Maravillas y l¨ªmites de la indexaci¨®n

EN LA ECONOM?A del conocimiento, localizar la informaci¨®n cuenta casi tanto como el propio saber. Sin embargo, contamos con mejores herramientas para encontrar datos en la Red que en el ordenador: los documentos m¨¢s ¨²tiles est¨¢n a mano pero son m¨¢s dif¨ªciles de encontrar ya que, con el tiempo, la cantidad de archivos presentes en un ordenador personal alcanza cifras sorprendentes. Para que se hagan una idea, tengo 103.000 archivos en la carpeta Mis Documentos; mis art¨ªculos ocupan 730 MB y la documentaci¨®n relacionada, 431 MB. Outlook contiene 20.000 correos (aunque limpio a menudo) y mis contactos se acercan a los 2.000 (1,3 GB).

Mantener orden en la clasificaci¨®n de los documentos es una cuesti¨®n de tiempo. La verdadera soluci¨®n para encontrar algo r¨¢pido requiere registrar autom¨¢ticamente su contenido en una base de datos. La indexaci¨®n es el secreto de la velocidad en que operan los motores de b¨²squeda y puede ser la respuesta al problema del exceso de correo electr¨®nico. No es casualidad que el primer ejemplo sea el correo Gmail de Google, que, por cierto, reside en la web y no en el PC.

Otro es Lookout, un peque?o programa comprado por Microsoft que cualquier usuario de Outlook puede descargar gratuitamente. Permite encontrar de manera casi instant¨¢nea citas, contactos e e-mails. Su m¨¢s seria limitaci¨®n es que no permite ver sino las primeras l¨ªneas de los documentos encontrados cuando se pasa el cursor.

X1 es m¨¢s ambicioso. Indexa el contenido de varios programas de gesti¨®n de la informaci¨®n personal (Outlook, Eudora...) y todos los archivos del disco duro. Reconoce 255 terminaciones de archivos diferentes (Word, Acrobat, Excel, WinZip...) y se pueden agregar otras. Basta con seleccionar uno de ellos de la lista para ver su contenido desplegado en una ventana adyacente. El formato original se mantiene y el documento puede verse aunque el usuario no tenga el programa. Cuesta 75 d¨®lares y hay versi¨®n de prueba gratuita durante 15 d¨ªas.

Mientras la mayor¨ªa de estos programas implican teclear una o varias palabras, activar un bot¨®n y esperar, X1 parte de la lista de todos los documentos presentes y los elimina a medida que el usuario teclea. "No importa c¨®mo o d¨®nde guard¨® los datos. X1 ofrece una interfaz ¨²nica para encontrar, utilizar y manejar toda la informaci¨®n", asegura Mark Goldstein, fundador de la compa?¨ªa, start up de la incubadora Idealab de Bill Gross.

Un programa as¨ª puede modificar el m¨¦todo de trabajo. "Hemos descubierto que ciertos usuarios dejan de invertir su tiempo en el mantenimiento de una estructura de organizaci¨®n compleja de expedientes. La gente deja que su Bandeja de entrada crezca hasta tener miles de mensajes, cuando antes de utilizar X1 los clasificaban para mantener cierto orden. Ahora ya no se preocupan de la p¨¦rdida o extrav¨ªo de un archivo determinado", a?ade.

La tentaci¨®n es real pero la indexaci¨®n, hoy en d¨ªa, tiene sus l¨ªmites. No es asociativa: no permite vincular un documento con otro que no tuviera necesariamente la misma palabra, pero que pudiera tener una relaci¨®n considerable. Materializada por enlaces, la asociaci¨®n es el secreto de la web, la que le da su fuerza y su encanto. Otras herramientas s¨ª permiten crearlas en su ordenador. Continuar¨¢...

LOOKOUT: http://sandbox.msn.com/

X1: www.x1.com