La externalizaci¨®n de los archivos cl¨ªnicos

Los problemas derivados de la custodia y gesti¨®n de la historia cl¨ªnica han llegado estos d¨ªas a las p¨¢ginas de peri¨®dicos locales y nacionales, dando pie a un conjunto de declaraciones que ponen en evidencia una buena dosis de desconocimiento de la realidad de los archivos hospitalarios. La custodia y gesti¨®n de las historias cl¨ªnicas est¨¢, en la mayor¨ªa de hospitales, a cargo de los servicios de documentaci¨®n cl¨ªnica. Sus responsables -m¨¦dicos documentalistas- coordinan una labor cuyo objetivo es proteger la informaci¨®n que facilite la continuidad e idoneidad de los cuidados dispensados, evite la repetici¨®n de pruebas diagn¨®sticas y favorezca la adopci¨®n de medidas terap¨¦uticas.Asimismo, el mantenimiento adecuado de esta documentaci¨®n permite realizar tareas de investigaci¨®n, gesti¨®n y administraci¨®n sanitaria, docencia, evaluaci¨®n de la calidad asistencial, estudios epidemiol¨®gicos, estad¨ªstica sanitaria y testimonio documental para la resoluci¨®n de problemas m¨¦dico-legales. Y junto a todo ello, los procesos de extracci¨®n de informaci¨®n que posibilitan el control de costes, o la planificaci¨®n sanitaria a partir de la medici¨®n del producto hospitalario.

El car¨¢cter eminentemente m¨¦dico de nuestra actividad viene recogido en el Real Decreto 521/87 sobre organizaci¨®n hospitalaria, cuando incluye como adscrito a la divisi¨®n m¨¦dica del hospital los servicios o unidades de documentaci¨®n y archivo cl¨ªnico. Adem¨¢s, la necesidad de profesionalizar estas tareas ha propiciado en la ¨²ltima d¨¦cada la incorporaci¨®n a los centros sanitarios de un buen n¨²mero de m¨¦dicos documentalistas, llegando a darse la paradoja de que los hospitales los contratan como especialistas, incluso por oposici¨®n, sin que dicha especializaci¨®n est¨¦ formalmente establecida.

A partir de ah¨ª no podemos aceptar como normal la tendencia a crear situaciones de confusi¨®n por parte de las autoridades gestoras cuando plantean la bondad de que puede privatizarse lo que no es un servicio cl¨ªnico. As¨ª, cuando dice el Ministerio de Sanidad y Consumo (http://www.la-moncloa.es "el Gobierno informa"), el pasado 6 de septiembre de este a?o, que la sanidad p¨²blica debe centrarse en la gesti¨®n de servicios de contenido estrictamente cl¨ªnico, delegando aquellos otros complementarios como seguridad, limpieza, catering, jardiner¨ªa, prensa, peluquer¨ªa, o la gesti¨®n de archivos (el subrayado es nuestro) no podemos por menos que pensar que la equiparaci¨®n en pie de igualdad entre la gesti¨®n de peluquer¨ªa, etc¨¦tera, y los archivos cl¨ªnicos es, cuando menos, un disparate.

Es cierto que los archivos de historias cl¨ªnicas de una buena parte de centros asistenciales del pa¨ªs se encuentran desbordados por la proliferaci¨®n vertiginosa de los documentos generados en la pr¨¢ctica asistencial. De ah¨ª que las instalaciones destinadas a archivos se hayan quedado obsoletas: "O no hay posibilidad de crecimiento f¨ªsico por las caracter¨ªsticas del edificio o no hay previsi¨®n de espacio ni dotaci¨®n adecuada". Y esto es as¨ª porque la gesti¨®n de estos servicios, que deben planificarse fundamentalmente a medio y largo plazo, no est¨¢n acordes con la permanencia en los cargos de los gestores de las instituciones sanitarias -en general entre tres o cinco a?os, m¨¢ximo-, m¨¢s ocupadas en obtener resultados a corto plazo en otras actividades hospitalarias que reporten mayor y mejor repercusi¨®n en los medios de comunicaci¨®n.

La historia cl¨ªnica y la unidad operativa que se encarga de su mantenimiento (el archivo de historias cl¨ªnicas) constituye un conjunto de elementos estrictamente cl¨ªnicos. ?Acaso no se trata del mantenimiento de un documento cuyo objetivo primordial es demostrar que el usuario ha acudido en demanda de asistencia y que ¨¦sta le ha sido proporcionada con los medios, la premura y por los profesionales adecuados?

El hecho de que en momentos puntuales, y generalmente como producto de una falta de previsi¨®n de la direcci¨®n del centro, se tenga que acudir a la contrataci¨®n de empresas externas, no deja de tratarse de una situaci¨®n de desajuste entre la oferta y la demanda, al igual que ocurre con las ya famosas listas de espera quir¨²rgicas. Y, como en estos casos, la contrataci¨®n con empresas, otros centros asistenciales o profesionales externos, no pone en cuesti¨®n ni el car¨¢cter cl¨ªnico ni la obligatoriedad de asumir la gesti¨®n por parte del centro contratado una vez solucionados los problemas derivados del aumento de la demanda.

Rechazamos, por tanto, que la externalizaci¨®n de los archivos cl¨ªnicos sea la soluci¨®n a los problemas planteados y creemos necesario profundizar en medidas que incluyan: el cumplimiento de las leyes sobre archivos aprobadas por las distintas comunidades aut¨®nomas, a las que compete la recepci¨®n de los fondos documentales e hist¨®ricos que le sean entregados en dep¨®sito (por ejemplo, las historias cl¨ªnicas de pacientes fallecidos) y que no puedan ser debidamente protegidos por el archivo al que legalmente correspondan; el establecimiento de normas que -sin menoscabo de la actual legislaci¨®n sanitaria- regulen la historia cl¨ªnica a escala estatal y que, al igual que las recomendaciones planteadas en noviembre de 1997 por un grupo de expertos sobre Informaci¨®n y Documentaci¨®n Cl¨ªnica, auspiciado por el Ministerio de Sanidad y Consumo, o las desarrolladas en el Pa¨ªs Vasco, definan jur¨ªdicamente el conjunto de documentos que debe contener la historia cl¨ªnica y los plazos de conservaci¨®n, as¨ª como aquellos documentos que pueden almacenarse en discos compactos, pel¨ªculas u otros soportes que permitan su correcta custodia. Planteamos tambi¨¦n la necesidad de un plan de renovaci¨®n de aparataje que lleve impl¨ªcito el que toda m¨¢quina capaz de emitir im¨¢genes incorpore sistemas digitales de almacenamiento de salida sin necesidad de posterior tratamiento.

?sta es, por tanto, la v¨ªa por la que debe encaminarse el debate sobre qu¨¦ hacer con la documentaci¨®n cl¨ªnica y poder, de esa forma, llegar a soluciones definitivas de consenso.

Miguel Moreno Vernis es doctor en Medicina y presidente de la Sociedad Espa?ola de Documentaci¨®n M¨¦dica.