C¨®mo sacar todo el jugo de Dropbox

Si a alguien le preguntan por una herramienta en la nube o una soluci¨®n de almacenamiento, sin duda, Dropbox ser¨¢ una marca recurrente en la cabeza de todos. El popular servicio en la nube fundado por el emprendedor sueco Daniel Ek, fue rompedor a la hora de ofrecer lo m¨¢s parecido a un disco duro en la nube, y el que pega primero, pega dos veces. Dropbox no est¨¢, desde luego, sola en esta carrera, pero ha logrado convertirse en la referencia cuando se busca una soluci¨®n para almacenar informaci¨®n en la red, o como pasarela de intercambio de documentos. Ahora bien ?sabemos realmente obtener el m¨¢ximo rendimiento de este servicio en la nube? Vamos con unos consejos clave.

?Versi¨®n gratuita o de pago?

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Como se sabe, Dropbox cuenta con un modelo de negocio freemium, mediante el cual ofrece una versi¨®n gratuita en la que se pueden utilizar hasta 2GB de almacenamiento sin tener que pagar un solo euro. Esta capacidad puede resultar irrisoria para quien quiera utilizar el servicio de forma m¨¢s o menos intensiva o cuando se desee utilizar como disco duro externo; sin embargo, estos 2 gigas pueden resultar suficientes para quienes quieran utilizar la herramienta para enviar adjuntos puntualmente o como plataforma de sincronizaci¨®n de aplicaciones en distintos dispositivos. La versi¨®n de pago cuesta 9,99 euros al mes y ofrece 1 TB de almacenamiento, pero adem¨¢s una serie de funciones adicionales que pueden marcar la diferencia, como la posibilidad de descargar contenido en el dispositivo (no ser¨¢ necesaria la conexi¨®n a internet), y sobre todo, el borrado remoto de un equipo en caso de p¨¦rdida o robo.

Compartir archivos de manera sencilla

Pero sin duda donde se ha hecho fuerte este servicio ha sido a la hora de servir como plataforma para compartir archivos o fotograf¨ªas. ?Alg¨²n adjunto de gran tama?o que ocupa mucho espacio? No hay problema: Dropbox llega al rescate, y no puede ser m¨¢s f¨¢cil utilizarlo. La plataforma ofrece varias formas de compartir contenido, pero tal vez la m¨¢s sencilla sea compartiendo un enlace: el sistema genera un enlace inequ¨ªvoco e ininteligible (nadie que no disponga de ¨¦l puede adivinarlo) mediante el cual, quien lo reciba, pueda acceder al documento. Para ello, basta con pulsar sobre el bot¨®n ¡°Compartir¡± del archivo en cuesti¨®n, ya sea desde la web o desde las aplicaciones, para generar dicha URL, que pegaremos en el email o WhatsApp que deseemos enviar.

?Facturas y recibos de gastos? Diga adi¨®s al papel

Dropbox es muy conocido como plataforma de almacenamiento, pero quienes usan la herramienta para el trabajo saben que esta faceta es posiblemente la menos ¨²til de todas. En este sentido, una de las funciones m¨¢s ¨²tiles del servicio en la nube es sin duda el escaneado de documentos y funciona sorprendentemente bien. La idea es simple: ir eliminando todo tipo de recibos, tickets de compra o incluso facturas, almacen¨¢ndolos de forma segura en un repositorio bien organizado. Si uno va a emprender un viaje de trabajo, puede olvidarse de almacenar todos los recibos para contabilizar los gastos: basta con pulsar el bot¨®n ¡°scan¡± en la aplicaci¨®n m¨®vil para que la aplicaci¨®n aproveche la c¨¢mara de fotos para escanear a la perfecci¨®n el documento, eliminando sombras y ajustando los marcos. Los usuarios de pago podr¨¢n incluso hacer b¨²squedas dentro del documento generado, mientras que el reconocimiento de texto mediante OCR queda limitado a Dropbox Business.

Hacer que nuestra cuenta en Dropbox sea muy segura

Todav¨ªa hay quienes tienen miedo de almacenar informaci¨®n personal en la nube y desde luego, tienen sus motivos; sin embargo, la plataforma ha tomado buena nota de los errores del pasado y ofrece ahora unos est¨¢ndares de seguridad que alcanzan las cotas m¨¢s altas en este terreno. As¨ª, la informaci¨®n almacenada se encuentra cifrada (256 bit AES y SSL/TLS), pero es casi obligado activar la verificaci¨®n en dos pasos, mediante la cual, se genera un c¨®digo temporal en otro dispositivo perteneciente al usuario cada vez que un nuevo equipo se conecta a la cuenta.

?Se ha borrado alg¨²n documento y ahora se quiere recuperar? No hay problema

Otra de las ventajas de usar Dropbox como ¡®disco duro¡¯ principal para toda nuestra informaci¨®n consiste en poder deshacer con facilidad pasos que hemos dado en falso. En un ordenador convencional, si borramos un documento del disco duro y vaciamos la papelera, ser¨¢ pr¨¢cticamente imposible recuperarlo; sin embargo, en la plataforma se dispone de hasta un mes para recuperar un archivo eliminando. Toda una garant¨ªa de seguridad para los m¨¢s despistados.