Cita en Madrid

Madrid fue sede, durante los primeros seis meses de 1986, de 257 reuniones y congresos, que atrajeron a 81.738 participantes. Hasta hace pocos a?os parece que nadie hab¨ªa ca¨ªdo en la cuenta de la importancia que para Madrid tiene el ser punto de atracci¨®n de miles de visitantes de calidad, visitantes que luego difunden la imagen de la ciudad en sus pa¨ªses de origen y que al mismo tiempo han supuesto unos ingresos de entre 8.000 a 10.000 millones de pesetas durante 1985. Prestigio para la ciudad y dinero para los promotores privados es lo que explica la buena relaci¨®n que existe entre el Ayuntamiento de Madrid y otros organismos oficiales y la iniciativa privada: hoteleros, agencias de viajes, empresas de servicios diversos.

Todo vale para ganar la. voluntad de las personas que deciden que un congreso de m¨¦dicos o de ingenieros o una reuni¨®n. de empresa se celebre en Madrid y no en Par¨ªs, Roma, Londres, Bangkok, Honolul¨² o cualquier ciudad que ofrezca un buen hotel, una buena organizaci¨®n y que adem¨¢s cuente con el atractivo tur¨ªstico o cultural y otros placeres menos confesables pero que se tienen en cuenta.El pasado a?o, la ciudad de Madrid fue sede de 276 congresos y reuniones de ¨¢mbito internacional, a las que asistieron 55.917 personas, y otras 182 de ¨¢mbito nacional, con 65.191 participantes que han supuesto unos ingresos de entre 8.000 a 10.000 millones de pesetas.

Congresos y reuniones de todo tipo, desde el IX Congreso Internacional de Centros Comerciales o la Convenci¨®n IBM, que fueron multitudinarios, hasta la reuni¨®n de la Comisi¨®n Trilateral, en mayo de este a?o, en la que junto a las comodidades y buena organizaci¨®n hubo que a?adir un espectacular pero muy discreto servicio de seguridad.

Los profesionales del sector no creen que pueda hablarse de sobornos o de compra de voluntades, sino de atenciones. Es por ejemplo, una visita privada a nuestro pa¨ªs, con gastos pagados y a todo lujo, para que el. ilustre visitante pueda observar sobre el terreno que Madrid tiene buenos hoteles, buenas agencias de viajes y profesionales competentes que asegurar¨¢n a los congresistas una ¨®ptima organizaci¨®n: equipos de traductores, documentos, azafatas, exposici¨®n de fotograf¨ªas, v¨ªdeos, tarjetas de identificaci¨®n, reserva de plazas, excursiones organizadas....

Llenar un hueco

La labor de promoci¨®n de la Oficina de Congresos del Ayuntamiento ha llenado un hueco que la empresa privada no pod¨ªa cubrir. Al inicio de su existencia, la oficina invit¨® a 90 personalidades europeas y americanas a pasar unos d¨ªas en Madrid, por supuesto a gastos pagados. Estas 90 personas ten¨ªan una caracter¨ªstica com¨²n: la capacidad de decidir o influir en la decisi¨®n del lugar de celebraci¨®n de un congreso.En los ¨²ltimos a?os, invitados tambi¨¦n por la oficina, m¨¢s de 300 periodistas de todo el mundo han visitado Madrid y han publicado su experiencia en los peri¨®dicos y cadenas de televisi¨®n m¨¢s influyentes. La oficina no tiene ¨¢nimo de lucro, y sus actividades se financian con las cuotas de las empresas asociadas y con presupuesto del propio Ayuntamiento.

La lucha por captar al cliente es dur¨ªsima. Y no s¨®lo entre profesionales -y empresas privadas, sino entre las propias ciudades. El congresista, por t¨¦rmino medio, asiste a una reuni¨®n durante tres o cuatro d¨ªas, se aloja en hoteles de lujo, come en buenos restaurantes y su escaso tiempo para conocer y disfrutar de la ciudad la suple con dinero. El congresista hace un gasto de 100.000 a 150.000 pesetas en cuatro d¨ªas, lo que equivale al dinero que se gasta un turista normal en 15, hablando en t¨¦rminos generales.

Hasta la creaci¨®n de la Oficina de Congresos cada cadena hotelera y cada empresa del sector hac¨ªa la guerra por su cuenta. La Oficina de Congresos fue una consecuencia inevitable de la creaci¨®n del Patronato Municipal de Turismo.

"Es dif¨ªcil de entender", explica Manuel Ortu?o, "pero el Ayuntamiento no tuvo nunca hasta 1979 cuando se crea el patronato, ning¨²n departamento encargado de fomentar el turismo en Madrid. Se hab¨ªa dejado pasar el auge tur¨ªstico espa?ol, tal vez por una concepci¨®n un poco estrecha de lo que es el turismo".

"Actualmente", prosigue Ortu?o, "se est¨¢ imponiendo el turismo cultural, de calidad, y en eso Madrid presenta una oferta excelente El Patronato se ocup¨® no s¨®lo de lanzar la imagen de Madrid, sino tambi¨¦n de poner de acuerdo a los diversos sectores relacionados con el tema, hoteles, restaurantes y agencias de viajes, pero tambi¨¦n Renfe, Iberia, el Palacio de Congresos, para prestar unos servicios coordinados".

Altruismo

El Ayuntamiento tuvo que convencer a las empresas privadas de su altruismo y la bondad de sus intenciones. En julio de 1985, cuando se cumple un a?o de la Oficina de Congresos, tambi¨¦n conocida por su denominaci¨®n internacional, Madrid Convention Bureau (MCB), su director gerente, Jos¨¦ Luis Gayt¨¢n, publica una breve salutaci¨®n en la que se?ala que hubo que "superar est¨¦riles recelos por el bien de nuestra ciudad". El propio Gayt¨¢n declar¨® que el papel de la MCB es tambi¨¦n el de moderador entro las diferentes empresas privadas integradas.Moderar en este caso es un tecnicismo que esconde la funci¨®n, tanto del Patronato Municipal de Turismo como de la Oficina de Congresos, de limar las profundas reticencias entre las grandes empresas, fundamentalmente hoteleras y agencias de viajes. Tal es as¨ª que el reglamento de la comisi¨®n de informaci¨®n de la Oficina de Congresos, la m¨¢s importante de todas, fue redactado por las empresas.

Desde 1970, s¨®lo la empresa Central de Congresos, -sociedad formada por Hoteles Meli¨¢, viajes Marsans y Wagon Lits- se ha encargado de la organizaci¨®n de m¨¢s de 200 reuniones internacionales, la mayor¨ªa en Madrid. Antes, cada empresa funcionaba a su. aire.

Fueron los propios directivos de la Federaci¨®n Europea de Ciudades de Congresos, reunidos en Madrid en 1982 -el Patronato Municipal de Turismo se hab¨ªa creado en 1980-, quienes manifestaron al anterior alcalde, Enrique Tierno Galv¨¢n, su sorpresa por que Madrid no perteneciera ni a la propia federaci¨®n ni a ning¨²n otro organismo similar relacionado con el mercado de congresos, reuniones e incentivos -as¨ª se denomina a los viajes de grupos de empleados, generalmente de alto nivel, pagados por sus empresas respectivas como premio a su competencia

Tierno, impulsor

"Don Enrique fue el mayor impulsor del creciente protagonismo de Madrid en el mercado de congresos y reuniones. Sus frecuentes viajes a todo el mundo y su personalidad lo convirtieron en el mejor relaciones p¨²blicas, por llamarlo as¨ª, que hemos tenido. Madrid entr¨® en la federaci¨®n aquel mismo a?o, y en junio de 1984 se constitu¨ªa la Oficina de Congresos como una secci¨®n especializada y aut¨®noma del Patronato Municipal de Turismo", dice Gayt¨¢n. El ¨²ltimo viaje que hizo Enrique Tierno, 45 d¨ªas antes de su muerte, fue a la reuni¨®n en la que Madrid se dio de: alta como miembro de la Uni¨®n de: Ciudades Capitales Europeas.La Oficina de Congresos se encarga de recibir la informaci¨®n recopilada por los organismos internacionales sobre los pr¨®ximos congresos y reuniones. La oficina los revisa, chequea, escoge cu¨¢les tienen posibilidades de poder celebrarse en Madrid y entonces comienza la labor de captaci¨®n. La agenda de compromisos para el a?o pr¨®ximo comienza a estar cubierta. Uno de los ¨²ltimos de la lista es la Conferencia Mundial de Recursos Humanos, el pr¨®ximo mes de julio, seg¨²n lo acordado en la reuni¨®n m¨¢s reciente de la organizaci¨®n, celebrada en Honolulu (Hawai).

Para captar congresos se muestran facilidades: quiz¨¢s Iberia puede ofrecer vuelos m¨¢s baratos; los hoteles mejores precios Ni atenciones especiales; la Direcci¨®n General de Promoci¨®n del Turismo podr¨ªa organizar un c¨®ctel de bienvenida y personalidades pol¨ªticas o cient¨ªficas podr¨ªan dar brillo a la apertura o clausura del congreso; es segura una carta de salutaci¨®n del alcalde de Madrid...

Hay que cuidar mil detalles para que un congreso se celebre en Madrid. Luego, de regreso a sus pa¨ªses, los congresistas tienen que hablar maravillas de la ciudad. Si esto es as¨ª, al a?o siguiente otras miles de personas mirar¨¢n la Puerta de Alcal¨¢.