Las herramientas para aumentar la productividad en el teletrabajo

Las encuestas apuntan a que el teletrabajo tiene plena aceptaci¨®n entre aquellos que lo han probado. Nueve de cada 10 empleados desean tener la posibilidad de trabajar desde el hogar cuando llegue la normalidad porque, entre otras cosas, ahorran tiempo en el desplazamiento hasta su oficina, tienen una mayor flexibilidad horaria y, aseveran, son m¨¢s productivos, seg¨²n datos de 2020 de la consultora Robert Walters.

De hecho, el 72% culpa su falta de productividad a las interrupciones y al ruido que se generaba en la oficina en la que trabajaban, seg¨²n apunta la Encuesta sobre el mercado laboral 2020 de la empresa de trabajo temporal Walters People. Una postura que concuerda con los datos de la consultora tecnol¨®gica Capgemini, que estim¨® un aumento del 20% en el rendimiento laboral durante el confinamiento, momento en el que se impuls¨® esta nueva modalidad de trabajo.

Pero mantener estas cifras tras m¨¢s de un a?o de teletrabajo no resulta f¨¢cil. De hecho, algunos empresarios (siete de cada 10, seg¨²n Robert Walters) prefieren continuar con el modelo de trabajo tradicional ante el temor de que la rentabilidad de su plantilla decrezca. Para que esto no pase, los expertos aconsejan reforzar la comunicaci¨®n, apostar por la confianza y la independencia del empleado y desechar, si no son estrictamente necesarias, las nuevas herramientas digitales para controlar su trabajo en todo momento.

Una comunicaci¨®n fluida marca la diferencia

La piedra angular del teletrabajo es la comunicaci¨®n, que circula entre los trabajadores y sus responsables y la propia empresa. La que m¨¢s afecta a la productividad es la relaci¨®n que conecta a los jefes de equipo con sus subalternos, menos inmediata en esta modalidad de trabajo en remoto. Por eso, para que fluya, conviene disponer de varios canales, instalados tanto en el ordenador como en el m¨®vil. Los chats instant¨¢neos, los programas espec¨ªficos para videollamadas, el correo electr¨®nico y las llamadas por tel¨¦fono son los m¨¢s comunes.

Seg¨²n el tipo de mensaje, habr¨¢ canales m¨¢s efectivos y adecuados que otros. Lo ideal es pedir consejo a una consultora sobre los modelos de comunicaci¨®n en los que conviene invertir. De forma general, para informaciones formales o importantes, como la entrega de un proyecto, es preferible utilizar el correo electr¨®nico. Para debatir un problema siempre es mejor el tel¨¦fono o una videollamada (no m¨¢s de 15 minutos). Y para dudas o avisos menos urgentes es preferible utilizar un chat, bien directamente al destinatario o a uno grupal, donde est¨¦n los miembros del equipo.

Es importante saber separar estos canales de los que se usan en la vida privada para no cometer equivocaciones, como vulnerar por error el derecho a la desconexi¨®n digital o enviar un mensaje a un compa?ero, que iba dirigido a un amigo. Con el objetivo de evitar estas situaciones, cada vez m¨¢s comunes, conviene que la empresa facilite el equipamiento a los empleados. Para Alberto Chinchilla, profesor en escuelas de negocios y director de la consultora creativa be shared, es aconsejable que la empresa forme a sus trabajadores y a sus directivos en competencias comunicativas y digitales con el fin de utilizar eficazmente estas tecnolog¨ªas.

La comunicaci¨®n interna es ¨²til para mantener a la plantilla informada sobre lo que ocurre en la empresa: su situaci¨®n financiera, los proyectos que tiene en marcha o las nuevas incorporaciones de personal, entre otros aspectos. ¡°Si no hay una buena comunicaci¨®n interna, empiezan las inseguridades y la incertidumbre entre el personal y eso acarrea una bajada de productividad y de rendimiento¡±, dice este experto.

Las herramientas de control: ?son siempre necesarias?

La preocupaci¨®n del jefe por el rendimiento de su equipo no debe transformarse en un uso abusivo de la comunicaci¨®n que se materialice en, por ejemplo, el control contin¨²o a trav¨¦s de llamadas y de correos electr¨®nicos. Jos¨¦ Mar¨ªa Basc¨¢n, director de Recursos Humanos de Wolters Kluwer, una multinacional de soluciones y servicios de informaci¨®n, formaci¨®n y software para profesionales, deja claro que estar siempre encima de los empleados para saber qu¨¦ hacen en cada momento es contraproducente, ya que corren el riesgo de agobiarse, padecer ansiedad y reducir su nivel de eficacia.

Las empresas pueden utilizar, seg¨²n marca la ley, c¨¢maras, programas de vigilancia de pantallas y sistemas inform¨¢ticos de control horario. En muchas ocasiones, est¨¢n agrupados en plataformas digitales que miden el tiempo de trabajo de cada empleado, monitorizan (y graban en v¨ªdeo) el desempe?o frente al equipo y realizan c¨¢lculos para optimizar la producci¨®n: valoran las horas que ha consumido cada proyecto, las rutinas de sus trabajadores, etc¨¦tera.

Basc¨¢n destaca que los empresarios pueden contratar estos programas de vigilancia y utilizarlos, pero siempre con los derechos del trabajador por delante. Y hace referencia al art¨ªculo 20 del Estatuto de los Trabajadores y al 87 de la Ley Org¨¢nica de Protecci¨®n de Datos Personales y Garant¨ªa de los Derechos Digitales, donde se especifica que los empleados tienen derecho a la protecci¨®n de su intimidad y que las organizaciones solo accedan a esas herramientas para asegurarse de que cumplen con sus obligaciones laborales y para que no hagan un mal uso de los equipos.

¡°Es importante que se cumpla con los criterios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Es decir, si un miembro del equipo tiene un bajo rendimiento, ?ser¨ªa proporcional la instalaci¨®n de un spyware para ver qu¨¦ est¨¢ haciendo en el d¨ªa a d¨ªa en su ordenador? No ser¨ªa proporcional. Hay mil medidas que tomar antes de esa¡±, razona este experto. ¡°Como l¨ªder, habr¨ªa que reunirse con la persona y revisar sus objetivos. A lo mejor el problema es de los responsables y no del empleado¡±, a?ade.

Hablar y preocuparse por los trabajadores es, propone Basc¨¢n, la herramienta que debe usar un responsable para entender el origen de muchos de los problemas laborales de su empresa, incluso para evitar que lleguen a producirse. ¡°Dialogar frecuentemente [m¨ªnimo una vez por semana] con ellos genera lazos de confianza, seguridad y, al final, el equipo trabajar¨¢ m¨¢s unido y m¨¢s eficazmente¡±, matiza este especialista.

Horarios definidos, sobrecargas y un sistema h¨ªbrido

Domenec Gilabert, director ejecutivo de la consultora de recursos humanos PageGroup, afirma que el teletrabajo rentable est¨¢ basado tambi¨¦n en crear un proyecto, dar una mayor autonom¨ªa al trabajador para desarrollarlo y establecer un calendario de entregas. Para ser m¨¢s eficiente, contin¨²a este experto, es necesario que el jefe ejecute unas pautas:

¡ñ Fijar un horario base. La flexibilidad es una de las cualidades m¨¢s valoradas del teletrabajo, ya que permite que cada empleado aproveche su tiempo y rinda mejor. No obstante, es importante buscar un acuerdo con el equipo para fijar unas horas durante la jornada en las que todos est¨¦n disponibles.

¡ñ No sobrecargar al trabajador. Es esencial que el l¨ªder conozca el tiempo que le llevar¨¢ a cada empleado una tarea o una entrega determinada, tanto para saber si se puede encargar de otro proyecto como para liberarle de cometidos si se siente agobiado.

¡ñ Conocer las dificultades del equipo. Es aconsejable realizar cada d¨ªa una peque?a reuni¨®n a primera hora de la jornada laboral para saber c¨®mo va cada miembro del equipo con las tareas y las dudas que se les plantean. Tambi¨¦n es una buena ocasi¨®n para conocer si alguien se va a ausentar en alg¨²n momento del d¨ªa, bien por motivos personales o por el propio trabajo.

¡ñ Plantearse un sistema h¨ªbrido. Un estudio elaborado por la C¨¢mara de Comercio de Espa?a, Los espa?oles quieren teletrabajar. Encuesta y an¨¢lisis sobre el teletrabajo en Espa?a, hace hincapi¨¦ en que los empleados est¨¢n exigiendo ¡°un esquema flexible que conjugue el trabajo presencial y en remoto¡±. Una afirmaci¨®n sostenida por el dato de que el 84% de los espa?oles apuesta por teletrabajar entre dos y tres d¨ªas a la semana. Esta tambi¨¦n puede ser una soluci¨®n para mejorar la productividad de un negocio tras la vuelta a la normalidad.