?Qu¨¦ narices es un ¡°delegado de Protecci¨®n de Datos¡±? 7 preguntas clave

El pasado 14 de abril el Parlamento Europeo aprob¨® el nuevo Reglamento europeo de Protecci¨®n de Datos, que, por un lado, deroga la antigua Directiva (de 1995) y, por otro, armoniza la legislaci¨®n en esta materia en todos los pa¨ªses de la UE. Al no ser una Directiva, sino un Reglamento, es de aplicaci¨®n directa en toda la Uni¨®n Europea y no necesita de una Ley nacional de trasposici¨®n o incorporaci¨®n a los distintos ordenamientos jur¨ªdicos de los Estados miembros.

El nuevo Reglamento ¡°entrar¨¢ en vigor¡± a los veinte d¨ªas de su pr¨®xima publicaci¨®n en el Diario Oficial de la Uni¨®n Europea, pero ¡°ser¨¢ aplicable¡± a los dos a?os de dicha fecha. En este periodo transitorio tanto las legislaciones nacionales, como las empresas, administraciones y las propias autoridades de protecci¨®n de datos deben adaptarse a las obligaciones previstas en el nuevo marco regulatorio.

Una de las grandes novedades del Reglamento europeo de Protecci¨®n de Datos es la figura del ¡°Delegado de Protecci¨®n de Datos¡± (art¨ªculos 37 a 39). Explicamos brevemente en qu¨¦ consiste:

1. ?Qu¨¦ es un Delegado de Protecci¨®n de Datos?

El ¡°Delegado de Protecci¨®n de Datos¡± o, en ingl¨¦s, ¡°Data Protection Officer¡± (DPO), es una nueva figura, especialista en derecho de protecci¨®n de datos, que se crea al lado de las figuras del responsable y del encargado del tratamiento de los datos.

2. ?Qu¨¦ hace un Delegado de Protecci¨®n de Datos?

El Delegado de Protecci¨®n de Datos tiene, como m¨ªnimo, las siguientes funciones:

• Informar y asesorar a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales (y a sus empleados) de las obligaciones que tienen, derivadas tanto de la legislaci¨®n europea como de la espa?ola.
• Supervisar el cumplimiento de dicha legislaci¨®n y de la pol¨ªtica de protecci¨®n de datos de una Administraci¨®n P¨²blica, empresa o entidad privada: asignaci¨®n de responsabilidades, concienciaci¨®n y formaci¨®n del personal, auditor¨ªas, etc.
• Ofrecer el asesoramiento que se le solicite para hacer la evaluaci¨®n de impacto de un tratamiento de datos personales, cuando entra?e un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas f¨ªsicas, y supervisar luego su aplicaci¨®n.
• Cooperar con las ¡°autoridades de control¡± (Agencias de Protecci¨®n de Datos)
• Actuar como ¡°punto de contacto¡± de las autoridades de control para cualquier consulta sobre el tratamiento de datos personales; especialmente, la consulta previa obligatoria en los casos en los que el tratamiento entra?e un alto riesgo.

3. ?Es una especie de ¡°Defensor¡± del Ciudadano o del Cliente?

Los titulares, afectados o interesados pueden dirigirse al Delegado de Protecci¨®n de Datos para todas las cuestiones relativas al tratamiento de sus datos personales y al ejercicio de sus derechos, incluidas posibles reclamaciones e indemnizaciones.

4. ?Qui¨¦nes ¡°deben¡± tener un Delegado de Protecci¨®n de Datos?

Est¨¢n obligados a nombrar un Delegado de Protecci¨®n de Datos:

• Las Administraciones P¨²blicas (autoridades y organismos, excepto Tribunales)
• Empresas y otras entidades cuya actividad principal consista en el tratamiento masivo de datos personales que, por su naturaleza, alcance o fines, requieran una observaci¨®n habitual, sistem¨¢tica y a gran escala de sus titulares.
• Empresas y otras entidades cuya actividad principal consista en el tratamiento a gran escala de categor¨ªas de datos personales especialmente protegidas (art¨ªculo 9) y de datos relativos a condenas e infracciones penales (art¨ªculo 10).

5. ?Qui¨¦nes ¡°pueden¡± tener un Delegado de Protecci¨®n de Datos?

No est¨¢n obligados a tener delegado de Protecci¨®n de Datos, pero es conveniente:

• Empresas (normalmente, PYMEs) y otras entidades cuya actividad principal NO consista en el tratamiento masivo de datos personales que est¨¦n especialmente protegidos o que requieran una observaci¨®n a gran escala de sus titulares.

6. ?Cu¨¢ndo se puede nombrar un Delegado de Protecci¨®n de Datos ¨²nico?

• Las Administraciones P¨²blicas podr¨¢n nombrar un Delegado de Protecci¨®n de Datos ¨²nico para varias autoridades y organismos, teniendo en cuenta su estructura organizativa y tama?o.
• Los grupos empresariales podr¨¢ nombrar un Delegado de Protecci¨®n de Datos ¨²nico para todas las empresas del grupo, siempre que sea f¨¢cilmente accesible desde cada establecimiento.
• Las asociaciones y otros organismos que representen a empresas y entidades podr¨¢n designar un Delegado de Protecci¨®n de Datos ¨²nico, que podr¨¢ actuar por cuenta de sus asociados y representados.

7. ?Tiene que formar parte de la plantilla?

El Delegado de Protecci¨®n de Datos puede formar parte de la plantilla de una Administraci¨®n P¨²blica, una Empresa o una Entidad privada, o ser un profesional ajeno que desempe?e sus funciones a trav¨¦s de un contrato de servicios. En todo caso, debe garantizarse su independencia: no puede recibir instrucciones, ni puede ser destituido ni sancionado por lo que respecta al desempe?o de sus funciones.

Borja Adsuara Varela es profesor y abogado. Es experto en Derecho y Estrategia Digital.