Office 2016: a por la nube

Este art¨ªculo ha sido escrito con la versi¨®n de Word incluida en Office 2016, que acaba de salir a la venta. A primera vista no hay cambios significativos ni en este ni en el resto de programas de la ¨²ltima versi¨®n del popular paquete ofim¨¢tico. Esto es una buena noticia para algunos de los que llevan trabajando con ¨¦l desde hace a?os. Basta con ver los quebraderos de cabeza que dio a Microsoft el decidirse a eliminar el men¨² de inicio en Windows 8. Ese simple detalle llevo a muchos a no actualizar las antiguas versiones del sistema operativo.

Pero Microsoft tambi¨¦n tiene el reto de atraer a nuevos usuarios. De hecho, la empresa ha desarrollado la ¨²ltima versi¨®n de este software pensando en los denominados millennials. De las nuevas generaciones Microsoft toma nota de sus h¨¢bitos a la hora de trabajar en com¨²n, compartir contenidos en redes sociales y el uso intensivo que hacen del m¨®vil.

El problema de continuar con una f¨®rmula que ha tenido ¨¦xito entre los actuales usuarios es que Microsoft debe afrontar que muchos, sean j¨®venes o no, se han acostumbrado en estos ¨²ltimos a?os a la inmediatez y a la sencillez a la hora de trabajar que ha impulsado Google. El primer toque de atenci¨®n vino cuando se produjo un abandono de las cuentas de correo electr¨®nico de Hotmail por las de Gmail. Google lograba que los correos electr¨®nicos se recibiesen en el acto, y Microsoft, no. Algo similar est¨¢ sucediendo con Office y Google Documentos.

Cuando aparecieron las aplicaciones de ofim¨¢tica de Google en 2006 estas contaban muy pocas funciones. Su uso s¨®lo parec¨ªa tener sentido cuando no se ten¨ªa a mano un ordenador con el paquete de Microsoft. Pero estas herramientas, que sustitu¨ªan el disco duro por la nube, poco a poco lograron que algunos dejaran de usar el viejo Office. Sobre todo los que pod¨ªan vivir sin el enorme repertorio de opciones que ofrecen sus programas.

Con el tiempo Google Docs ampli¨® sus funciones, aunque sin llegar ni de lejos al grado de profundidad que ofrece Office, y logr¨® que varias personas trabajasen simult¨¢neamente en un mismo documento f¨¢cilmente. A la vez el almacenamiento en la nube permiti¨® tener siempre los documentos al alcance de la mano, lo que tambi¨¦n equival¨ªa a que fuese casi imposible perder el trabajo realizado. De hecho, ni tan siquiera es necesario guardar nada para continuar la tarea que se est¨¢ realizando en otro dispositivo.

Office 2016 intenta parecerse a Google Docs en todo esto. Pero s¨®lo lo logra en parte. Mientras se escrib¨ªa este art¨ªculo se ha podido comprobar que la sincronizaci¨®n de un documento al abrirlo en distintos dispositivos no es tan buena como Microsoft da a entender. Al guardar en la nube un archivo desde la versi¨®n para PC de Word 2016 e intentar seguir edit¨¢ndolo en un iPad con la app de Word se han producido conflictos entre las diversas versiones del documento.

Es algo que puede resultar bastante desconcertante entre los que est¨¢n acostumbrados a la casi infalible sincronizaci¨®n de la informaci¨®n que proporciona Google. En Office hay que extremar las precauciones al tener abierto un mismo documento en dos dispositivos, pues es f¨¢cil cometer errores que provoquen conflictos y p¨¦rdida de informaci¨®n.

Otra de las novedades de este Office 2016 es una mayor integraci¨®n con Skype, aunque para eso hay que disponer de la versi¨®n empresarial. Por ejemplo, desde el calendario de Outlook es posible programar una conferencia en grupo o ver entre nuestros contactos qui¨¦n est¨¢ disponible para chatear. Tambi¨¦n es posible tomar notas con One Note en una reuni¨®n de Skype o iniciar una presentaci¨®n de PowerPoint para que la vean las personas con las que realizamos la conferencia.

Mucho m¨¢s cercanas a la mayor¨ªa de usuarios son las funciones que informan sobre c¨®mo realizar determinadas tareas con cada aplicaci¨®n o la que permite a?adir contenido de internet a cualquier documento. Tambi¨¦n se han realizado mejoras en la gesti¨®n del correo en Outlook, pues el programa seg¨²n Microsoft va aprendiendo que mensajes son m¨¢s importantes para nosotros.

Los que busquen algo realmente nuevo lo encontrar¨¢n en la aplicaci¨®n Sway, que se puede descargar de la tienda de aplicaciones de Windows. Su cometido es similar al de PowerPoint, pero su funcionamiento es muy diferente. Sway permite crear historias que pueden publicarse en internet combinando toda clase de elementos: desde texto a tuits pasando por v¨ªdeos de Youtube. Cuando se usa durante un rato sorprende por su fluidez y por su dise?o intuitivo. De hecho, choca que Microsoft pueda estar desarrollando algo as¨ª pero que siga siendo tan engorroso como hace a?os configurar en Outlook una cuenta de correo de algunos servicios.

Algo que tambi¨¦n resulta relevante de Office 2016 es que, al igual que ha sucedido con programas que se alquilan mediante el pago mensual de una cuota, como los de Adobe, esta versi¨®n puede considerarse la ¨²ltima desarrollada mediante el m¨¦todo de renovar cada varios a?os completamente el software. A partir de ahora Office ir¨¢ evolucionando constantemente mediante actualizaciones.

De hecho, algunas de las nuevas funciones de este paquete de programas han sido anunciadas, pero a¨²n no han visto la luz. Tal es el caso de las herramientas para trabajar en grupo Office 365 Planner o GigJam. Las caracter¨ªsticas que s¨ª se pueden disfrutar ya son las relacionadas con la seguridad. Pues el nuevo Office permite utilizar lectores de huellas dactilares o tecnolog¨ªa para el reconocimiento de la retina. De esa forma se pretende poner a buen recaudo los datos importantes cuando el usuario accede a una red corporativa.

En definitiva, el ¨²ltimo Office cuenta con argumentos de peso para ser utilizado por todos aquellos que necesitan utilizar aplicaciones de oficina con gran cantidad de funciones, pero probablemente no seducir¨¢ a los que buscan realizar trabajos m¨¢s o menos sencillos o aspiran a una integraci¨®n fluida con la nube. Estos se sentir¨¢n bastante satisfechos con Google Docs o incluso con algunas de las soluciones de software libre que actualmente existen.