La farmacia que viene

Es uno de los sectores de actividad m¨¢s regulados de la econom¨ªa espa?ola. Y tambi¨¦n de los m¨¢s castigados. Las continuas bajadas de precios de los medicamentos est¨¢n poniendo en aprietos a los empresarios farmac¨¦uticos, que ven c¨®mo sus ventas y m¨¢rgenes se erosionan cada vez m¨¢s. Para reducir costes y mejorar el servicio, algunos han apostado por la inversi¨®n tecnol¨®gica. Son, sin embargo, una minor¨ªa. La modernizaci¨®n del sector es lenta y desigual. S¨®lo el 0,4% del total de farmacias que operan en Espa?a han invertido en proyectos clave como la automatizaci¨®n de pedidos e inventarios. El 55% de las m¨¢s peque?as ni siquiera dispone de conexi¨®n a Internet por banda ancha. Dos farmacias con grados opuestos de adopci¨®n tecnol¨®gica explican a Ciberp@¨ªs las dificultades del sector y su visi¨®n sobre la renovaci¨®n del negocio.

"Esta forma de trabajar funciona, no s¨¦ qu¨¦ tecnolog¨ªas podr¨ªa usar para automatizar el negocio", dice Raspall i Valls

Ib¨¢?ez: "Antes tard¨¢bamos cinco minutos en atender al cliente, ahora en apenas uno"

A muchos titulares de farmacia en Espa?a se les cambia la cara al o¨ªr las palabras "receta electr¨®nica". Surge la duda. Dicen no haber recibido suficiente informaci¨®n ni haber acudido a conferencias sobre el tema. Maria Paz Raspall i Valls es una de ellas: "no conozco a¨²n los detalles pero, si queremos seguir subsistiendo, tendremos que hacer muchos cambios para adaptarnos al nuevo sistema", asegura.

En Espa?a operan 23.000 farmacias. El cambio a la receta electr¨®nica, todav¨ªa en fase de pruebas en Andaluc¨ªa y Catalu?a, es un ejemplo de c¨®mo la innovaci¨®n tecnol¨®gica coge por sorpresa al sector. Algunas farmacias necesitar¨¢n s¨®lo unos d¨ªas para adaptarse. La mayor¨ªa tendr¨¢ que renovar por completo el negocio para no quedarse atr¨¢s. Es la realidad de un sector en el que la brecha entre las farmacias tradicionales y las m¨¢s avanzadas tecnol¨®gicamente es todav¨ªa muy amplia.

Raspall i Valls lleva al frente del negocio 26 a?os, un peque?o local abierto en 1923. Junto a ella, otros dos empleados realizan las actividades. Desconocen cu¨¢l es el n¨²mero de clientes habituales que acuden cada d¨ªa a la farmacia. Nunca han utilizado fichas de clientes ni bases de datos para almacenar el historial de medicamentos comprados por cada paciente. La facturaci¨®n mensual se ha estancado en los 30.000 euros. Y en unos meses, podr¨ªa ser menor. Seg¨²n c¨¢lculos de la Federaci¨®n Empresarial de Farmac¨¦uticos Espa?oles (FEFE), la reducci¨®n en los precios de 5.000 f¨¢rmacos en marzo recortar¨¢ las ventas anuales en un 3%. O lo que es lo mismo, 45.000 euros menos de ingresos al a?o por farmacia. "El negocio de momento nos da para seguir", dice Raspall i Valls. "La ca¨ªda de precios en unos medicamentos se suele compensar con la entrada de otros m¨¢s caros, por lo que no me planteo hacer nada, seguiremos con nuestra l¨ªnea de siempre".

La informatizaci¨®n de la Farmacia Raspall i Valls se reduce a dos ordenadores. Con uno registran las ventas. Con el otro, en el almac¨¦n, realizan los cuatro pedidos diarios. S¨®lo ¨¦ste dispone de conexi¨®n a Internet, pero no por banda ancha, por lo que el env¨ªo y confirmaci¨®n de pedidos tarda en realizarse entre dos y tres minutos. Tampoco existe un control informatizado del inventario. "Realic¨¦ un recuento manual del stock en 1980, cuando empec¨¦, pero no lo he vuelto a hacer, no lo necesitamos, es un negocio muy familiar". El nombre y referencia de cada medicamento es anotado en una peque?a ficha de papel. ?stas se almacenan en decenas de cajones ordenados alfab¨¦ticamente. Es un enorme archivo f¨ªsico que comparte espacio en las estanter¨ªas junto a los medicamentos, productos de nutrici¨®n y parafarmacia.

El resto de procesos de gesti¨®n se realizan tambi¨¦n de forma manual. En un cuaderno anotan las fechas de caducidad de los f¨¢rmacos y comprueban la veracidad del registro dos veces al a?o. Para el control de pedidos, usan un curioso sistema: atar una peque?a cuerda y una etiqueta a la ¨²ltima caja de cada medicamento. Cuando el farmac¨¦utico llega a esa caja, sabe que es la ¨²ltima y procede a realizar el pedido. "Esta forma de trabajar funciona, no s¨¦ qu¨¦ tecnolog¨ªas podr¨ªa utilizar para automatizar el negocio y cu¨¢les ser¨ªan los beneficios, prefiero el trato personal con el cliente".

El desconocimiento del valor que aporta el uso de tecnolog¨ªa es precisamente la barrera para su adopci¨®n. Seg¨²n Red.es, el 60% de los empresarios de pymes reconoce no saber qu¨¦ podr¨ªa usar para mejorar la gesti¨®n de su negocio. En el lado opuesto, est¨¢n aquellos que han hecho de la tecnolog¨ªa su principal diferenciador.

La farmacia Ib¨¢?ez fue la segunda en Espa?a en automatizar la recepci¨®n, gesti¨®n y dispensaci¨®n de medicamentos usando un robot de farmacia. Fue hace tres a?os y la inversi¨®n ascendi¨® a 180.000 euros. "Con el robot hemos reducido costes y mejorado el servicio al cliente: el tiempo que antes pas¨¢bamos buscando un medicamento, ahora lo empleamos hablando con el paciente", afirma Jos¨¦ Ib¨¢?ez, titular de la farmacia. En ella trabajan 14 personas y su facturaci¨®n supera los 100.000 euros mensuales, el doble que la media en el sector.

En el robot, compuesto por decenas de estanter¨ªas de cristal y un brazo mec¨¢nico, almacenan 13.000 medicamentos que suponen el 80% de las ventas diarias. Al escribir el nombre del producto en uno de los ordenadores, ¨¦ste transmite al sistema la orden de buscarlo. Mientras el farmac¨¦utico sigue hablando con el cliente, el brazo mec¨¢nico identifica la estanter¨ªa donde se encuentra y lo aspira a trav¨¦s de un sistema de vac¨ªo. Una cinta transportadora lo deposita a medio metro del farmac¨¦utico. Todo ocurre en cuesti¨®n de segundos. "Antes tard¨¢bamos cinco minutos en atender a cada cliente, ahora lo hacemos en apenas uno. Ganas en rapidez, atenci¨®n y adem¨¢s reduces costes de personal".

La utilizaci¨®n de robots se ha extendido entre los fabricantes y distribuidores de medicamentos, pero menos del 1% de las farmacias han apostado por esta tecnolog¨ªa. Con ella se pueden reducir a cero los errores humanos en la dispensaci¨®n de medicamentos: "hemos pasado de tener entre 12 y 15 errores al a?o a no tener ninguno". Adem¨¢s, es posible automatizar el control de caducidades, programando el sistema para que retire los medicamentos cercanos a la fecha de caducidad. A finales de a?o, Jos¨¦ Ib¨¢?ez invertir¨¢ m¨¢s de 240.000 euros en renovar el robot. Con el nuevo modelo podr¨¢ automatizar todo el proceso. El brazo mec¨¢nico recoger¨¢ los medicamentos a la recepci¨®n del pedido, los escanear¨¢, medir¨¢ y colocar¨¢ directamente en las estanter¨ªas. Todo sin intervenci¨®n humana.

El grado de informatizaci¨®n no termina en el robot. Los empleados utilizan adem¨¢s un software que permite segmentar su base de datos de 2.500 clientes. Con el programa, desarrollado por Consoft, pueden identificar los clientes m¨¢s rentables, realizar campa?as de fidelizaci¨®n y dise?ar promociones y ofertas personalizadas.

El pr¨®ximo reto en el que ya trabaja Jos¨¦ Ib¨¢?ez es la puesta a punto de una p¨¢gina junto con otras farmacias interesadas. La utilizar¨¢n para ofrecer informaci¨®n y servicios en lugar de vender productos. Sobre la receta electr¨®nica, ni sombra de duda: "ser¨¢ muy sencillo, se integrar¨¢ directamente con el robot electr¨®nico". Y remata: "Sin la inversi¨®n tecnol¨®gica que hemos hecho, estar¨ªamos como 20 a?os atr¨¢s".