El lugar donde guardar un pedazo de la vida digital para el futuro
Al igual que en papel, no todos los documentos digitales se deben conservar. Los formatos abiertos garantizan el acceso a archivos a largo plazo.
Documentos oficiales, obras de arte, investigaciones cient¨ªficas, pel¨ªculas, informes empresariales, sentencias judiciales¡ Una ingente cantidad de archivos digitales se publica cada d¨ªa en el mundo y conforma una monta?a documental de lo que somos, lo que debatimos, de lo que informamos, de nuestras ideas e imaginario en comunidad. Tambi¨¦n de la historia, presente y futura. ¡°La continuidad del patrimonio digital es absolutamente crucial¡±, se?alan las directrices de la Unesco para la preservaci¨®n del patrimonio digital. ¡°El enorme tesoro de informaci¨®n digital producida hoy d¨ªa podr¨ªa perderse si no se elaboran t¨¦cnicas y pol¨ªticas espec¨ªficas para su conservaci¨®n¡±, a?ade.?
Pero no todo se puede guardar. Igual que en la oficina o en casa, la primera tarea es decidir qu¨¦ merece la pena y qu¨¦ se desecha. ¡°No es factible guardar de forma indefinida todo lo producido digitalmente ni es recomendable, al igual que lo producido en papel¡±, dice Jes¨²s Robledano, responsable del m¨¢ster en Bibliotecas, Archivos y Continuidad Digital de la Universidad Carlos III.
El tiempo que se guarde depender¨¢ del tipo de documento. ¡°Cada producto digital tiene una vida ¨²til determinada, a veces muy ef¨ªmera (como los mensajes de Whatsapp), en otros casos de unos pocos a?os (como la contabilidad digital) y en otros de preservaci¨®n a largo plazo (como el cine digital o documentaci¨®n de la administraci¨®n p¨²blica)¡±, se?ala Miquel T¨¦rmens, del departamento de Biblioteconom¨ªa, Documentaci¨®n y Comunicaci¨®n Audiovisual de la Universitat de Barcelona. Es labor de cada instituci¨®n o empresa el determinar qu¨¦ documentos tienen valor a corto plazo (por ejemplo, las facturas o un email) o cu¨¢les m¨¢s tiempo (una obra de arte o un t¨ªtulo de propiedad). A veces, es la legislaci¨®n la que marca esos criterios, explica T¨¦rmens.
En el ¨¢mbito cultural, ¡°lo que prima es el valor cultural para las generaciones actuales y futuras¡±, a?ade Robledano. ¡°Legalmente, cualquier creaci¨®n considerada patrimonio cultural e intelectual debe ser preservada de manera indefinida, no hay mucho margen para la selecci¨®n¡±. En estos casos, la responsabilidad y la inversi¨®n la realizan instituciones p¨²blicas como bibliotecas, filmotecas o museos. Un ejemplo es la Biblioteca Nacional, que desarrolla desde un archivo de la web espa?ola con gran n¨²mero de sitios (incluidos blogs, foros, documentos...) hasta colecciones por tem¨¢ticas, por eventos importantes (elecciones o la abdicaci¨®n de Juan Carlos I) o con riesgo de desaparecer.
La capacidad de innovaci¨®n en lo digital marca una diferencia importante respecto al papel. En digital, las publicaciones evolucionan con el tiempo; otras, no cuentan con soporte anal¨®gico, son solo digitales. En estos casos, ¡°su contenido es especialmente vulnerable a las amenazas que pesan sobre los objetos digitales¡±, constata la Unesco.
La conservaci¨®n digital va de la mano de la seguridad, y relacionado con ello, el formato y sistema de archivo. Los medios para guardar son inestables y la tecnolog¨ªa cambia con rapidez: si caduca, se puede perder el acceso. ¡°La obsolescencia tecnol¨®gica no se puede evitar, porque forma parte del desarrollo de la inform¨¢tica¡± asegura T¨¦rmens. Lo que s¨ª se puede hacer es elegir bien los formatos y est¨¢ndares. As¨ª, para guardar a medio y largo plazo se debe apostar por formatos ¡°lo m¨¢s abiertos y comunes posibles¡±.
Respecto a la cuesti¨®n de d¨®nde guardar, una organizaci¨®n (empresa o instituci¨®n p¨²blica) puede decantarse por alguna de estas tres opciones: sistemas inform¨¢ticos propios, en la nube y la externalizaci¨®n (custodia por un tercero). Cualquiera de ellas entra?a riesgo de p¨¦rdida y por tanto hay que valorar las ventajas e inconvenientes.?
La decisi¨®n est¨¢ determinada en gran medida por los costes: es un servicio caro. No solo ser¨¢ necesaria una inversi¨®n inicial (sistema de gesti¨®n, formaci¨®n a la plantilla...) sino que tendr¨¢ adem¨¢s costes peri¨®dicos en funci¨®n del volumen de informaci¨®n que se guarde. ¡°Hay que afrontar estos costos como una necesidad y como una inversi¨®n¡±, opina Robledano. ¡°Es m¨¢s costoso a medio y largo plazo afrontar el problema de la p¨¦rdida de datos y documentos valiosos que hacer la inversi¨®n en preservaci¨®n digital¡±, concluye.
El ejemplo de Garc¨ªa M¨¢rquez
El centro de documentaci¨®n literaria Harry Ransom de la Universidad de Texas, tiene en marcha un proyecto que permite acceder de forma gratuita al fondo de archivos de Gabriel Garc¨ªa M¨¢rquez como anotaciones, fotos y manuscritos del autor de Cien a?os de soledad.
El archivo se adquiri¨® a la familia de Garc¨ªa M¨¢rquez en 2014. El proyecto incluye 27.000 im¨¢genes, muchas accesibles online mediante un buscador, para quien quiera investigar sobre su vida y g¨¦nesis de sus novelas.
No todo el material del archivo ser¨¢ digitalizado, explican responsables del centro. Por ejemplo, la novela in¨¦dita En agosto nos vemos no ser¨¢ accesible.
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