La dificultad de adaptarse a los cambios

RESULTA TAN DIF?CIL SER eficiente en el mundo virtual como en el f¨ªsico. Autor del libro Getting Things Done (Organ¨ªzate con eficacia), David Allen est¨¢ cada vez de moda. Invita a todos quienes tenemos demasiadas tareas dispersas a limpiar nuestras mesas de trabajo y a fragmentar nuestras actividades en tareas identificables. Para eso, recomienda tomar nota de todo lo que tenemos que hacer para conservar la capacidad de concentrarse en lo que estamos haciendo. Lo dem¨¢s es cuesti¨®n de gestionar listas de actividades pendientes.

Funciona, pero necesitamos saber que tipo de aplicaci¨®n nos permitir¨ªa aplicar el m¨¦todo cuando todo est¨¦ en Internet. Allen quisiera ayudarnos en cinco etapas:

"Para cualquier persona nacida despu¨¦s del 1985, entrar en el mundo del trabajo resulta un shock tecnol¨®gico", dice Business Week

Implementar todas las tareas que nos frenan puede ayudarnos a recobrar el "control de nuestra propia vida". La visi¨®n de conjunto surge si determinamos "qu¨¦ hacer y cu¨¢ndo"

-Interceptar; pillar las ideas al vuelo y guardarlas para procesarlas m¨¢s tarde.

-Interpretar lo que quieren decir y lo que implican.

-Integrarlas en el conjunto de actividades y en la estrategia global.

-Investigar y encontrar lo que hace falta para realizarlas. La aplicaci¨®n deber¨ªa, por ejemplo, encontrar los correos relacionados con un contrato cuya firma es ma?ana.

-Mejorarlas.

Varios programas pueden ayudar en este sentido (Things, para Mac y One Note para PC, por ejemplo), pero ganar¨ªamos mucho tiempo si tuvi¨¦ramos uno solo que integre tales funcionalidades; pero la visi¨®n de conjunto ayuda. "Acert¨¦ con el libro", dijo Allen, "cuando dije que necesit¨¢bamos a la vez control y perspectiva". Implementar todas las tareas que nos frenan puede ayudarnos a recobrar el "control de nuestra propia vida" y la visi¨®n de conjunto surge si podemos determinar "qu¨¦ debe hacerse y cu¨¢ndo".

Matthew Glotzbach, responsable de los productos para empresas de Google, muestra "diez cosas que puedo hacer en las nubes hoy y que no pod¨ªa hace un a?o". Se trata fundamentalmente del uso de Google Apps, desde el gmail pr¨¢cticamente sin limite de espacio, hasta las v¨ªdeos de trabajo, pasando por el manejo seguro de aplicaciones en l¨ªnea gracias al nuevo navegador Chrome.

La m¨¢s obvia es la posibilidad de hacer todo (incluyendo el uso de Google Apps) en la calle. La m¨¢s sorprendente resulta ser la traducci¨®n simult¨¢nea (por aplicaciones) del chat de Google. Le permite intercambiar tanto con indios como con espa?oles. Desgraciadamente dista de ser perfecto todav¨ªa.

Lo importante para Google es que 3.000 negocios nuevos se inscriben cada d¨ªa. Hace un a?o apenas un 11% de la gente que escribe documentos de texto lo hac¨ªa en Google Docs. Llegan hoy al 20%. "La computaci¨®n en las nubes ya no es una cuesti¨®n de si o no, es una cuesti¨®n de cu¨¢ndo, y el cu¨¢ndo es ahora", dice Glotzbach.

Responsable de tecnolog¨ªa para General Electrics, Sukh Grewal asegura que su empresa no tarda en aplicar algunas de las tendencias m¨¢s nuevas. Las redes sociales por ejemplo. Permite que los empleados crean comunidades personales o de trabajo. El proceso es s¨²per sencillo y no hay l¨ªmites de espacio. "Nos toca limpiar y resolver los problemas de seguridad", dice. Su blog SupportCentral tiene 25 millones de visitas por d¨ªa.

No todas las grandes empresas est¨¢n tan avanzadas. La revista BusinessWeek cuenta la historia de Wendy Wilkes, empleada de Unilever, que se desesper¨® por la lentitud de su empresa ante las nuevas tecnolog¨ªas. "Para cualquier persona nacida despu¨¦s del 1985, entrar en el mundo del trabajo resulta un shock tecnol¨®gico", escribe la revista. Se ven obligados a usar herramientas de anta?o en lugar de MySpace, Facebook, Twitter o Skype.

Pero los j¨®venes no hacen caso. En Unilever, la mitad de las aplicaciones usadas provienen de fuera del sistema. Es lo Forrester llama "populismo tecnol¨®gico". Wendy Wilkes mand¨® un correo a su jefe, quien le termin¨® atribuyendo un puesto nuevo: buscar aplicaciones (gratuitas, preferentemente) que se podr¨ªa aplicar en la empresa. Parece un final feliz digno de Hollywood, pero ilustra la presi¨®n de los j¨®venes y las nuevas empresas por integrar en el mundo laboral las herramientas que ya tienen en casa.