Todo organizado: ¡®apps¡¯ y procedimientos para tener las tareas bajo control

El confinamiento ha puesto patas arriba las agendas de todos y de pronto uno se encuentra con un mont¨®n de tareas a desempe?ar en unos plazos que parecen cada vez m¨¢s menguantes. La sensaci¨®n de ahogo que produce no poder llegar a todos los compromisos puede resultar extenuadora, pero como suele ser habitual, la tecnolog¨ªa propone soluciones ¨²tiles que permitir¨¢n a los m¨¢s estresados tener todo a raya. Las aplicaciones y servicios de gesti¨®n de tareas y organizaci¨®n personal son de las m¨¢s exitosas en las tiendas de aplicaciones. Pero ?son suficientes para no dejarse nada por el camino e incluso recuperar tiempo para uno mismo? Los expertos sugieren que adem¨¢s de las apps, resulta fundamental establecer un m¨¦todo o alguna sistem¨¢tica a la que disciplinarse para no perder los papeles. Es precisamente la combinaci¨®n de ambas herramientas, m¨¦todo y software, lo que permitir¨¢ tener todo bajo control y no trabajar con esa sensaci¨®n de dejarse algo por hacer.

Todo por escrito y no confiar en la memoria

David Allen, creador del conocido m¨¦todo Getting Things Done (GTD), insiste en la importancia de apuntar absolutamente todo y no confiar nada en la memoria; este popular principio se basa en la posibilidad de crear una acci¨®n para cada elemento que entre en el calendario y el grueso de las aplicaciones se basan en este hecho. Es fundamental no confiar en la memoria ni en post-it aislados las tareas o gestiones que deben desempe?arse e idealmente poder acostarse con la cabeza en blanco.

La mejor receta para verse desbordado y con esa extra?a sensaci¨®n de dejarse algo por el camino es apuntar de v¨ªspera lo que hay que hacer para la jornada siguiente. Despertarse fresco por la ma?ana y consultar el gestor de tareas con lo pendiente para el d¨ªa es la mejor estrategia para abordar la jornada laboral. A continuaci¨®n repasamos una selecci¨®n de las m¨¢s populares aplicaciones y servicios para la organizaci¨®n personal y en equipos del trabajo.

Todoist, el gestor personal de tareas m¨¢s completo

Todoist es una de las aplicaciones de productividad m¨¢s descargada y que cuenta con valoraciones m¨¢s elevadas de todas las tiendas de aplicaciones y que puede ser utilizada tambi¨¦n en su versi¨®n web. Aunque no lo menciona abiertamente, este sistema se basa en parte del m¨¦todo GTD, en especial en la primera etapa de recolecci¨®n de datos.

Esta potente herramienta emplea el lenguaje natural en este proceso con lo que se puede a?adir un quehacer o tarea simplemente escribiendo el nombre del elemento y a?adir ¡°ma?ana¡± o ¡°el martes¡± y el sistema lo a?adir¨¢ con el correspondiente vencimiento. Todoist es, por otro lado, multi plataforma, con lo que se puede utilizar indistintamente y de forma sincronizada desde el m¨®vil, tableta o computadora y en su versi¨®n de pago permite adjuntar documentos a una tarea, o crear un proyecto reenviando un correo electr¨®nico.

Forest, o c¨®mo evitar la tentaci¨®n del m¨®vil

Uno de los principales problemas a la hora de trabajar se encuentra en el m¨®vil; resistirse a comprobar que no hay ninguna nueva notificaci¨®n o echar un r¨¢pido vistazo a Instagram puede resultar muy complicado, y es precisamente esto lo que soluciona Forest. Esta simple aplicaci¨®n m¨®vil se mantiene tozudamente como la m¨¢s descargada en productividad en la App Store y propone algo bien sencillo: no tocar el m¨®vil durante unos treinta minutos.

Se trata, en realidad, de aplicar la conocida t¨¦cnica de Pomodoro, consistente en dedicar en exclusiva porciones de tiempo de 25 minutos al desempe?o de una sola tarea y nada m¨¢s, pero haci¨¦ndolo de una forma l¨²dica.En el caso de Forest, el usuario ¡°planta¡± un ¨¢rbol virtual con cada 25 minutos de trabajo sin tocar el m¨®vil y entra en juego el fen¨®meno de la gamificaci¨®n, pudiendo compartir el bosque virtual con los contactos. Los creadores de Forest han ido un paso m¨¢s all¨¢ plantando ¨¢rboles literalmente con las recompensas obtenidas por los usuarios m¨¢s disciplinados, gracias a un acuerdo firmado con la organizaci¨®n no gubernamental Trees for the Future.

ASANA, productividad en equipo

Cuando el trabajo es en equipo (incluso cuando se trata de llevar un control de los quehaceres del hogar), la mejor opci¨®n es recurrir a una herramienta colaborativa como ASANA. Esta potente aplicaci¨®n multiplataforma permite al usuario la organizaci¨®n de sus tareas mediante tarjetas que pueden ser compartidos con los distintos miembros de un equipo. Las tarjetas permiten a?adir vencimientos, documentos adjuntos y evoluci¨®n del proyecto, y lo m¨¢s importante, comprobar de un vistazo c¨®mo va el desempe?o de ese trabajo en concreto.

ASANA combina h¨¢bilmente la potencia de una herramienta que da servicios a grandes organizaciones con la sencillez de su interfaz que permite a cualquier usuario comenzar a utilizar la herramienta incluso para uso personal. Su panel de control ofrece una interesante vista de calendario en la que puede comprobarse en la agenda cu¨¢l es el vencimiento de cada tarea y c¨®mo va su evoluci¨®n.

Evernote, la veterana soluci¨®n para la captura de datos

Evernote es uno de los proyectos m¨¢s veteranos y conocidos en lo que respecta a la productividad y pese a que se nota el paso de los a?os, sigue siendo una excelente herramienta para la captura de datos. Como hemos apuntado al inicio, lo m¨¢s importante para no perder el control es apuntar bien todo y no confiar nada en la memoria. Evernote se present¨® en su momento como ¡°un bloc de notas infinito¡± y es que, incluso en su plan gratuito, permite un n¨²mero al efecto pr¨¢cticamente ilimitado. Con el transcurso de los a?os, la app ha sido criticada por las pocas mejoras en su interfaz y se vio envuelta en una pol¨¦mica por un cambio en su pol¨ªtica de privacidad que tuvo que retirar y pedir disculpas. Con todo, Evernote cubre de forma brillante la captura de notas permitiendo la entrada de texto, locuciones de voz, fotos y disfrutando de una elevada integraci¨®n con otras soluciones que disparan sus posibilidades de uso.

Los expertos hablan: lo importante es apuntar todo y establecer prioridades

Abrir el correo un lunes por la ma?ana y desazonarse al comprobar que est¨¢ desbordado puede con la moral de cualquier empleado, aunque no es la sobrecarga de trabajo la que tensiona, frente a lo que inicialmente se podr¨ªa deducir. ¡°Tener mucho trabajo no necesariamente lleva a sufrir estr¨¦s¡±, explica Ricard Serlav¨®s, profesor del Departamento de Direcci¨®n de Personas y Organizaci¨®n en ESADE, ¡°el estr¨¦s lo experimentamos cuando el trabajo nos viene impuesto, no tenemos control sobre el mismo, y no es el tipo de trabajo que nos gusta y disfrutamos haci¨¦ndolo¡±. Este experto destaca la importancia de ¡°establecer prioridades, evitar adquirir nuevos compromisos que sabemos que no podremos cumplir a tiempo y aprender a optimizar el uso de nuestro tiempo¡±.

Seg¨²n Serlav¨®s, resulta fundamental esquivar en lo posible lo que ¨¦l califica como ¡°ladrones de tiempo¡±. Decir ¡®no¡¯ a un nuevo compromiso de trabajo que nos va a poner contra las cuerdas resulta determinante, como tambi¨¦n aplicar el flujo de registrar las nuevas tareas y asignarles una prioridad. Amir Salihefendic, creador de Todoist, explica las claves de su productividad: ¡°tengo todo disponible en cualquier sitio, es decir tanto en Web como en m¨®vil; registro todo, es decir que todo lo que creo que es una tarea lo anoto y posteriormente lo organizo y asigno prioridad a cada tarea¡±. Este emprendedor destaca tambi¨¦n la importancia de trocear las tareas y hacerlas m¨¢s peque?as para que no resulten abrumadoras: ¡°creo que son m¨¢s accionables que si te pones una tarea muy general¡±.

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