El desaf¨ªo de gestionar las ¨¢reas legal y fiscal en un mundo digital

Imag¨ªnese que planta una semilla en un tiesto cuyo interior est¨¢ dividido en varios compartimentos, todos ellos perforados, de manera que permitan dejar pasar la tierra. Al cabo de unas semanas, tras regar la semilla y ponerla al sol, sus ra¨ªces se extender¨¢n poco a poco por los compartimentos m¨¢s cercanos. Despu¨¦s de varios meses, las ra¨ªces habr¨¢n recorrido cada recoveco y poro de tierra hasta abrazar todo el espacio, creando un hilo conductor que une a todas las secciones del tiesto.

Pues al igual que las ra¨ªces de una planta, la transformaci¨®n digital ha alcanzado a cada uno de los departamentos de las grandes organizaciones, incluso ¨¢reas que hasta no hace mucho tiempo parec¨ªan inmunes a la revoluci¨®n tecnol¨®gica. En el evento Tech Talks, organizado por la firma auditora Deloitte en colaboraci¨®n con CincoD¨ªas, seis expertas en transformaci¨®n digital de las ¨¢reas legal y fiscal de cinco grandes compa?¨ªas (Banco Santander, CaixaBank, Iberdrola, Endesa y la propia Deloitte) apuntaron c¨®mo la tecnolog¨ªa y su aplicaci¨®n ha dotado de rapidez y eficiencia a procesos legales y fiscales que se hac¨ªan de manera tradicional. Todo ello, adem¨¢s, ha liberado a los trabajadores de las tareas m¨¢s manuales para centrarse en otras en las que realmente pueden crear valor a?adido.

¡°Ahora la transformaci¨®n tiene m¨¢s de transformaci¨®n que de digital. El reto es transformacional en la mentalidad, de pasar de la resistencia al cambio, de dejar de hacer las cosas como se han hecho toda la vida. Es ah¨ª donde se debe hacer el esfuerzo¡±, indic¨® Isabel L¨®pez-Bustamante, socia de Deloitte Legal, para dar inicio a la jornada.

Y es que, las seis participantes en el foro coincidieron en se?alar que la verdadera transformaci¨®n de las organizaciones reside en el cambio cultural de la empresa para comenzar a trabajar de manera diferente, debido a que el entorno (clientes y administraci¨®n) ya han cambiado.

¡°Muchas veces los clientes, tanto externos como internos me preguntan qu¨¦ herramientas hay disponibles. No, lo primero que hay que preguntarse es qu¨¦ se quiere hacer. Decir lo que necesitas. A partir de ah¨ª construimos y hacemos esos peque?os logros para que los departamentos no se queden atr¨¢s. Existe un gran bloque de tecnolog¨ªas que automatizan procesos m¨¢s o menos est¨¢ndares. No tiene sentido que una persona formada est¨¦ copiando y pegando datos en un documento Excel. Hay un gran mundo donde se pueden usar robots profesionales de automatizaci¨®n¡±, a?adi¨® L¨®pez-Bustamante.

Y es que la jerga normativa, los documentos legales y las monta?as de papeles con las que trabajaban habitualmente los abogados supon¨ªan una barrera de entrada al desarrollo de procesos tecnol¨®gicos, m¨¢s ligados a otros departamentos que operan con informaci¨®n ordenada, predictible y susceptible de ser f¨¢cilmente tratada, analizada y conservada para su posterior utilizaci¨®n.

¡°El mundo legal es distinto porque nuestros datos son m¨¢s desestructurados, suelen ser textos, contratos o normativas. El lenguaje en el que est¨¢ escrito condiciona la informaci¨®n y c¨®mo se puede tratar. Falta una cultura de datos entre los abogados y parte de la transformaci¨®n es el cambio al futuro y c¨®mo se va formando a los equipos para que entren en esas cuestiones y sean parte del cambio¡±, se?al¨® Gloria S¨¢nchez, directora de transformaci¨®n del Grupo Santander.

Seg¨²n explicaron las expertas, para lograr una transformaci¨®n efectiva en las corporaciones, ha sido necesario crear figuras intermedias entre los departamentos legal y de desarrollo digital para poner en com¨²n las necesidades de unos y otros en una mesa de trabajo com¨²n.¡°Tratamos de traducir a los abogados y a los tecn¨®logos, todos ellos expertos en su campo, para que se entiendan. En Deloitte creamos hace 10 a?os un grupo mixto porque vimos que si la digitalizaci¨®n era compleja, en estas ¨¢reas [fiscal y legal] lo era m¨¢s¡±, expuso Marta Garc¨ªa, socia de Risk Advisory de Deloitte.

• Casos de ¨¦xito

En las grandes corporaciones, ya existen casos de ¨¦xito en los que se han involucrado equipos legales con expertos en tecnolog¨ªas de la informaci¨®n para crear desarrollos que eficienten el trabajo, como la automatizaci¨®n informes, extracci¨®n de datos y facturaci¨®n online.

¡°De los proyectos que hemos creado hay uno interesante en relaci¨®n a la automatizaci¨®n de contratos. Se invierte mucho menos tiempo y se reducen los riesgos de generaci¨®n de errores. Otro tema interesante es la anal¨ªtica de contratos y extracci¨®n de informaci¨®n. Nos resulta muy ¨²til para el reporting regulatorio. Esto requiere de mucha labor de etiquetado para entrenar los modelos y que funcionen al 100%. No se puede permitir hacer un reporte al 80%. Para ello hace falta fijar unos criterios. Igualmente, tambi¨¦n estamos trabajando en herramientas que nos ayudan a hacer revisiones documentales en masa, lo que antes requerir¨ªa de ej¨¦rcitos de personas o hacer una cata documental. Ahora se hace una primera revisi¨®n con la tecnolog¨ªa y luego se simplifica. Se va directamente al problema¡±, a?adi¨® Gloria S¨¢nchez.

Precisamente, las entidades financieras, que manejan y generan un volumen ingente de datos desde el ¨¢rea legal tienen la necesidad de cuidarlos, tratarlos y reportarlos de manera r¨¢pida. Un proceso inabarcable manualmente.

¡°Todas las compa?¨ªas hemos tenido procesos, pero ahora se mecanizan y est¨¢n disponibles herramientas que lo hacen m¨¢s f¨¢cil y se percibe en el core del negocio que es la productividad, la eficiencia y la toma de decisiones. La diferencia es que ahora hay que reportar los datos que se van generando y dar respuestas a los clientes internos, externos y finales. Eso te lleva a tener que desarrollar una herramienta para reportar todo lo que haces y c¨®mo lo haces¡±, detall¨® Beatriz Esclusa, directora de servicios jur¨ªdicos en CaixaBank.

Por otro lado, en la parte que concierne al ¨¢mbito fiscal, el panel de expertas valor¨® que los avances tecnol¨®gicos para las compa?¨ªas en Espa?a han venido, en muchas ocasiones, impulsados por los requerimientos de la Administraci¨®n. En ese sentido, las responsables de jur¨ªdica y fiscal de Iberdrola y Endesa subrayaron el papel de la Agencia Tributaria espa?ola que obliga a las grandes corporaciones a remitir diariamente las facturas emitidas. Un sistema m¨¢s avanzado en cuanto a fiscalidad digital que en otros pa¨ªses en los que operan sus empresas.

¡°Uno de los elementos que impulsan la tecnolog¨ªa fiscal son las propias administraciones, que marcan el ritmo. Que haya un requerimiento legal es un condicionante para ajustarte a lo que te pidan. Se necesitan las tecnolog¨ªas fiscales y ¨¦stas se desarrollan mucho m¨¢s cuando lo marca la administraci¨®n. Por ejemplo, en el Pa¨ªs Vasco estamos en un proyecto de emisi¨®n de facturas electr¨®nicas porque lo obliga el Gobierno, apunt¨® Bego?a Garc¨ªa-Rozado, directora global de Fiscalidad de Iberdrola.

¡°Nuestro trabajo se ven¨ªa haciendo con m¨¦todos tradicionales. Nos hemos puesto al d¨ªa muy r¨¢pido para cubrir las necesidades de la Agencia Tributaria espa?ola, que ha sido pionera en materia de gesti¨®n fiscal y ha desarrollado un modelo de suministro de informaci¨®n en el que hay que remitir los registros de facturaci¨®n diaria. Se mandan 1,3 millones de facturas al d¨ªa. Estos requerimientos de la administraci¨®n nos obligan a ir muy por delante de otros pa¨ªses donde se trabaja con modelos m¨¢s tradicionales o no se han implementado tecnolog¨ªas de an¨¢lisis de datos o de inteligencia predictiva¡±, adujo, por su parte, Mar¨ªa Mu?oz Viejo, responsable fiscal de Endesa.

Y es que, al igual que las ra¨ªces de una semilla tardan en alcanzar la parte m¨¢s profunda del tiesto, la transformaci¨®n digital ha roto las barreras de entrada a los departamentos legal y fiscal y ahora debe desarrollarse. ¡°Ahora queda lo bonito que es obtener los resultados de todo lo que se ha hecho durante tantos a?os. Dar¨¢ igual la tecnolog¨ªa que usemos, ya sea blockchain o Big Data, pero estamos en un punto en el que podemos construir lo que queramos porque hemos allanado todo el camino¡±, concluy¨® Marta Garc¨ªa.