9 consejos de experta para enviar un mejor e-mail de trabajo

Conseguir un contrato, que el jefe o los clientes tengan en buena consideraci¨®n al profesional o hacer avances en un proyecto. El e-mail es una de las principales v¨ªas de comunicaci¨®n entre trabajadores de diferente ¨ªndole y su forma de emplearlo tiene consecuencias que tambi¨¦n lo son. Concebido como instrumento ¨²til para la organizaci¨®n y efectiva forma de intercambio, puede sin embargo acabar siendo una losa que genera m¨¢s ansiedad y que engrosa de manera permanente esa lista de tareas pendientes. Desde el contenido a su presentaci¨®n, pasando por el uso de signos de puntuaci¨®n como las exclamaciones -estudios como el publicado en J. Computer-Mediated Communication demuestran que las mujeres las usan m¨¢s por parecer m¨¢s agradables y ganar aceptaci¨®n impulsadas por el sexismo laboral imperante-, todo suma. ¡°La idea es que sea una herramienta m¨¢s productiva, no algo que nos acabe haciendo a¨²n m¨¢s improductivos¡±, explica la consultora, formadora y coach?en Recursos Humanos Gema Campos Lara a S Moda. Aqu¨ª algunos consejos para optimizar su uso.

1. Objetivo. Parece obvio, pero no siempre al recibir un correo nos queda claro qu¨¦ quiere transmitirnos el interlocutor. Seg¨²n Gema Campos, esto tiene que ver con pararse o no a pensar al escribir. ¡°Antes de pulsar ¡®enviar¡¯, debemos definir cu¨¢l es el objetivo del e-mail y decidir c¨®mo escribirlo para conseguir el impacto deseado. Una vez enviado ya no hay vuelta atr¨¢s y llega el arrepentimiento: ¡®No quer¨ªa haber dicho eso, se me ha olvidado decir aquello o me he equivocado con esa cifra¡¯. Pararse, pensar y releer¡±, resume.

2. A qui¨¦n va dirigido. Hay que tenerlo en cuenta de dos maneras. La primera, ¡°se debe adaptar el lenguaje y la forma de comunicarse hacia esas personas o grupo. Como en la vida real, no hablamos igual a todo el mundo¡±. Pensar en el receptor o receptora, en c¨®mo le gustar¨ªa recibirlo y tener en cuenta, si es alguien que conozco, qu¨¦ tipo de persona es. ¡°Por ejemplo: si la persona a la que se lo env¨ªo es anal¨ªtica, lo ideal es poner el foco en el aportarle datos y an¨¢lisis, as¨ª tendr¨¢ el doble de impacto¡±. La segunda, incluir solo a quienes deben estar entre los destinatarios. ¡°En las empresas me encuentro a menudo esas cadenas de e-mail interminables que llegan y que realmente no tiene que ver con nuestro trabajo. Esto genera mucha improductividad. Aunque realmente no se lean, ya se pierde tiempo mir¨¢ndolo por si acaso te est¨¢s perdiendo algo¡±, se?ala. ¡°Muy relacionado con la cultura de la empresa y con la capacidad de esta de dejar a sus trabajadores la toma de decisiones, la autonom¨ªa y la confianza¡±. Truco: antes de enviarlo, plantearse ¡®si no incluyo a esta persona, ?pasar¨ªa algo, qu¨¦ se pierde?¡¯. O si es una cadena, se resume cuando concluya y se manda un solo correo con la informaci¨®n final.

3. Breve y bueno, dos veces bueno. Buscando ser m¨¢s eficaces, la tendencia debe ser abreviar. ¡°A veces mandamos textos muy largos y nuestro cerebro nada m¨¢s verlo ya se ha cansado, con lo cual la persona no lo va a leer y corremos el riesgo de que se pierdan muchos datos que son importantes¡±, apunta la experta. Incluir solo aquello que es fundamental, ¡°si quiero a?adir m¨¢s cosas muchas veces es necesario que lo haga en otro contexto o por otra v¨ªa (tel¨¦fono, visita¡­)¡±.

4. Marca personal. Repetido en el campo del marketing digital hasta la saciedad, esta se construye tambi¨¦n con las primeras impresiones causadas a trav¨¦s del e-mail y en la forma habitual que tengamos de hacer uso de ¨¦l. Lenguaje, gram¨¢tica, expresi¨®n y presentaci¨®n juegan un papel fundamental. ¡°Si se trata de un cliente, se debe pensar qu¨¦ imagen est¨¢ trasladando este correo de ti, de qu¨¦ forma habla y si va acorde con tus valores y lo que quieres proyectar¡±, dice Campos. ¡°Si vas a lanzar un e-mail marketing a clientes potenciales o que ya tienes, es recomendable incluir todo esto y formarse adem¨¢s en la materia. Como en la vida real, es una carta de presentaci¨®n y esa principal oportunidad de causar buena impresi¨®n¡±.

5. Fuera egos. Para Gema Campos la premisa es clara: ¡°El correo electr¨®nico no es el espacio para intentar lucirse¡±. Sin perder de vista que queramos causar buena impresi¨®n (marca personal), pero sin buscar impresionar en primer t¨¦rmino. ¡°En ocasiones el ego nos puede y queremos incluir en el texto informaci¨®n para lucirnos, para darnos importancia o que vean que he hecho cosas. Pero cuidado, ?realmente esto es importante, debo decirlo? Si no, om¨ªtelo. Al d¨ªa se env¨ªan miles de e-mail en las empresas¡±.

6. Elementos y estructura. El campo de ¡®asunto¡¯: ¡°Quien recibe el correo tiene que saber con un simple vistazo y nada m¨¢s leerlo de qu¨¦ trata, cu¨¢l es la importancia y la urgencia que tiene. Aqu¨ª, como en Twitter, debemos usar los m¨ªnimos caracteres para transmitir lo m¨¢ximo¡±. A continuaci¨®n, ¡°debe incluir una parte introductoria, otra en la que se den los datos relevantes y una ¨²ltima que sea una llamada a la acci¨®n, si se necesita, aclarando qu¨¦ hay que hacer¡±. La firma tambi¨¦n es importante, se?ala la consultora: ¡°Animo a que la dise?e una experta o experto y que sea breve pero intensa. Debe llevar el nombre, el cargo, el n¨²mero de tel¨¦fono, el e-mail, la web y el logotipo. E incluir enlaces sin que sea desmedido: piensa lo que es realmente importante, qu¨¦ quieres transmitir y c¨¢mbialo si es necesario en funci¨®n de a qui¨¦n te est¨¢s dirigiendo. Tampoco olvides el texto legal, que debe ir incluido adem¨¢s en varios idiomas¡±.

7. El uso de la exclamaci¨®n. Un tema objeto de an¨¢lisis y experimento que ha causado controversia y conversaci¨®n en los ¨²ltimos a?os. ?Exclamaciones s¨ª o no? Y, ?se percibe igual su uso por parte de mujeres y hombres? El estudio ya citado anteriormente, de 2006, se?alaba que existe una brecha de g¨¦nero al respecto: una exigencia estructural que hace que las mujeres tiendan a querer mostrarse m¨¢s agradables en un intento (extra al trabajo) por ser bien consideradas por jefes y compa?eros. Como apuntan los testimonios de varios art¨ªculos que lo abordan, cuando la mujer o las personas que no se identifican como hombres cisg¨¦nero prescinden de ellas, ¡°resultar ¡®desagradable¡¯ es un problema real [al que se enfrentan]¡±, dec¨ªa la escritora feminista Jessica Valenti a Poynter tras tuitear: ¡°Mi gran verg¨¹enza feminista es el n¨²mero de signos de exclamaci¨®n que tengo que incluir en mis e-mails¡±. Y existe un doble rasero al respecto que tambi¨¦n se?ala el estudio: si se usan, se concibe a esas mujeres como menos profesionales en comparaci¨®n con los hombres cis y si no los usan, como m¨¢s bordes (como apuntaba tambi¨¦n este?otro estudio de 2016).

Para Gema Campos, ¡°su uso debe variar seg¨²n lo que se quiera transmitir, pero siempre sin abusar. Como dec¨ªamos, pensar qui¨¦n va a ser el receptor (alguien formal, una persona divertida o m¨¢s creativa, etc¡­) Y, sobre todo, no usar las exclamaciones para aportar urgencia e importancia. Si algo es urgente, se debe decir, pero no es buena idea dejarlo a la interpretaci¨®n de la persona¡±.

8. Horarios. Ce?irse a la horas de la jornada laboral. ¡°Es una forma de dar ejemplo. Si yo no respeto mi propio horario, dif¨ªcilmente voy a respetar el de los dem¨¢s. Adem¨¢s, hay otra casu¨ªstica: estamos hiperconectados. El ¡®yo lo env¨ªo y ya lo lee cuando quiera¡¯ no es real, en el momento que lo recibo ya me paro y vuelvo a conectar r¨¢pidamente con el trabajo. Nuestro descanso debe ser una obligaci¨®n¡±. De ah¨ª que cada vez m¨¢s empresas se planteen implantar el derecho a la desconexi¨®n digital. ¡°Hay herramientas que incluso hacen este trabajo por nosotros: lo escribimos cuando queramos y nos lo env¨ªan a una hora determinada que programamos¡±.

Los horarios y las v¨ªas por las que se va a establecer la comunicaci¨®n, como se?ala la experta, han de estar consensuadas previamente por la empresa y los trabajadores. ?Hay empresas que est¨¢n redefiniendo esas reglas, abandonando incluso el correo electr¨®nico porque observan que los millennials prefieren v¨ªas de comunicaci¨®n instant¨¢neas para el trabajo, como Slack o Messenger, y que no toleran ser abordados por WhatsApp?.

9. Ojo a la salud mental. ¡°El e-mail es para transmitir informaci¨®n, no para solucionar problemas¡±, apunta contundente Gema Campos. ¡°No se debe usar para discutir malentendidos. Hay cadenas de mensajes en las que se va subiendo el tono y el problema se hace m¨¢s grande. Ante eso, se debe coger el tel¨¦fono y hablar con esa persona. Con el correo no sabemos c¨®mo se siente o reacciona, no recibimos un feedback real¡±. Otra aspecto a tener en cuenta que ayude a marcar esa barrera de lo personal y lo laboral tan difusa hoy d¨ªa es el n¨²mero de veces que lo consultamos: ¡°Los expertos en productividad recomiendan no mirarlo m¨¢s de dos veces al d¨ªa y, a poder ser, no a primera hora de la ma?ana, porque nos va a cambiar la planificaci¨®n del d¨ªa. Se recomienda mirarlo a media ma?ana, que ya se ha hecho lo m¨¢s importante o al final de la ma?ana o del d¨ªa, para organizar el siguiente¡±, concluye.