Ofim¨¢tica gratuita con Google

LA OFICINA EN RED

Hay quien dice que los programas comerciales tienen los d¨ªas contados, que todo estar¨¢ en la Red y que simplemente se pagar¨¢ cuando se haga un uso comercial de ellos. Y, realmente, ya hay muchos ejemplos funcionando en Internet que lo avalan. El ¨²ltimo en incorporarse ha sido Google, poniendo a disposici¨®n de todos los que est¨¢n registrados en su correo gratuito gmail, la oportunidad de trabajar con un procesador de textos y una hoja de c¨¢lculo directamente en Red, como si de una p¨¢gina web se tratara. Si ya tiene una cuenta de gmail, s¨®lo tiene que ir a la direcci¨®n de inicio que est¨¢ en: http://docs.google.com

INICIO

Si est¨¢ registrado, bastar¨¢ con identificarse, de no ser as¨ª tendr¨¢ que abrir una cuenta como usuario nuevo. La p¨¢gina de Google Docs & Spreadsheets (documentos y hojas de c¨¢lculo) le muestra dos enlaces destacados para que pueda abrir un documento nuevo, tanto de texto como una hoja de c¨¢lculo, e incluso puede descargar desde su ordenador alg¨²n documento de este tipo que tenga guardado en ¨¦l. Los enlaces son: New Document para texto, New Spreadsheet para hoja de c¨¢lculo y Upload para descargar un documento desde el propio ordenador.

DOCUMENTO NUEVO

Si inicia el procesador de textos, le aparecer¨¢ una hoja en blanco con todas las opciones de edici¨®n m¨¢s comunes. El men¨², que aparece en la zona superior del documento dentro de una franja de color azul, muestra todas las herramientas. Las dos primeras -dos flechitas de giro- act¨²an como el comando "deshacer" (Ctrl + Z) que recupera la ¨²ltima acci¨®n realizada, y el de "rehacer" (Ctrl+Y) que lo vuelve a dejar como estaba, aunque se puede utilizar el teclado para hacerlo. El resto de herramientas, de izquierda a derecha, son las habituales del formato, tama?o y tipo de letra, colores, inclusi¨®n de enlaces de Internet, alineaci¨®n, espaciado, etc¨¦tera. Adem¨¢s, hay una serie de leng¨¹etas en la parte superior que, una vez activadas, cambian el men¨² de herramientas. La primera, Insert, se usa para "insertar", incluir fotograf¨ªas, notas, tablas, enlaces e incluso caracteres especiales. Si opta por esto ¨²ltimo, se le abrir¨¢ una nueva ventana para que escoja el que desee entre letras y s¨ªmbolos. En el caso de la hoja de c¨¢lculo, las herramientas son muy similares pero, adem¨¢s, incluyen las propias de c¨¢lculo como son las f¨®rmulas matem¨¢ticas y de todo tipo. Si no conoce las f¨®rmulas puede recurrir a una amplia ayuda con el enlace que dice ...more, pero tenga presente que todas las explicaciones est¨¢n en ingl¨¦s.

REVISIONES Y COLABORACIONES

La ¨²ltima leng¨¹eta, Revisions, resalta en color verde todos los textos y zonas del documento que han cambiado desde la ¨²ltima vez que se guard¨®, de esta forma se puede saber de un vistazo cu¨¢les son los cambios que ha sufrido y como estaba antes. Esto es especialmente ¨²til cuando son varias personas las que han intervenido en un mismo documento. Se pueden incluso comparar dos de estas revisiones simult¨¢neamente, ya que las diferencia por colores. Pero una de las opciones m¨¢s interesantes es la de poder estar revisando el documento varias personas a la vez, independientemente del lugar en el que est¨¦n, ya que s¨®lo necesitan estar conectados a Internet y estar dados de alta en gmail. Si se hace clic en el bot¨®n Collaborate que hay arriba a la derecha, se abrir¨¢ una nueva ventana para incluir las direcciones de correo de todos los que queramos invitar a revisar el documento. Adem¨¢s, se puede incluir un texto explicativo ya que la invitaci¨®n funciona como un correo electr¨®nico en el que va incluido el enlace directo del documento. Cuando llega el correo s¨®lo hay que seguir el enlace y se abrir¨¢ la p¨¢gina de edici¨®n del documento directamente. Se puede intervenir en ¨¦l a la vez que lo hacen el resto de invitados o el propio autor, actualiz¨¢ndose todos los cambios de forma silmut¨¢nea en todos. Es m¨¢s, se puede abrir un chat en la misma p¨¢gina, donde todos los participantes pueden intervenir y comunicarse. Todos los cambios quedan guardados junto con el documento final en Google.