Las soluciones digitales que necesita mi negocio

Todos los negocios tienen la oportunidad de gestionar la relaci¨®n con sus clientes o de promocionar sus productos de forma sencilla gracias a las soluciones digitales. Estas herramientas permiten mejorar los procesos internos y ya son imprescindibles para el funcionamiento de cualquier compa?¨ªa. Hasta 2021, las peque?as y medianas empresas (pymes) se acercaron de forma t¨ªmida a esta transformaci¨®n, pero el cambio, seg¨²n los expertos, se ha acelerado. Cuenta Yoann Artus, gerente para Espa?a de PayFit, firma que presta servicios de asesor¨ªa laboral, que el 77% de las pymes espa?olas ha incorporado ya alguna herramienta para digitalizar su negocio, de acuerdo a los datos de un estudio elaborado por su empresa este 2022.

Para acelerar su desarrollo digital, las pymes tienen disponible el Programa Kit Digital, una iniciativa del Plan de Recuperaci¨®n, Transformaci¨®n y Resiliencia (PRTR), dotado con m¨¢s de 3.000 millones de euros del fondo europeo Next Generation EU cuyo fin es impulsar el acceso a soluciones digitales en las empresas de menos de 50 empleados.

Si una pyme se est¨¢ planteando iniciar su proceso de digitalizaci¨®n, existen varias herramientas b¨¢sicas. Aunque el abanico es amplio, Artus recomienda empezar por el apartado digital menos desarrollado de la empresa. Para identificarlo, la web Acelera Pyme, que gestiona las ayudas del Kit Digital, ofrece un test de autodiagn¨®stico al empresario, con el que conocer¨¢ su margen de mejora. No obstante, hay soluciones esenciales con las que toda compa?¨ªa debe contar. Repasamos algunas:

Presencia en internet

Una empresa que no est¨¢ en internet, no existe. Siguiendo esta m¨¢xima, el primer consejo de los expertos es tener una p¨¢gina web como requisito indispensable. Jos¨¦ Luis Gugel, socio fundador de The Key Talent, una consultor¨ªa que ofrece soluciones digitales a pymes y que act¨²a como proveedora del Kit Digital, explica que la estrategia de estar en contacto con los clientes por distintas v¨ªas, conocida como omnicanalidad, es algo b¨¢sico para las empresas. Artus coincide: ¡°Vemos una tendencia en que las primeras ¨¢reas de negocio que se digitalizan son marketing y ventas, y en esa estrategia, lo primero para una pyme es tener p¨¢gina web¡±.

En el mercado hay muchos programas que ofrecen plantillas para desarrollar sitios web. Los m¨¢s extendidos y sencillos de utilizar son Wix.com y WordPress. Tienen paquetes gratuitos para arrancar o suscripciones desde unos cinco euros mensuales que incorporan funcionalidades m¨¢s complejas. Tambi¨¦n es necesario contar con un servicio de hosting (alojamiento web, en castellano) para mantener en funcionamiento la p¨¢gina. Entre los m¨¢s usados se encuentran Hostinger, DreamHost o Bluehost, que cuestan a partir de tres euros al mes.

Gesti¨®n de los clientes

El siguiente paso, asegura Artus, es tener un software de gesti¨®n de las relaciones con clientes, denominado customer relationship management (CRM, por sus siglas en ingl¨¦s). B¨¢sicamente, resume este experto, es una base de datos con los clientes. Esta herramienta funciona como administrador de la lista de contactos de una empresa y sirve para centralizar toda la informaci¨®n. Entre sus funciones, permite gestionar la comunicaci¨®n con los suscriptores v¨ªa correo electr¨®nico a trav¨¦s de una newsletter, lanzar promociones de sus productos o administrar todas las tareas del equipo de ventas.

Salesforce y HubSpot son los CRM orientados a pymes m¨¢s utilizados. Cuentan con una versi¨®n gratuita de un mes y, cumplido ese periodo, tienen un precio mensual. ¡°Suelen ser costes bajos, una cuota de unos 20 euros al mes¡±, detalla Gugel. Artus, por su parte, apunta otras herramientas de CRM cuyas funcionalidades son m¨¢s concretas, como el software de planificaci¨®n de recursos, conocido como enterprise resource planning (ERP, por sus siglas en ingl¨¦s), ¡°un sistema de gesti¨®n interna en el que se visualizan las existencias y se pueden hacer los pedidos; en definitiva, la gesti¨®n total de una empresa¡±, explica este experto. Recomienda, adem¨¢s, un producto que ofrece estas posibilidades, Holded, que destaca por su ¡°posici¨®n de liderazgo en el mercado¡±.

Redes sociales: con qu¨¦ herramientas organizarlas

La importancia del CRM tiene que ver con otra de las herramientas clave en la digitalizaci¨®n: las redes sociales. Aplicaciones como Facebook, Instagram, Twitter y Pinterest incorporan soluciones para poder lanzar campa?as de publicidad con las que captar a potenciales clientes. Los CRM, apunta Gugel, pueden usarse al mismo tiempo para redirigir a estos consumidores a la p¨¢gina web de la empresa con el objetivo de fidelizar al mayor n¨²mero posible.

Para muchas pymes, tener que gestionar continuamente sus perfiles en las redes sociales resulta una labor tediosa. Los expertos han detectado que el mantenimiento de una actividad continuada y regular es el punto d¨¦bil de la estrategia a pesar de que disminuir la presencia en estas plataformas puede suponer la p¨¦rdida de clientes. Existen, sin embargo, herramientas para programar las publicaciones y optimizar el tiempo que se emplea en ello. Hootsuite, TweetDeck y Meta Business Suite son algunas, todas gratuitas e intuitivas en su uso, al alcance de cualquier usuario.

Procesos internos desde la nube

Los expertos recomiendan a las pymes integrar servicios en la nube, un sistema que proporciona alojamiento virtual para datos, en vez de guardarlos f¨ªsicamente en servidores propios. Gugel destaca que desde hace cinco a?os la migraci¨®n hacia este servicio ha sido la gran inversi¨®n de muchas empresas.

El coste de esta prestaci¨®n var¨ªa en funci¨®n del volumen de datos que maneja cada compa?¨ªa pero puede alcanzar varios miles de euros al a?o. La ventaja, seg¨²n este experto, es que se trata de una inversi¨®n que facilita muchos procesos internos. En tiempos de teletrabajo se trata de una herramienta fundamental, ya que permite m¨²ltiples posibilidades para gestionar la labor en remoto, como compartir documentos de trabajo y controlar la actividad de los empleados. Microsoft y Google cuentan con OneDrive y Drive, respectivamente, que permiten digitalizar la ofim¨¢tica y la comunicaci¨®n instant¨¢nea con los equipos.

Artus recomienda dos herramientas que funcionan en la nube y que facilitan procesos financieros dentro de la empresa. Una es Cobee, que destaca por su utilidad para el control financiero. Permite conocer en todo momento y de manera detallada el estado de las cuentas de la empresa. La otra es Payflow, una soluci¨®n digital que se usa tambi¨¦n para elaborar informes sobre las finanzas. ¡°Permite que los empleados puedan, por ejemplo, recibir su sueldo a mitad de mes¡±, explica Artus. Ambas cuentan con una prueba gratuita para empresas y, una vez finalizada, se estipula un precio en funci¨®n de los requerimientos de cada compa?¨ªa.