Herramientas que ayudan a crecer a las empresas (m¨¢s all¨¢ de los pagos)

Dirigir un negocio no es tarea f¨¢cil. M¨¢s all¨¢ de lo que cuesta el acceso inicial a la financiaci¨®n, llevar el d¨ªa a d¨ªa de una empresa est¨¢ repleto de dificultades de todo tipo relacionadas con los pagos, las facturas, la gesti¨®n de personal, la atenci¨®n al cliente¡­

Desde hace tiempo, se han impulsado diferentes iniciativas para ayudar a pymes y trabajadores aut¨®nomos, actores indispensables en la recuperaci¨®n de la econom¨ªa en esta era postpandemia, a adecuarse a este nuevo contexto digital. Desde el pasado mes de enero, Square ofrece en Espa?a un paquete integral de herramientas de software y hardware personalizable a las necesidades de cada negocio, que est¨¢ dise?ado para ayudar en la gesti¨®n y crecimiento de empresas de distintos tama?os y sectores ¨C incluida la venta al por menor, hosteler¨ªa, salud y belleza, reparaciones de hogar y servicios profesionales?¨C.

Adem¨¢s de proponer soluciones que facilitan los pagos de manera completamente segura en cuesti¨®n de segundos, Square desarrolla multitud de herramientas para hacer m¨¢s llevadero el control de la actividad empresarial. Esta tecnolog¨ªa ayuda a dirigir las plantillas, asignar los horarios de turnos de trabajo, hacer un seguimiento de las horas¡­ Esta es una de las tareas m¨¢s tediosas, ya que no siempre es sencillo adelantarse a las necesidades del personal y maximizar su productividad.

En la elaboraci¨®n de horarios, la planificaci¨®n es fundamental. Por eso hay que intentar adelantarse siempre a las posibles necesidades y asegurarse de que se dispone de suficiente personal en los momentos de m¨¢s carga de trabajo. Para ello, hay que revisar los datos hist¨®ricos en el software del terminal de punto de venta (TPV) como los que ofrece Square, que permiten procesar pagos a trav¨¦s de Internet sin recurrir a servidores caros o a un software costoso que obligue a comprar nuevas versiones para actualizarse.

Para que los horarios planificados sean v¨¢lidos, es imprescindible gestionar la disponibilidad del personal. Tambi¨¦n interesa conocer cu¨¢les son sus preferencias: es posible que la plantilla prefiera trabajar a primera hora de la ma?ana, o bien por la noche, entre semana o los fines de semana, en funci¨®n de su situaci¨®n personal. Conocer esta informaci¨®n por adelantado ayuda a evitar dos grandes problemas: por un lado, no disponer de suficiente personal afecta, inevitablemente, a la atenci¨®n al cliente. Y contar con demasiados empleados en un horario sin demasiada actividad perjudica la rentabilidad del negocio.

La herramienta Gesti¨®n de equipos Square permite planificar horarios en pocos minutos, personcalizar f¨¢cilmente el acceso de los empleados y ver estad¨ªsticas de rendimiento y ventas en tiempo real. A su vez, los trabajadores pueden conocer y ajustar sus horarios, registrar la hora de entrada y salida, solicitar d¨ªas libres, as¨ª como consultar las horas trabajadas y conocer una estimaci¨®n de sus salarios. Todo desde una sola aplicaci¨®n, a trav¨¦s de sus dispositivos iPhone o Android y sin ning¨²n coste adicional. Para utilizar esta herramienta es imprescindible contar con TPV Square, que pone a disposici¨®n de cuentas de personal e informes para que la gesti¨®n de empleados sea lo m¨¢s sencilla posible. Adem¨¢s, cada trabajador cuenta con un PIN personal que le permite el acceso a la herramienta. En definitiva, una soluci¨®n que evita muchos quebraderos de cabeza a la hora de crear horarios de trabajo. Todo ello, adem¨¢s, permite un ahorro de costes laborales, mejora el rendimiento de la empresa, impulsa las ventas y evita posibles p¨¦rdidas.

Reservas para ganar clientes

Asimismo, Square nos permite reservar citas a trav¨¦s de su plataforma. Desde peluquer¨ªas a clases particulares de m¨²sica, servicios profesionales o entrenamiento personal, la herramienta convierte el dispositivo de sus clientes en un sencillo y potente sistema para gestionar reservas de forma autom¨¢tica. Entre otras funciones, permite concertar citas sobre la marcha a trav¨¦s de una app m¨®vil y env¨ªa recordatorios automatizados por correo electr¨®nico y SMS a los clientes para recordarles su reserva. Para cualquier negocio es importante contar con un sistema digital de estas caracter¨ªsticas, ya que por lo general, la gente suele hacer sus reservas en su tiempo libre y puede coincidir que en ese momento, la tienda f¨ªsica est¨¦ cerrada (con la p¨¦rdida de potenciales ventas). Mediante esta herramienta online, los empresarios y trabajadores aut¨®nomos se aseguran que la reserva se complete con ¨¦xito y, por lo tanto, se materialice en un futuro ingreso.

Otra de las aplicaciones m¨¢s ¨²tiles de Square est¨¢ relacionada con las facturas, que es uno de los momentos m¨¢s farragosos en la operativa diaria de los negocios. No obstante, las facturas son de gran utilidad, ya que ayudan a estar al tanto de los pagos en tiempo real y a llevar un registro de esos pagos, lo cual viene muy bien a la hora de calcular los ingresos a final de a?o. Y aunque crear una factura suponga un esfuerzo adicional, tampoco implica demasiado trabajo, sobre todo si se usa un software de facturaci¨®n que permita crear plantillas.

Precisamente el programa desarrollado por Square ahorra tiempo y ayuda a cobrar con mayor rapidez, en cuesti¨®n de pocas horas. De hecho, tres de cada cuatro facturas enviadas con Square se pagan en un d¨ªa. Entre otras cosas, esta herramienta permite enviar las facturas electr¨®nicas y presupuestos en cuesti¨®n de segundos, y consultar los documentos desde cualquier lugar, as¨ª como aceptar pagos, lanzar recordatorios y hacer un seguimiento de las facturas que se han pagado y las que no.

Tambi¨¦n contribuye a agiliza y organizar la agenda de trabajo, ya que mediante una serie de plantillas facilita la emisi¨®n de facturas electr¨®nicas personalizadas, carpetas de proyectos, calendarios de pagos a plazos y presupuestos con varias opciones. Cualquier tipo de negocio (comercios, servicios profesionales, organizaciones, restaurantes, trabajadores por cuenta propia¡­) puede utilizar Facturas Square.

Fidelizar y conocer sus gustos

Adem¨¢s, Square permite tener actualizado el directorio de los clientes a trav¨¦s de un software CRM (Customer Relationship Management), que son las siglas en ingl¨¦s de gesti¨®n de relaciones con los clientes. Este proceso ayuda a conocer y comprender a los usuarios, sus gustos, aversiones, productos favoritos e intereses. El programa CRM agiliza este proceso a trav¨¦s de la recogida de datos de los clientes y su posterior interpretaci¨®n, de modo que se puedan satisfacer mejor sus necesidades. Puede tratarse de informaci¨®n obtenida del sistema TPV, campa?as de marketing, interacciones en redes sociales, formularios de registro y encuestas... Las herramientas CRM m¨¢s novedosas almacenan la informaci¨®n de los clientes en la nube, lo que significa que se puede acceder a ella en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Entre las numerosas ventajas que supone el uso de CRM destacan el cuidado de la cartera de clientes, mejor orientaci¨®n de las acciones de marketing, ahorro de tiempo e identificaci¨®n de nuevos compradores. En este sentido, Square ofrece un software gratis CRM que est¨¢ integrado en sus herramientas de pago y que puede usarse para consultar la informaci¨®n de los clientes, ver c¨®mo interact¨²an con el negocio y tambi¨¦n para comunicarse con ellos desde un solo lugar. Esto permite darles un trato especial, descubrir cu¨¢les son sus art¨ªculos favoritos, escucharles en tiempo real, personalizar sus perfiles y crear una base de datos online que almacena informaci¨®n de cada usuario. Adem¨¢s de todas estas ventajas, el directorio de clientes de Square garantiza que todos sus datos est¨¢n protegidos y almacenados de forma segura.

Un dat¨¢fono inal¨¢mbrico para vender al instante

Para que cobrar sea más fácil (y rápido) que nunca, Square ha desarrollado Square Terminal, un datáfono portátil con impresora de recibos incorporada que permite gestionar el inventario, aceptar pagos e incluso ver informes en tiempo real. Este dispositivo –inalámbrico, seguro y con software integrado– es intuitivo, fácil de configurar y permite empezar a vender al instante. Es una herramienta ideal para facturar a distancia o recibir pagos con tarjeta por correo o móvil. Esto incluye la posibilidad de enviar enlaces de pago seguro a los clientes a través de SMS para que puedan pagar fácilmente sin necesidad de acceder al ordenador y hacerlo directamente desde su smartphone. 

Gracias a su sistema integrado de TPV virtual gratuito y a un conjunto de sólidas herramientas, Square Terminal permite elegir artículos del catálogo y evitar errores manuales, no pagar cuotas de alta ni de suscripción, proteger la información de los clientes con funciones de seguridad integradas, olvidarse del papel y enviar recibos electrónicos, además de comprobar cómo evoluciona el negocio con análisis de datos en tiempo real. Otra de sus ventajas es que un equipo de expertos supervisa cualquier actividad sospechosa, bloquea las transacciones fraudulentas y negocia con el banco cuando hay reclamaciones de pagos.