreto, Pipers Design, est¨¢ usando la tecnolog¨ªa en la nube para darle un lavado de cara a Londres.

La nube ayuda al equipo a coordinar miles de cambios en los documentos que comparten compa?eros que colaboran desde otras zonas horarias¡±

Como parte del proyecto de regeneraci¨®n de King Cross, Pipers ha construido un gran modelo interactivo del nuevo distrito de la estaci¨®n. Esta clase de dise?os, que sol¨ªan crearse usando madera y pegamento, ahora necesitan ser interactivos para poder cambiar a medida que el dise?o avanza. Aqu¨ª es donde entra en juego la nube: ayudando al equipo a coordinar miles de cambios de este peque?o y detallado dise?o por parte de compa?eros que colaboran desde otras zonas horarias. Su personal y colaboradores pueden ser altamente creativos, sabiendo que toda la informaci¨®n es segura, que los cambios quedar¨¢n registrados y ser¨¢n supervisados y que todos pueden estar al d¨ªa del proyecto est¨¦n d¨®nde est¨¦n. Son l¨ªderes mundiales en su campo, visionarios a la hora de encontrar la mejor forma de hacer su trabajo.

Pipers es solo un ejemplo de c¨®mo la creaci¨®n de un entorno virtual que fomenta la colaboraci¨®n puede ayudar a los empleados y a las empresas a alcanzar la excelencia. Pero se trata de un ejemplo del que, creo, otros sectores deber¨ªan aprender. Al adoptar el entorno virtual e invertir en ¨¦l como un complemento de igual importancia que el espacio f¨ªsico, los negocios pueden crecer de forma sorprendente. Espero con ganas que llegue el d¨ªa en el que la colaboraci¨®n en l¨ªnea m¨¢s innovadora sea algo tan normal como los pufs y los futbolines.

Javier Ortega Estrada es director para el Sur de Europa y Mercados Emergentes de Dropbox.