No dejes que el?¡®stock¡¯?lastre tu negocio

Llevar un correcto control de las existencias en una empresa es esencial para su buen funcionamiento. Saber qu¨¦ elementos forman parte de nuestro almac¨¦n, conocer cu¨¢l es el nivel de reservas del que disponemos o si faltan materias primas para la fabricaci¨®n son cuestiones que no debemos dejar sin supervisar. Veamos c¨®mo se puede llevar a cabo ese control y, posteriormente, la mejor manera de gestionar nuestras existencias.

Conocer el almac¨¦n y sus existencias

Es esencial comprender la importancia que tiene cada mercanc¨ªa, as¨ª como qu¨¦ lugar deben de ocupar en el almac¨¦n. Primero es imprescindible tener muy bien controladas las materias primas necesarias. Si carecemos de alguna de ellas, no podremos fabricar o trabajar.

Tiene que haber sitio suficiente para el producto ya listo para su venta y cuidar que se vaya distribuyendo por orden cronol¨®gico de producci¨®n para que no se nos quede mercanc¨ªa obsoleta.

Tampoco podemos olvidarnos de los materiales necesarios para el embalaje o envasado, imprescindibles para su transporte y distribuci¨®n. Debe contarse con el espacio que ocupan.

Controlar la mercanc¨ªa que se ha quedado obsoleta, que ya no podamos vender o reutilizar, ¡°aplicando los diferentes controles de calidad y plazos de caducidad de los productos permite reducir los gastos de almacenaje asociados¡±, explica Carles Ransanz, vicepresidente de Ventas de Sage Iberia. Incluso es conveniente deshacerse de ello, ya que gastan espacio y por lo tanto generan costes.

Clasificar la mercanc¨ªa

No hay un ¨²nico m¨¦todo y cada empresa se adaptar¨¢ mejor a uno u otro, pero es imprescindible que la clasificaci¨®n se haga.

Puede ser por orden de relevancia en el almac¨¦n. El llamado m¨¦todo ABC reconoce con una A las existencias esenciales y normalmente menos abundantes. Las clasificadas como B, con un valor medio, pero que es importante tener controladas, y las C, que tienen menos valor pero son m¨¢s numerosas.

Tambi¨¦n puedes organizar seg¨²n el beneficio que aporten. En el punto de mira tendr¨¢s los productos que te den m¨¢s rentabilidad, de manera que sea prioritaria su correcta gesti¨®n tanto en el almac¨¦n como a lo largo de toda la cadena de suministro.

Adem¨¢s, desde Deusto Formaci¨®n recomiendan que los materiales est¨¦n codificados y que ese c¨®digo conste en un ordenador central. ¡°Mediante la codificaci¨®n podemos conocer de manera r¨¢pida el nombre del producto, el material del que est¨¢ hecho, su peso, la referencia¡­. Esta clasificaci¨®n es muy importante ya que adem¨¢s de tener los materiales ordenados juntos por tipos en almac¨¦n tendremos tambi¨¦n una idea clara y precisa de todo aquello que forma parte del mismo¡±.

Dispositivos y herramientas de control

A veces no es f¨¢cil llevar un registro exhaustivo de la informaci¨®n ya que en ocasiones, por ejemplo, la venta de un solo producto puede implicar que son varios los art¨ªculos que salen del almac¨¦n o que esa referencia va a dejar de existir.

Para que todo quede correctamente registrado y se pueda llevar a cabo un buen control del almac¨¦n ¡°es fundamental disponer de un software intuitivo y f¨¢cilmente adaptable a las necesidades de la empresa¡±, recomienda el vicepresidente de ventas de Sage Iberia, ¡°algo especialmente relevante en el caso del sector log¨ªstico, del transporte y la distribuci¨®n. Se trata de automatizar lo m¨¢ximo posible la gesti¨®n de existencias¡±.

Mediante la identificaci¨®n por radio frecuencia podemos localizar todos los art¨ªculos que forman parte de nuestra cadena de suministro de manera r¨¢pida y eficaz: desde las materias primas que est¨¢n por llegar a lo que tenemos almacenado o est¨¢ viajando hacia el cliente final. ¡°Gracias a este sistema, disminuyen de manera muy importante las p¨¦rdidas de productos, ya que controlamos toda la fase de producci¨®n desde el ordenador situado en nuestra empresa¡±, resumen los expertos de Deusto.

Organizaci¨®n y planificaci¨®n

Una vez bien controlado lo que tienes, llega el momento de mejorar la gesti¨®n. De qu¨¦ almacenar, cu¨¢nto y cu¨¢ndo depende la buena marcha de muchos negocios. Un stock equilibrado, con una buena relaci¨®n entre las entradas y las salidas, es decir, las compras y las ventas, mejorar¨¢ la rentabilidad de tu empresa y te permitir¨¢ reducir costes. Como dice Ransanz, ¡°una correcta gesti¨®n de los flujos de almac¨¦n permite dar salida a los pedidos de una forma r¨¢pida y eficiente, sin sufrir roturas de stocks y dando un mayor y mejor servicio a los clientes con el menor coste posible¡±.

Nivel ¨®ptimo. Aqu¨ª el reto es ni pasarse ni quedarse corto. Es decir, conocer cu¨¢l es el nivel ¨®ptimo de existencias, ya que corremos el riesgo de quedarnos con una gran cantidad de mercanc¨ªas en nuestro almac¨¦n, que no tendr¨¢n salida inmediata, con los costes que acarrea que est¨¦ inmovilizada. Lo contrario ser¨ªa encontrarnos con una rotura de stock si el nivel de existencias es demasiado bajo. Esta situaci¨®n afectar¨ªa a las ventas al consumidor o a los retrasos en las entregas, con el riesgo de p¨¦rdida de contratos y de clientes.

C¨¢lculo. Lo recomendable es hacer una revisi¨®n de las ventas mensual para calcular el promedio de existencias del que ser¨ªa aconsejable disponer. A esa cifra no hay que a?adir m¨¢s de un 10% o 15% con car¨¢cter general. No obstante, en determinadas ¨¦pocas del a?o como navidades, rebajas o campa?as de promoci¨®n, y en funci¨®n del tipo de negocio que se regente, ese porcentaje se deber¨¢ incrementar.

Para ello tambi¨¦n tendr¨¢s que saber cu¨¢l es tus reservas m¨¢ximas. Con ello nos referimos a la cantidad tope de un producto que podemos tener almacenado. Si estamos en esos niveles sin que estuviera previamente previsto, significa que han bajado las ventas y hay que dar salida como sea a las referencias almacenadas.

Priorizar. Tambi¨¦n es clave, como mencion¨¢bamos en el momento de la clasificaci¨®n, saber qu¨¦ productos son lo que aportan el grueso de la rentabilidad para priorizarlos por encima del resto. Lo suyo es que la gesti¨®n de estas mercanc¨ªas est¨¦ lo m¨¢s automatizada posible: contabilizaci¨®n exacta, alarmas cuando se rebaje cierto nivel de stock o programaci¨®n de ¨®rdenes autom¨¢ticas para su reposici¨®n.

Aqu¨ª hay que tener previsto unas reservas de seguridad. As¨ª se llama a las existencias con las que siempre debemos contar para hacer frente a la media de los pedidos si, por ejemplo, tenemos un retraso en la llegada de las materias primeras ¡ªy no podemos producir¡ª o un pedido anterior m¨¢s abultado del previsto ha hecho rebajar las existencias de esos productos que nos aportan m¨¢s beneficio.

?Y si apenas almaceno? Nunca podr¨¢ haber una buena gesti¨®n de las existencias si nuestro sistema de producci¨®n no es el adecuado. Por eso merece la pena plantearse si a nuestra empresa le convendr¨ªa aplicar el sistema de fabricaci¨®n denominado just in time, que puede suponer para muchas pymes mejorar sensiblemente sus procesos y beneficios.

Consiste en fabricar o pedir los productos o materias primas que necesitamos a medida que se va teniendo demanda del mismo. De esta forma en el almac¨¦n guardamos la cantidad justa de producto y se sirve al cliente casi a la misma vez que este lo pide. Aqu¨ª el riesgo es que haya pedidos extraordinarios que no podamos asumir dadas las escasas existencias.