La Red se pone al servicio de la plantilla

La gran mayor¨ªa de las grandes empresas espa?olas cuenta ya con un portal para empleados. Una p¨¢gina web que agrupa informaci¨®n, servicios de lo m¨¢s variado y aplicaciones cuyo objetivo es hacer la vida m¨¢s f¨¢cil a la plantilla. Tanto la profesional como la personal. Un an¨¢lisis del Centro de Recursos Humanos del Instituto de Empresa (IE) sobre las p¨¢ginas de 21 de estas firmas, que suelen realizar inversiones importantes en tecnolog¨ªa, revela algunas de las limitaciones actuales de esta herramienta: la sobrecarga de informaci¨®n; la escasa personalizaci¨®n y la falta de integraci¨®n de sus aplicaciones. Las empresas est¨¢n empezando tambi¨¦n a medir el uso que la plantilla hace de los portales.

La v¨ªa m¨¢s utilizada para medir el uso que los trabajadores hacen de esta herramienta es el ¨ªndice de visitas de la p¨¢gina

El 40% de las empresas actualiza el contenido seg¨²n las necesidades y un porcentaje similar tarda en hacerlo al menos un mes

Los 12.000 empleados de Caja Madrid pueden calcular el sueldo que recibir¨ªan si redujeran su jornada, acceder a un curso on-line u obtener respuesta a una solicitud de un pr¨¦stamo en menos de 48 horas a trav¨¦s de ePersonas. ?ste es el nombre del portal del empleado, una p¨¢gina web a la que s¨®lo accede la plantilla de la entidad financiera. Seg¨²n la consultora Penteo, el 72% de las compa?¨ªas espa?olas cuenta con esta herramienta. La de Caja Madrid empez¨® a ser realidad hace tres a?os y tras sumar un buen n¨²mero de servicios y aplicaciones, es considerada una de las mejores de Espa?a.

El portal gan¨® el premio que el IE, la agencia Inforpress y la revista Capital Humano dieron en 2003, al que aspiraron 21 firmas. Todas eran grandes empresas, orgullosas de la plataforma que hab¨ªan puesto a disposici¨®n de su plantilla y en la que hab¨ªan invertido cantidades importantes, asegura Custodia Cabanas, directora del Observatorio de Comunicaci¨®n Interna del Instituto de Empresa.Eran empresas como la consultora Accenture, BBVA, Hewlett-Packard, Repsol YPF, Telef¨®nica M¨®viles o PriceWaterhouseCoopers.

El Centro de Recursos Humanos de esta escuela de negocios ha analizado en detalle esos 21 portales para darse cuenta de que a las empresas espa?olas, incluso a las m¨¢s grandes, a¨²n les queda mucho por hacer en este terreno. El an¨¢lisis se?ala tres amenazas fundamentales a la eficacia de estos portales. La primera es la avalancha de informaci¨®n. "Hay que tener mucho cuidado con el s¨ªndrome 'todo est¨¢ en la Intranet", dice la experta del IE, para quien uno de los defectos comunes es no ordenar los contenidos o que para acceder a ellos el empleado deba pasar por un mont¨®n de p¨¢ginas.

En Caja Madrid, para evitar estos problemas han creado cinco canales diferentes. Tres de ellos tienen que ver con el entorno familiar de los empleados: canal comunidad, que ofrece informaci¨®n y servicios relacionados con el ocio (prensa, agencia de viajes, etc¨¦tera); did¨¢ctico, que se centra en la formaci¨®n en materia de nuevas tecnolog¨ªas para que la plantilla saque el mayor partido al portal; y el tem¨¢tico, dedicado a otros servicios.

Los otros dos canales tienen que ver con el entorno profesional: un autoservicio donde el empleado puede gestionar su n¨®mina, cambiar datos de su curr¨ªculo o pedir un pr¨¦stamo, y un aula virtual donde se cuelga el plan de formaci¨®n personalizado (on-line y presencial) y servicios asociados a ¨¦l. Si el empleado debe desplazarse hasta Madrid, por ejemplo, puede reservar el billete desde el portal, explica Juan Manuel Casco, del Ddepartamento de Formaci¨®n, quien resume: "la idea es que todo sea ¨²til y muy personalizado".

La falta de personalizaci¨®n es precisamente otra limitaci¨®n de algunos de los mejores portales espa?oles. "?ste quiz¨¢ es el campo donde m¨¢s queda por hacer", dice Cabanas. Tambi¨¦n es conveniente que los portales integren las aplicaciones que necesita el trabajador, concluye el estudio. No todas las empresas piensan as¨ª. Por seguir con el ejemplo, Caja Madrid ha decidido separar lo que son servicios, que cuelgan de ePersonas, de los programas para el trabajo diario,que est¨¢n en otra Intranet.

Adem¨¢s las empresas deben preocuparse por actualizar m¨¢s las secciones (v¨¦ase cuadro), porque aunque el 40% lo hace "seg¨²n las necesidades", un porcentaje similar pone al d¨ªa la informaci¨®n mensualmente o, incluso a m¨¢s largo plazo. En lo que s¨ª avanzan es en medir el uso que de los portales hacen sus empleados. Para ello las v¨ªas m¨¢s utilizadas son el ¨ªndice de visitas -n¨²mero de veces que los usuarios acceden-, por un 75% de las firmas; el n¨²mero de usuarios y encuestas, por ejemplo de satisfacci¨®n, ambas con un 70%.

En Caja Madrid, donde todo empez¨® en 2001 con un programa de entrega de ordenadores y conexi¨®n con l¨ªneas de alta velocidad ADSL gratuitos, est¨¢n satisfechos de la experiencia. Nueve de cada 10 empleados se apuntaron a esa primera iniciativa. Luego vino el portal. Hoy se visitan 80.000 p¨¢ginas diarias y la media son 17 minutos diarios por usuario.