Crear una hoja de c¨¢lculo (3)

HOJA DE C?LCULO

Como ya se vio, las celdas pueden contener varios tipos de informaci¨®n o datos: textos, n¨²meros y el resultado de aplicar una serie de f¨®rmulas a los datos anteriores. Tambi¨¦n se pueden incluir gr¨¢ficos e im¨¢genes en cualquier espacio de una hoja sin depender de las celdas.

Para hacer una hoja de c¨¢lculo, conviene empezar por introducir un texto que defina los valores que van a ir apareciendo a la derecha o debajo (t¨¦ngase en cuenta que la distribuci¨®n de las celdas es horizontal y vertical). Luego, seg¨²n la elecci¨®n anterior, habr¨¢ que ir introduciendo los n¨²meros o valores en sus celdas correspondientes. Y, finalmente, a?adir las distintas f¨®rmulas que se van a necesitar para calcular los resultados.

ENTRADA DE DATOS

Utilizar¨¦ un sencillo ejemplo de contabilidad familiar para ver c¨®mo se puede crear una hoja de c¨¢lculo.

Por un lado contar¨¢n como ingresos una n¨®mina y como ingresos extras una conferecia. En otro apartado se colocar¨¢n los gastos m¨¢s comunes de una casa, alquiler, luz, agua, gas, tel¨¦fono, limpieza y un gen¨¦rico supermercado que podr¨ªa incluir alimentaci¨®n, ¨¢rticulos de limpieza y dem¨¢s extras habituales.

SELECCI?N DE CELDAS

Seleccione la primera celda y escriba un texto descriptivo. Por ejemplo, seleccione la celda A1 y escriba Mes de enero como titular general de la hoja que se va a crear. Ahora seleccione la celda B2 y escriba Ingresos. En la C3 introduzca Gastos. A continuaci¨®n, haga clic con el rat¨®n la celda A3 y, sin soltar el bot¨®n, arrastre el cursor hasta la celda D13 de forma que aparezcan todas seleccionadas. As¨ª facilitar¨¢ el desplazamiento entre las seleccionadas ya que saltar¨¢ a la siguiente, en sentido vertical, cada vez que haya introducido un valor y haga clic en la tecla retorno. Si pulsa la tecla tabulador, el recorrido ser¨¢ de izquierda a derecha.

Escriba N¨®mina en la primera celda (A3) y pulse la tecla retorno y pasar¨¢ a la celda A4. Escriba Conferencia y otra vez tecla retorno. Celda A5, escriba Alquiler. Y as¨ª sucesivamente hasta la A12 en la que hay que poner Total y en la A13 Diferencia.

N?MEROS

Ahora, al hacer retorno, se activar¨¢ la celda B3, la primera de la siguiente columna. Pongamos, por ejemplo, 1500 as¨ª, sin nada m¨¢s, sin el punto de los miles y sin ning¨²n decimal, m¨¢s adelante veremos c¨®mo hacerlo. Seguimos pulsando la tecla intro y en B4 (Conferencia) introducir 200. Ahora se deja todo en blanco hasta la celda C3 (Alquiler). A partir de aqu¨ª, introducir los siguientes valores del ejemplo: Alquileres 600; Luz 46; Agua 42; Gas 39; Tel¨¦fono 134; Limpieza 160 y Supermercado 150. Todos quedar¨¢n en la columna de Gastos y, al igual que antes sin punto de separaci¨®n de miles, ni decimales.

F?RMULAS

Ir a la celda B12, correspondiente al Total de Ingresos. Una vez seleccionada, hacer clic en el s¨ªmbolo (la letra griega Sigma) de autosuma de la Barra de Herramientas. Autom¨¢ticamente aparecer¨¢: =SUMA(B3:B11) para indicar con el s¨ªmbolo "fx" que esta celda contiene una funci¨®n; que ¨¦sta es igual a una Suma, y que corresponde a la suma de todos los valores n¨²mericos de las celdas comprendidas entre la B3 y la B11. D¨¢ndole a la tecla intro, aparecer¨¢ el resultado: 1700. Haciendo lo mismo en la celda C12, dar¨¢ como resultado: 1171.

Activar la celda D13 (Diferencia). Introduzca ahora la funci¨®n de forma manual. Primero teclee el s¨ªmbolo igual, "="; despu¨¦s haga clic en la celda B12. A continuaci¨®n escriba el s¨ªmbolo de restar, "-"; por ¨²ltimo, haga clic en la celda C13 y despu¨¦s a la tecla intro. El resultado de 529 aparecer¨¢. Pruebe a cambiar cualquiera de los valores que introdujo al principio y ver¨¢ c¨®mo autom¨¢ticamente cambiar¨¢n los resultados.