La pesadilla de los 200 'e-mails' diarios

Lo que fue una herramienta de comunicaci¨®n eficaz se est¨¢ convirtiendo en una pesadilla para muchos empleados, que ven c¨®mo se alargan las jornadas laborales debido a los requerimientos de atenci¨®n del correo electr¨®nico. Para paliar la angustia de los 200 e-mails diarios, Hewlett-Packard (HP) acaba de poner en el mercado espa?ol un producto inform¨¢tico para empresas que permite el almacenamiento de correos, as¨ª como recuperar los que fueron borrados por saturaci¨®n del buz¨®n.

El usuario apenas nota diferencias en la pantalla de su buz¨®n, salvo dos rasgos que atenuar¨¢n su desasosiego. Por un lado, un icono que indica que un correo determinado ha sido enviado al nuevo almac¨¦n. La pol¨ªtica decidida por la empresa es la que fija cu¨¢les deben ser migrados hacia ¨¦l. Por ejemplo, en funci¨®n de su peso (pongamos m¨¢s de dos megas, o por encima de cinco). O en el caso de que contenga varios archivos de diferentes formatos (texto en pdf m¨¢s fotos en jpg, por mencionar una posibilidad de correo con bastante resoluci¨®n). El usuario puede acceder al nuevo espacio de almacenamiento en todo momento. La ventaja es que los correos que se desv¨ªan hacia ¨¦l no ocupan espacio en el buz¨®n personal. Adem¨¢s, los e-mails migrados cuentan siempre con una clave particular que impide el acceso y manipulaci¨®n por terceros.

Los correos electr¨®nicos que se desv¨ªan hacia el nuevo espacio de almacenamiento no ocupan memoria en el buz¨®n personal del usuario

La segunda diferencia en el buz¨®n del usuario viene determinada por un bot¨®n de b¨²squeda. Al hacer clic en ¨¦l, se activa una pantalla gr¨¢fica con la que acceder a toda la informaci¨®n archivada en la nueva plataforma de almacenamiento. Las b¨²squedas se pueden hacer por m¨²ltiples sistemas, incluyendo cadenas de texto o palabras sueltas. Por ejemplo, se puede escribir "recursos humanos", o el nombre de un cliente del que se quiere recuperar informaci¨®n que no se ley¨® en su d¨ªa por falta de tiempo, y aparece una lista con todos los correos que contienen las palabras o los nombres buscados. Tambi¨¦n se pueden seleccionar formatos (s¨®lo archivos de word, por poner un caso) y acotar las fechas (¨²ltimos cinco meses).

Otra ventaja, subrayada por Ignacio Aranda, consultor de Almacenamiento de HP, es que, al garantizar la integridad del correo original, se encuentra disponible en todo momento como prueba legal ante un posible litigio. "Si el usuario modifica el correo inicial, se crea un segundo documento, con nueva fecha, que sirve como prueba de su alteraci¨®n", se?ala.