Compre bien para superar la crisis

Sorprende c¨®mo las grandes organizaciones suelen desconocer el enorme potencial que representa la funci¨®n de compras para la generaci¨®n de valor y mejora de la cuenta de resultados, sobre todo en momentos de crisis, en los que el aumento de las ventas no est¨¢ garantizado. La funci¨®n de compras y aprovisionamiento garantiza el abastecimiento de materiales, equipos, productos y servicios que se necesitan para el funcionamiento de una compa?¨ªa. Pero, ?hemos de conformarnos con esto, con una mera percepci¨®n funcional? Comprar y aprovisionarse es una necesidad. Hacerlo de forma estrat¨¦gica y optimizada tambi¨¦n lo es, y en periodos de incertidumbre econ¨®mica, se vuelve una prioridad.

El departamento de compras acapara el 75% de los gastos de grandes empresas

Gestionar bien la adquisici¨®n de productos mejora la cuenta de resultados

En gran parte de las empresas el gasto destinado a compras representa hasta el 75% de los costes totales, lo que pone de manifiesto el enorme potencial de mejora que una buena gesti¨®n de la funci¨®n de compras supone para la rentabilidad de la empresa. El crecimiento de la competitividad en los mercados, la internacionalizaci¨®n de las compa?¨ªas y la focalizaci¨®n en lo que cada uno es especialista, obliga a profesionalizar los procesos de compras y aprovisionamiento para reducir costes, aumentar la eficiencia y ganar en innovaci¨®n.

No obstante, aunque en la mayor¨ªa de las grandes empresas las compras est¨¢n centralizadas en un departamento especializado, la realidad es que la coordinaci¨®n central se hace efectiva s¨®lo para una peque?a parte de los productos y servicios que se adquieren, siendo los usuarios del producto o servicio quienes, en casi un 70% de los casos, se encargan del proceso de la compra y el proceso de negociaci¨®n. Situaci¨®n disfuncional y poco ventajosa para la empresa. Del mismo modo, otra de las deficiencias habituales es que el personal del departamento de compras se dedica principalmente a funciones puramente administrativas y log¨ªsticas o de aprovisionamiento, destin¨¢ndose ¨²nicamente una m¨ªnima parte del tiempo al trabajo de an¨¢lisis, comparativa de ofertas y b¨²squeda de proveedores o la propia negociaci¨®n, a pesar de que ah¨ª es donde radica la generaci¨®n de valor.

Para conseguir un proceso optimizado y estrat¨¦gico de la funci¨®n de compras, las empresas deben empezar por la reorganizaci¨®n de tareas de acuerdo a competencias, conocimientos y especialidades de los colaboradores implicados en la organizaci¨®n, as¨ª como fomentar el trabajo en equipo entre los distintos departamentos. La creaci¨®n de comit¨¦s de compra resulta hoy de enorme utilidad para facilitar la puesta en marcha de las decisiones adoptadas. Por otra parte, el departamento de compras es el que debe centralizar las peticiones de cada ¨¢rea de la empresa y a partir de ah¨ª colaborar con los usuarios del producto o servicio objeto de la compra. Conjuntamente deben decidir los proveedores a los que recurrir¨¢n y establecer los objetivos y la estrategia de negociaci¨®n, si bien el comprador profesional debe protagonizar la negociaci¨®n final con el proveedor.

En muchas ocasiones, las empresas recurren a especialistas externos precisamente para dise?ar un plan director de mejoras e implantar una nueva metodolog¨ªa de trabajo, ya que es algo contrastado que, con una buena gesti¨®n de esta funci¨®n, una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos d¨ªgitos en relaci¨®n con el presupuesto asignado.

Junto a un nuevo escenario organizativo, otro elemento que puede ayudar a las organizaciones a mejorar sus compras es un uso eficiente de las nuevas tecnolog¨ªas, de las herramientas inform¨¢ticas aplicadas a los ¨¢mbitos del e-sourcing y el e-procurement. Los beneficios que pueden reportar son numerosos: adem¨¢s de mejorar el control y seguimiento simult¨¢neo de los m¨²ltiples procesos de compras, elevan su eficiencia, agilidad y transparencia, contribuyendo as¨ª a una toma de decisi¨®n mucho m¨¢s estrat¨¦gica.

En definitiva, los departamentos de compra desarrollan una funci¨®n b¨¢sica y estrat¨¦gica para la empresa. Su buena gesti¨®n beneficia al conjunto de la compa?¨ªa, traduci¨¦ndose en ahorros en la cuenta de resultados.

Por ello cada vez m¨¢s compa?¨ªas se dan cuenta de que la reorganizaci¨®n de estos procesos, adem¨¢s de ser una inversi¨®n de r¨¢pida rentabilidad, puede significar la diferencia entre alcanzar los resultados previstos o no. Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodolog¨ªa de compras puede ser una s¨®lida ventaja competitiva. En un mercado globalizado con cada vez mayor concurrencia de productos y servicios en apariencia similares, las empresas deber¨ªan mirar hacia dentro para tratar de diferenciarse de sus competidores. Empezar por revisar sus compras ser¨ªa un buen comienzo.

Jos¨¦ Valderrama es director general de Fullstep.