H¨¢bitos para ganar tiempo al tiempo

De casa al trabajo y del trabajo a casa. La sensaci¨®n de que la jornada laboral absorbe la mayor parte del tiempo no es infundada. Si a esto se le suma que los espa?oles trabajan 232 horas al a?o m¨¢s que los europeos pero producen la mitad, seg¨²n un estudio del Gobierno Vasco publicado en 2010, las cifras no cuadran. A nadie se le escapa que existe una necesidad real de racionalizar los horarios laborales con el objetivo de incrementar la calidad de vida, algo para lo que este informe propone adaptar los usos horarios al resto de los pa¨ªses europeos. La ecuaci¨®n de 'mayor productividad + jornada laboral + tiempo libre' no tiene una inc¨®gnita f¨¢cil de resolver, sin embargo existen medidas y m¨¦todos que ayudan a organizarse mejor y conseguir optimizar el tiempo, ese bien preciado tan escaso.

Retrasar una hora el reloj, es decir, regirse por el meridiano de Greenwich es una de las reivindicaciones hist¨®ricas de la Asociaci¨®n para la Racionalizaci¨®n de los Horarios Espa?oles (ARHOE) para conseguir unos horarios ¡°m¨¢s humanos, europeos, racionales que llevan asociados una mayor productividad¡±, asegura Ignacio Buqueras, presidente de la organizaci¨®n. ¡°Estamos perdiendo el tiempo y malgastando energ¨ªa. Sufrimos lo que se llama la cultura del presentismo, hasta que no se va el jefe no abandonamos nuestro puesto de trabajo aunque no estemos trabajando. Y esta no es la soluci¨®n. Hay que buscar la eficiencia para alcanzar la excelencia¡±, a?ade Buqueras.

Otros de los males que aquejan a los ciudadanos por esta mala organizaci¨®n horaria, seg¨²n Buqueras, son una mayor siniestralidad, m¨¢s estr¨¦s y un mayor fracaso escolar, una idea que tambi¨¦n se promueve desde un estudio del IESE. Desde la asociaci¨®n se reivindica que se promueva desde las empresas y las administraciones p¨²blicas una mayor flexibilidad en el horario laboral para la entrada y salida de los trabajadores, evitar reuniones sin una hora de finalizaci¨®n establecida y almuerzos que no se alarguen en el tiempo ¨C ¡°Entre 30 y 45 minutos son los correctos para tener una dieta mediterr¨¢nea sana¡±, se?ala Buqueras ¨C y evitar el par¨®n para el desayuno que alarga la jornada laboral. Una pol¨ªtica de luces apagadas a partir de las seis de la tarde en las administraciones p¨²blicas es otra de las medidas que supondr¨ªa, adem¨¢s, un ahorro econ¨®mico, seg¨²n el m¨¢ximo responsable de ARHOE.

Adem¨¢s de las pol¨ªticas hacia una mejor adecuaci¨®n de los horarios, la organizaci¨®n y productividad del propio trabajador tambi¨¦n es un elemento importante para sacarle m¨¢s partido al tiempo. ¡°La sensaci¨®n de la mayor¨ªa de la gente es que trabajas todo el d¨ªa y sientes que no avanzas en nada¡±, asegura Jeroen Sangers, consultor en productividad personal y autor del blog El Canasto. Sangers, de origen holand¨¦s, empez¨® a impartir cursos sobre productividad a empresas y administraciones p¨²blicas en Espa?a en 2011 por ¡°necesidad propia¡±. Como trabajador siempre ten¨ªa muchos proyectos entre sus manos y se dedicaba b¨¢sicamente a apagar fuegos. Esto le hac¨ªa sentir que no ten¨ªa tiempo para todo. ¡°Me dediqu¨¦ a esto porque soy peor que mis alumnos¡±, comenta divertido.

Tener la sensaci¨®n de control sobre tu vida es uno de los elementos b¨¢sicos que destaca Sangers para ser m¨¢s productivo. Su m¨¦todo, basado en el movimiento y el libro Getting Things Done (Organ¨ªzate con eficacia, en espa?ol), de David Allen, ense?a a c¨®mo priorizar y organizar las tareas. ¡°El h¨¢bito m¨¢s importante es crear h¨¢bitos¡±, se?ala Sangers. El consultor asegura que no resulta f¨¢cil en un principio, porque supone cambiar todos los malos h¨¢bitos que se han adquirido, adem¨¢s de que el estado de ¨¢nimo va cambiando en cada etapa: ¡°Al principio te sientes liberado al hacer la lista de tareas que tienes pendientes. Cuando ves que son 150 tareas y siguen creciendo te puedes agobiar porque ves que tienes m¨¢s trabajo que horas disponibles¡±. Sin embargo, aclara Sangers, a largo plazo se ven los resultados.

Un software que mide la productividad

Cada d¨ªa son m¨¢s las herramientas tecnol¨®gicas que se al¨ªan para mejorar la productividad de empresas y las administraciones p¨²blicas. ¡°Solo se puede mejorar aquello que se puede medir¡±. Ese es el lema del software Workmeter que recopila, procesa y suministra datos objetivos de actividad, productividad y el uso de aplicaciones de las personas mientras trabajan con el ordenador, tel¨¦fonos m¨®viles y otros dispositivos tecnol¨®gicos.

El ayuntamiento del municipio de Gav¨¤ (Barcelona) implant¨® este sistema en 2012 dentro de su plan Gav¨¤21. Con la medici¨®n y monitorizaci¨®n de departamentos como gerencia, compras, servicios econ¨®micos, recursos humanos, servicio presupuestario y secretaria, entre otros, han conseguido un ahorro de entre 200.0000 y 250.000 euros de los 16 millones de euros presupuestados para personal, es decir, un 13% menos, seg¨²n calcula el propio Ayuntamiento.

Con este sistema, aseguran desde el consistorio, se deja atr¨¢s la planificaci¨®n ¡°por intuici¨®n o sensaciones¡± y s¨ª con datos objetivos. Con este sistema, explican, se puede saber si un empleado usa lo suficiente o no su ordenador para poder compartirlo con otro compa?ero o si se est¨¢ dedicando el tiempo adecuado a los proyectos prioritarios, adem¨¢s de ayudar a la autogesti¨®n del empleado, que tiene acceso directo a sus datos. ¡°Es como tener un reloj pero con m¨¢s datos ¨²tiles, porque de lo que se trata es de tratar a los empleados como adultos y no reducir o cortar el grifo de internet¡± para evitar que pierdan el tiempo con las redes sociales, puntualizan desde el Ayuntamiento.