C¨®mo evitar que las reuniones sean una p¨¦rdida de tiempo

?Qu¨¦ porcentaje de las reuniones a las que asistes son una p¨¦rdida de tiempo? Cuando hago esta pregunta en los talleres de trabajo suelo escuchar que el 50 por cierto de las reuniones ser¨ªan perfectamente evitables (es una media. Por supuesto, no todas las compa?¨ªas son iguales). Sin embargo, cuando se trata de una multinacional o de una gran empresa, la cifra que han llegado a decir se eleva al 80 por ciento. No est¨¢ mal como ejemplo de improductividad... Piensa por un momento la cantidad de cosas que podr¨ªamos hacer si no tuvi¨¦ramos el s¨ªndrome de la ¡°reunionitis¡± tan acusado en tantas empresas o en tantos jefes. Pues bien, a continuaci¨®n vamos a proponer unos pasos muy sencillos, que no siempre se llevan a cabo y que si se hicieran, ser¨ªamos mucho m¨¢s eficaces, m¨¢s productivos, llegar¨ªamos antes a nuestras casas y podr¨ªamos dedicarnos a cosas m¨¢s interesantes como ser felices.

1. ?El objetivo est¨¢ claro? Cuando lances la convocatoria, aseg¨²rate que los asistentes saben a qu¨¦ van y cu¨¢l es el orden del d¨ªa o los puntos de los que se va a tratar. No es la primera vez que escucho por los pasillos: ¡°voy a una reuni¨®n y no s¨¦ para qu¨¦¡±. Antes de comenzar, recuerda el objetivo o mejor a¨²n, pregunta a los asistentes para que ellos te lo digan con sus propias palabras. Si no son claros, ya sabes¡­ La responsabilidad es de quien convoca.
2. Env¨ªa la informaci¨®n previa antes de un modo abreviado. Otra man¨ªa que se extiende en las empresas: adjuntar archivos de p¨¢ginas y p¨¢ginas, que nadie lee. El que lo manda se siente tranquilo y el que lo recibe tiene muchas justificaciones para no leerlo. Por ello, una vez m¨¢s, si los participantes han de preparar algo, env¨ªalo de manera muy resumida.
3. Convoca solo a los asistentes necesarios. Otro error extendido: reuniones de muchas personas en formato conferencia. ?No hay m¨¦todos m¨¢s eficaces para que las personas accedan a la informaci¨®n? En este punto, hay otra clave. Los convocados han de tener la capacidad de tomar decisiones. Si no, ya sabemos¡­ las cosas se dilatan y volvemos a caer en la p¨¦rdida de tiempo.
4. Reuniones lo m¨¢s breves posible. Hay muchos tipos de reuniones desde informativas a generaci¨®n de ideas. La duraci¨®n de la misma depender¨¢ del objetivo, pero, cuidado, una vez m¨¢s tenemos el riesgo de caer en las ¡°reuniones chicles¡± que se estiran en el tiempo. Al cabo de 45 minutos nuestra atenci¨®n decae. Por ello, una pr¨¢ctica interesante al comenzar es definir el tiempo de finalizaci¨®n. En algunas empresas, incluso, cuando son reuniones informativas o de toma de decisiones r¨¢pidas se han llegado a hacer de pie. Es el mejor m¨¦todo para acabar antes.
5. Definir roles dentro de una reuni¨®n. Hay tres roles b¨¢sicos: el l¨ªder, que ha de dirigir la reuni¨®n y garantizar que las conversaciones no se van por otros derroteros; el vigilante del tiempo, que controla el reloj en todo momento; y quien hace el acta de la reuni¨®n. Dichos roles se han de definir antes de comenzar.
6. Decisiones claras y plan de acci¨®n: al finalizar la reuni¨®n cada asistente ha de saber qu¨¦ ha de hacer y cu¨¢ndo. Cualquier ambig¨¹edad aqu¨ª vuelve a ser un fracaso. Para ello, quien ha tomado acta deber¨ªa leer las decisiones a adoptar y verificar que las personas se comprometen. Por supuesto, luego se ha de enviar. Y si se puede hacer en el mismo momento, mejor. Tiempo que ganamos.
7. Seguimiento de los planes de acci¨®n: a veces parece que existe una creencia colectiva de que si se escriben los compromisos se cumplen por ¡°arte de magia¡±. Y todos sabemos que no es as¨ª. El seguimiento de los planes de acci¨®n suele ser un ¨¢rea de mejora bastante extendida. Por ello, no est¨¢ de m¨¢s que se dediquen unos minutos a revisar c¨®mo se va a hacer el seguimiento de lo acordado.

F¨®rmula:

En la medida que gestionemos las reuniones de un modo adecuado, ganaremos en productividad, tranquilidad y tendremos m¨¢s tiempo para cosas m¨¢s importantes.

Recetas:

1. Antes de una reuni¨®n, deja claro los objetivos, facilita la informaci¨®n previa de modo resumido y convoca a quien realmente deba estar.
2. Durante la reuni¨®n, define los roles y utiliza el menos tiempo posible.
3. Al finalizar, revisa los planes de acci¨®n y compromisos; y por supuesto, no olvides hacer un seguimiento de lo acordado.