Los 15 d¨ªas m¨¢s fren¨¦ticos del Primavera Sound Madrid

¡°Muy intenso¡±. ¡°Nonstop¡±. ¡°Divertido¡±. ¡°Una monta?a rusa¡±. ¡°Locura¡±. As¨ª definen los ¨²ltimos d¨ªas de preparativos los trabajadores del Primavera Sound, que este a?o debuta en Madrid (8-11 de junio) y celebra su vig¨¦simoprimera edici¨®n en Barcelona (1-3 de junio). Unas 300 personas entre ambas sedes est¨¢n en pleno aceler¨®n para cerrar los ¨²ltimos contratos, gestionar la estancia de los artistas, garantizar el transporte de miles de asistentes, ultimar el montaje de los recintos o conseguir que nadie se quede sin cobertura en un concierto. Hemos compartido un d¨ªa de trabajo con los principales departamentos en Madrid, que en coordinaci¨®n con la oficina de Barcelona cierran los flecos del festival y sus sat¨¦lites ¨CRadio Primavera Sound, Primavera Labels o Primavera Pro, entre otros¨C. As¨ª lo cuentan los protagonistas.

Alberto Cordovilla, responsable de Producci¨®n, explica que durante los ¨²ltimos d¨ªas de montaje del recinto no son extra?as las jornadas de ocho de la ma?ana a ocho de la tarde: ¡°La recta final nos exige concentraci¨®n y eso supone m¨¢s estr¨¦s. Lo cierto es que cuanto mejor llevada est¨¦ la preproducci¨®n, menos sufres en estos montajes, as¨ª que el trabajo de todo el a?o es fundamental¡±.

Durante el resto del a?o, fuera de la zona caliente, el equipo se dedica a las negociaciones con proveedores y el ajuste de presupuestos. Es ahora cuando llega el jaleo: ¡°Lo que m¨¢s se disfruta es el trabajo en equipo, la relaci¨®n con los compa?eros. Al ser momentos tan intensos, vivimos una especie de Gran Hermano. Normalmente compartimos casa y pasamos 24 horas juntos. Tambi¨¦n disfrutamos mucho del resultado, abrir puertas y ver que todo funciona, que la gente se lo est¨¢ pasando bien¡±.

Producci¨®n es una de las ¨¢reas con m¨¢s cintura para solventar problemas. ¡°Por ejemplo, te quedas sin luz en una zona del recinto por un fallo del sistema y tienes que hacer todo un cambio y redistribuci¨®n a generadores. Es un ejemplo de la magnitud de los imprevistos que pueden surgir¡±, cierra Cordovilla.

Conformar un cartel lo m¨¢s atractivo posible, paritario y diverso y que, por supuesto, entre en el presupuesto establecido y encaje con los horarios y escenarios. Es la misi¨®n del equipo de Contrataci¨®n, una de las ¨¢reas esenciales del Primavera Sound. Ana Sanabia y Mar Rojo, dos miembros del equipo, explican la parte ardua, la que no se ve: ¡°Adem¨¢s de identificar el talento, tenemos que acordar las condiciones de contrataci¨®n, desde la cantidad a pagar al artista, el d¨ªa, la hora, la posici¨®n en el cartel, el escenario, el orden de actuaci¨®n, el backline, el alojamiento, el transporte¡­ La negociaci¨®n con artistas, managers o agentes es important¨ªsima¡±

Sanabia y Rojo definen su trabajo como una monta?a rusa en la que tienen que navegar negociaciones complicadas y moverse en distintas zonas horarias que, a veces, provocan que se levanten y acuesten con el tel¨¦fono en la mano. Ahora est¨¢n en un pico: ¡°Cada minuto surge una nueva duda y un nuevo asunto que resolver. Estamos m¨¢s en contacto que nunca con las compa?eras y ya empezamos a comportarnos como la colonia que seremos durante el propio festival¡±, resumen.

Otro de los m¨¢ximos coincide con el cierre de la programaci¨®n: ¡°Entonces hemos de confirmar a los artistas que estamos negociando y cerrar los acuerdos, y cumplir con la fecha de salida del cartel. En ese momento hay grandes momentos de estr¨¦s y locura colectiva¡±. Todo se olvida, dicen, cuando ven al artista que han fichado encima del escenario.

El resto del a?o tampoco paran. La preparaci¨®n de la edici¨®n de 2024 ya est¨¢ en marcha. ¡°Aunque generalmente estas son las ¨¦pocas m¨¢s intensas, Primavera tiene proyectos suficientes para que estemos ocupadas todo el a?o. Aqu¨ª nada de hibernar¡±.

Aleix Ibars, responsable de Prensa y Comunicaci¨®n en Madrid, define como ¡°muy intensos¡± los preparativos finales en los que est¨¢n inmersos: ¡°Son muchos frentes abiertos. Desde gestionar las acreditaciones de prensa o negociar con los artistas sus permisos audiovisuales hasta organizar la cobertura fotogr¨¢fica propia del festival y las comunicaciones finales como el mapa del recinto o la oferta gastron¨®mica¡±.

La comunicaci¨®n general del festival, compartida con la delegaci¨®n de Barcelona, cambia mucho en funci¨®n del momento del a?o. ¡°Hablamos de una cita enorme en dos ciudades durante dos fines de semana con, adem¨¢s, conciertos en salas, actividad paralela, jornadas de apertura y clausura¡­¡±, prosigue Ibars. Los picos se producen en las semanas previas a la celebraci¨®n y en noviembre y diciembre, cuando anuncian el cartel, el momento que dicen disfrutar m¨¢s: ¡°Dar a conocer una programaci¨®n tan extensa y transversal como la del Primavera Sound siempre es un reto muy estimulante. Intentamos que hasta el ¨²ltimo artista del lineup brille como si fuera cabeza de cartel¡±. El festival, eso s¨ª, se les va en un suspiro: ¡°?Con ver unos minutos de alg¨²n concierto nos conformamos!¡±

El ¨¢rea de Recepci¨®n no solo recibe a las visitas que llegan a las oficinas del Primavera Sound. Como explica Niurka Gibaja, responsable en Madrid, gestionan ¡°todo tipo de servicios¡±: ¡°Por ejemplo, un viaje r¨¢pido de ida y vuelta al recinto, recados o pedidos o cualquier tipo de necesidad de mantenimiento o de instalaci¨®n¡±.

Estas semanas las est¨¢n viviendo a la carrera, con mucha presi¨®n: ¡°Es muy emocionante. El debut en Madrid trae la ilusi¨®n de las primeras veces. Ahora hay m¨¢s movimiento, m¨¢s personal, m¨¢s necesidades, situaciones que resolver en el ¨²ltimo momento¡±, prosigue. ¡°?ltimamente tenemos reuniones muy estresantes, momentos tensos en los que tienes que lograr sacar adelante la reuni¨®n y tomar decisi¨®n¡±. Por otra parte, la acumulaci¨®n de trabajo hace que entren nuevos refuerzos a la plantilla. Gibaja suele ser la primera persona con la que tratan: ¡°Se incorpora mucha gente nueva, joven, fresca. Traen la riqueza de otras experiencias, entonces cambia mucho el ambiente¡±, a?ade.

Organizar los viajes de los artistas a Barcelona o Madrid, buscarles alojamiento o trasladarlos al festival son algunas de las funciones del departamento de Log¨ªstica, que se encarga, como explica su responsable Beatriz Hoyos, de todo lo relacionado con los grupos de m¨²sica que no es de car¨¢cter t¨¦cnico. ¡°[Estos d¨ªas son] bastante locura. Ahora nos contestan todos los artistas sobre sus planes de viaje y necesidades, todo se pone en movimiento y cerramos cosas que no podemos saber con antelaci¨®n¡±, relata.

En los meses tranquilos del festival, Log¨ªstica contacta con proveedores, hoteles o caterings. ¡°Hacemos una estimaci¨®n amplia del n¨²mero de personas que tendremos que alojar, alimentar y transportar, y organizamos toda la documentaci¨®n que luego nos servir¨¢ para tener registro de la informaci¨®n¡±. Unas gestiones que las delegaciones de Barcelona y Madrid llevan a cabo de la mano: ¡°Tenemos una reuni¨®n semanal y compartimos cronograma para coordinarnos y ver en qu¨¦ fase estamos cada una¡±.

Vampire, una agencia propia del festival, se ocupa de cerrar los m¨²ltiples patrocinios del festival y las acciones especiales con las marcas. Gonzaga de Urrutia Baranguan, su responsable en Madrid, explica que a estas alturas casi todos los contratos est¨¢n cerrados: ¡°Ahora nos toca afinar detalles, producir las activaciones y definir los planes de contenidos¡±.

Dise?ar eventos dentro del gran evento que es el Primavera Sound es una buena manera de explicar lo que hacen. ¡°Ahora mismo, trabajamos en m¨¢s de 20 proyectos a la vez, y la calidad en los detalles as¨ª como la concentraci¨®n del equipo es lo que definir¨¢ el ¨¦xito de estas acciones¡±, entiende De Urrutia, que asegura que en estos momentos la implicaci¨®n y el compromiso son totales, cosa que no quita que puedan surgir imprevistos. ¡°Pasa, por mucho que se planifique. El a?o pasado tuvimos problemas t¨¦cnicos con el streaming¡­ Recuperamos la conexi¨®n y seguimos adelante¡±, termina.

Del departamento de Coordinaci¨®n depende que m¨¢s de 50.000 personas y 8.000 trabajadores accedan de forma fluida y segura al recinto del Primavera Sound. Laura S¨¢nchez, una integrante de este equipo, explica que su trabajo es de puertas para fuera: ¡°Movilizaremos 300 buses hasta el recinto de la Ciudad del Rock de Arganda del Rey (Madrid) que estar¨¢n continuamente en movimiento. Lo principal para nosotros es que el usuario solo tenga que centrarse en disfrutar¡±. Este equipo tambi¨¦n gestiona el acceso de otros eventos del Primavera Sound, como conciertos en salas o cualquier paralela del festival.

Su cometido es uno de los m¨¢s delicados del festival. S¨¢nchez explica que los flujos masivos de gente son una fuente habitual de imprevistos y que parte del personal est¨¢ dedicado de manera exclusiva a resolver cualquier inconveniente con celeridad. ¡°De hecho, lo resolutivo que sea el equipo frente a estas situaciones es clave para el ¨¦xito del festival. Si no hablan de ti, es que todo ha salido bien. Es un momento especial, muy emocionante escuchar por el walkie que hemos abierto¡±, cierra.

Que cualquier festivalero pueda llamar o recibir un whatsapp en pleno concierto es una de las mayores preocupaciones del departamento de Inform¨¢tica. Javier D¨ªaz-Faes, responsable del ¨¢rea en Madrid, se?ala que, aunque son d¨ªas ca¨®ticos, una buena previsi¨®n ayuda a garantizar las comunicaciones: ¡°Hemos empezado a instalar routers port¨¢tiles para no llevarnos sorpresas. Anticiparnos nos permite evitar incidencias en la red del recinto¡±. Adem¨¢s, indica, ¡°hay muchos dispositivos t¨¦cnicos que ubicar, y hay que cumplir con todas las demandas de los usuarios¡±.

El resto del a?o, este departamento se dedica a buscar nuevos softwares o herramientas para mejorar la operativa del festival, adem¨¢s de solucionar incidencias internas y proveer de equipos inform¨¢ticos a los empleados del Primavera Sound. ¡°Nos gusta mucho la chispa que aporta el festival, nos mantiene vivos, intentando superarnos a nosotros mismos d¨ªa a d¨ªa¡±, cierra D¨ªaz-Faes.