La oficina alegre

En el competitivo mundo empresarial de nuestros d¨ªas, el capital intelectual, constituido por el conocimiento y el compromiso del conjunto de personas que componen la organizaci¨®n, es un elemento clave para que las empresas consigan los mejores resultados. Las ideas son parte fundamental de este capital intelectual, pero con frecuencia los entornos de trabajo no fomentan la creatividad e inspiraci¨®n de las personas.

Contar con espacios de trabajo centrados en las personas puede convertirse en una poderosa herramienta estrat¨¦gica, tan importante como la tecnolog¨ªa, la mejora de los procesos y la selecci¨®n del talento. Un espacio de trabajo, dise?ado de forma ¨®ptima, aporta numerosas ventajas, ya que sirve de est¨ªmulo a la creatividad y para generar nuevas ideas.

Estimula la imaginaci¨®n y crea las condiciones adecuadas para trabajar m¨¢s eficazmente

Sin embargo, la optimizaci¨®n de los entornos de trabajo es una de las mayores carencias de las empresas. Para salvar este obst¨¢culo se ha creado inspiration office, una herramienta que dise?a espacios de trabajo pensados para obtener lo mejor de cada organizaci¨®n y de todas y cada una de las personas que la componen.

Para transformar un espacio de trabajo en una inspiration office, hay que modificar su dise?o y funcionamiento, gracias a lo cual se puede cambiar la manera de trabajar de las personas y las organizaciones. En una inspiration office se estimula la imaginaci¨®n, se conecta f¨¢cilmente a las personas con la informaci¨®n y se crean las condiciones adecuadas para trabajar m¨¢s eficazmente. Para conseguirlo, se utilizan seis principios de dise?o:

1. Aportar la privacidad necesaria; de esta forma, aumenta la interacci¨®n en el trabajo en equipo y se reducen las interrupciones.

2. Hacer evidente el proceso de trabajo; trasladando la informaci¨®n desde el plano horizontal al vertical.

3. Facilitar el acceso a la informaci¨®n; dise?ando espacios de trabajo que favorezcan las conexiones entre personas, tecnolog¨ªa y documentaci¨®n.

4. Estimular y atraer, transmitir la imagen; creando diferentes entornos, tonificantes o relajantes, seg¨²n las necesidades del usuario, y propiciando los cambios de actividad.

5. Dar soporte a diferentes estilos de trabajo; diferentes espacios para cada tipo de trabajo y para cada tipo de persona.

6. Gestionar estrat¨¦gicamente los activos; integrando la arquitectura, el equipamiento y la tecnolog¨ªa.

Los beneficios de crear una inspiration office son evidentes. M¨¢s all¨¢ de las mejoras en eficiencia, aporta unos equipamientos m¨¢s eficientes, una optimizaci¨®n de la superficie y mejoras en la productividad. Adem¨¢s, se produce una mejora integral de la eficacia, mediante una optimizaci¨®n de la comunicaci¨®n, el desarrollo y liberaci¨®n del talento, la aceleraci¨®n de la toma de decisiones y el fomento de la innovaci¨®n.

Todos estos conceptos fueron aplicados, por ejemplo, en el caso NCR, donde se dise?¨® un nuevo entorno de trabajo para sus 500 empleados que estimulara la creatividad y colaboraci¨®n, en su nuevo edificio de Dundee, Escocia. Los objetivos eran estimular la innovaci¨®n, acelerar el speed to market, atraer y retener los talentos m¨¢s brillantes del sector.

La t¨¦cnica empleada fue un proceso de co-dise?o, mediante la comprensi¨®n de estrategias, problemas y necesidades; definici¨®n de los objetivos del proyecto; establecimiento de m¨¦tricas e indicadores; estudio de actividades y modos de trabajo; mediciones antes de la intervenci¨®n; aplicaci¨®n del dise?o, y mediciones despu¨¦s de la intervenci¨®n.

Los resultados fueron espectaculares. Aparte de un 20% de ahorro en la superficie, hubo mejoras de un 40% en innovaci¨®n, de un 150% en la toma de decisiones, aumento de la comunicaci¨®n del 14%, mejora de un 14% en los procesos de trabajo y del 75% en la estimulaci¨®n del aprendizaje.

En Espa?a ya se est¨¢ aplicando est¨¢ metodolog¨ªa y compa?¨ªas como PeopleMatters, han optado por crear una inspiration office en sus nuevas oficinas.

Alejandro Poci?a es presidente de AF Steelcase.