Gastos de empresa bajo control

Las tarjetas black llevan hasta su extremo m¨¢s perverso una cuesti¨®n que siempre ha supuesto un dolor de cabeza para las empresas y sus trabajadores: la gesti¨®n y control de los gastos corporativos. "Se consideran corporativos aquellos gastos de viaje y representaci¨®n en los que incurren los directivos y empleados por raz¨®n de su trabajo. Y tambi¨¦n aquellos generados por invitaciones a terceros u otros compromisos de car¨¢cter social vinculados a la empresa", resume Jos¨¦ ?ngel L¨®pez Palomo, profesor de Compensaci¨®n y Beneficios de la Udima. Dietas, comidas o desplazamientos son algunos de los m¨¢s habituales.

Seg¨²n un estudio realizado en 2015 por Sodexo, el gasto medio de empresa por empleado en concepto de gastos de viaje y representaci¨®n asciende a 4.000 euros anuales. "Pero el 46% de los responsables no sabe exactamente a d¨®nde van a parar esos gastos", objeta Miriam Mart¨ªn, directora de Marketing y Comunicaci¨®n de Sodexo Beneficios e Incentivos. El mismo informe revela que una de cada cinco facturas son rechazadas por el departamento financiero por no ajustarse a la pol¨ªtica de la empresa, y que un 20% de las que s¨ª pasan ese corte tampoco cumplen dicha pol¨ªtica. "Los gastos son dif¨ªciles de controlar. Muchas veces porque las empresas no comunican o no se aseguran de que sus empleados conozcan bien cu¨¢l es la pol¨ªtica interna sobre la materia", indica Mart¨ªn.

En plena era de la digitalizaci¨®n, sorprende que en muchas compa?¨ªas siga siendo pr¨¢ctica habitual que los empleados adelanten de su propio bolsillo los gastos generados en su trabajo. El tiempo dedicado a rellenar las famosas "hojas de gastos" es una fuente de insatisfacci¨®n laboral para el 52% de ellos, seg¨²n Sodexo. "Tienen que poner el dinero, justificarlo y esperar a la posterior validaci¨®n y aprobaci¨®n de los gastos para que, finalmente, se les reembolse la cantidad adelantada. Adem¨¢s, este proceso es muchas veces manual y descentralizado, lo que incrementa la carga administrativa para empresa y empleado", comenta Mart¨ªn. Para tratar de aligerar estos farragosos tr¨¢mites, contin¨²a, el mercado evoluciona hacia "sistemas pre-trip [previos al viaje] que cubran todo el ciclo del gasto y ayuden a su control incluso desde antes de producirse".

Casi 900 euros en una comida celebrada en un famoso restaurante con varias estrellas Michelin. Es uno de los cientos de extractos que ha trascendido del caso de las tarjetas black. Ernesto Poveda, presidente de ICSA, cree, sin embargo, que la crisis acab¨® con los tiempos del despilfarro. "En general, las organizaciones han adoptado pol¨ªticas muy restrictivas y austeras. Partidas como los viajes se han reducido gracias a la utilizaci¨®n intensiva de las videoconferencias. Tambi¨¦n las comidas han reducido de manera significativa sus importes, y los regalos a clientes son ahora testimoniales".

L¨®pez Palomo se?ala que cuanto mejor delimitada est¨¢ la pol¨ªtica de gastos de la compa?¨ªa, menor margen de maniobra hay para la picaresca de empleados y directivos. "Hay cuestiones como el kilometraje o las comidas que pueden ser m¨¢s susceptibles de abusos, pero no es lo habitual. Adem¨¢s, muchas partidas como los gastos de locomoci¨®n, el alojamiento o los veh¨ªculos de alquiler ya vienen contratados por las propias empresas".

En cuanto a las compa?¨ªas, la introducci¨®n de figuras como el del responsable de cumplimiento normativo ¡ªcompliance¡ª apunta hacia una mayor transparencia en los gastos corporativos. Para Ernesto Poveda, el incremento de los controles act¨²a como herramienta suficientemente disuasoria frente a eventuales desmanes. "Con el actual sistema contable y fiscal, lo normal es que nadie quiera meterse en l¨ªos. Quiz¨¢ de forma excepcional se produzcan irregularidades, pero en muchas ocasiones es m¨¢s por desconocimiento que por mala fe".

?scar Bastanchury, profesor del m¨¢ster en Auditor¨ªa Financiera y Riesgos del Instituto de Estudios Burs¨¢tiles (IEB), no tiene una visi¨®n tan optimista. "Las irregularidades se dan porque alguien las autoriza o no las identifica de manera eficaz en su labor de supervisi¨®n", recuerda. Este experto admite la existencia de "un rango de subjetividad en la consideraci¨®n de gastos corporativos que ha podido ocasionar cierto abuso en la justificaci¨®n y uso de los mismos".

Bastanchury apela a una mayor responsabilidad directiva. Y se pregunta: "?Hasta cu¨¢ndo la falsa sensaci¨®n de impunidad va a motivar en los administradores de las compa?¨ªas la aplicaci¨®n de ciertos procedimientos que incumplen con la legalidad?". Como posible soluci¨®n, a?ade, "el rechazo social que provocan estas pr¨¢cticas, la erosi¨®n para la marca corporativa que conllevan y un mensaje claro de combatirlas mediante sanciones ejemplarizantes deber¨ªan bastar para erradicar este tipo de conductas tan nocivas para la credibilidad empresarial".