El almac¨¦n burocr¨¢tico

Toneladas de impresos, millones de expedientes personales de ciudadanos espa?oles, filmaciones de bailes folcl¨®ricos de la Secci¨®n Femenina, tratados de paz y declaraciones de guerra, permisos de importaci¨®n y exportaci¨®n, recursos de alzada anulados y documentos cuya tramitaci¨®n ocupa la vida laboral de millares de funcionarios se alinean en 275 kil¨®metros de estanter¨ªas met¨¢licas. Un recorrido equivalente a la ruta Madrid-Zaragoza sin salir de los muros incombustibles del Archivo General de la Administraci¨®n, en Alcal¨¢ de Henares.

La funci¨®n de esta instituci¨®n, dependiente del Ministerio de Cultura, es "cuidar, conservar y poner a disposici¨®n, tanto de la Administraci¨®n como del p¨²blico, la documentaci¨®n cuyo uso oficial ya no es frecuente, pero que todav¨ªa no ha adquirido la categor¨ªa de hist¨®rica", seg¨²n Mar¨ªa Luisa Conde, directora del Archivo General."La calificaci¨®n de documento hist¨®rico referida a los fondos administrativos aqu¨ª depositados es dif¨ªcil", reconoce la directora. "Hay papeles que son hist¨®ricos desde su expedici¨®n, como ocurre con los tratados internacionales o las alianzas militares, pero nadie puede saber si el expediente acad¨¦mico del se?or X, hoy estudiante de Medicina, ser¨¢ buscado en el futuro como dato valios¨ªsimo por el bi¨®grafo de un premio Nobel".

Los documentos permanecen al menos cinco a?os en las dependencias del ministerio productor antes de remitirse al Archivo General. Sin embargo, la solicitud de fondos archivados por parte de la Administraci¨®n es cosa de todos los d¨ªas.

"Ocurre con frecuencia", se?ala Mar¨ªa Luisa Conde, "que papeles ya recibidos e inventariados son reclamados por la Administraci¨®n al d¨ªa siguiente. Todos los lunes, un veh¨ªculo reparte documentos solicitados por los ministerios y devuelve al archivo aqu¨¦llos que ya han sido revisados por la oficina que los hab¨ªa pedido".

El cambio legal tambi¨¦n influye en el Archivo. "Tal es el caso", apunta la directora, "de los expedientes militares de los antiguos integrantes del Ej¨¦rcito de la Rep¨²blica, actualmente. con derecho a pensi¨®n vitalicia".

El edificio que ocupa el Archivo General de la Administraci¨®n en Alcal¨¢ de Henares es una mole de ocho plantas construida con material incombustible. El fuego es el mayor enemigo de las toneladas de papel almacenadas. En 1939, un incendio acab¨® con la casi totalidad de los fondos contenidos en el antiguo Archivo General Central de la Administraci¨®n, ubicado desde 1861 en el palacio arzobispal de Alcal¨¢ de Henares.

Fuego y humedad

Los constructores del actual archivo concedieron una especial importancia a la detecci¨®n precoz de incendios. La zona de dep¨®sito, de muros ciegos y climatizada todo el a?o, est¨¢ dividida en cada planta en tres departamentos contiguos separados entre s¨ª por muros cortafuegos y puertas blindadas. Se trata de aislar el comienzo de un incendio sin que el fuego se extienda a otras secciones.En el vest¨ªbulo principal, la habitual placa conmemorativa de la inauguraci¨®n del edificio cede su lugar a un tablero electr¨®nico que detecta cualquier conato de incendio en cada una de las estancias del archivo. El ¨¢rea en que se almacenan los fondos documentales est¨¢ aislada del suelo mediante pilastras, con el fin de evitar la humedad del suelo.

Peri¨®dicamente se realizan inspecciones para localizar posibles cambios en el microclima del dep¨®sito.

"Las medidas de seguridad son mejorables; lo ideal ser¨ªa contar con una instalaci¨®n de circuito cerrado de televisi¨®n para vigilar los dep¨®sitos continuamente. Pero hasta ahora han resultado suficientes, no se ha extraviado ni sustra¨ªdo ning¨²n documento", asegura Mar¨ªa Luisa Conde.

Diariamente llegan camiones con cientos de kilos de legajos. Tras pasar un primer control de desinsectaci¨®n y desinfecci¨®n son subidos en montacargas a la planta correspondiente al ministerio,que los expide y a la secci¨®n exacta que se les asigna seg¨²n su naturaleza; una vez clasificados e inventariados, la accesibilidad a ellos depende de sus caracter¨ªsticas.

La Constituci¨®n de 1978 establece el libre acceso de los particulares a los documentos y escritos estatales, salvo en aquellos casos en que la consulta pudiera afectar a la seguridad del Estado, la intimidad de las personas o el legal seguimiento de los delitos.

Seg¨²n la directora, para acceder a los fondos basta una autorizaci¨®n del ministerio productor del material que se solicita, excepto en algunas series documentales, como los expedientes personales, que requieren condiciones espec¨ªficas: autorizaci¨®n expresa del ciudadano titular del expediente si estuviese vivo, o bien, que hayan pasado 25 a?os desde la fecha de su muerte.

Legajos del siglo XVIII

En los dep¨®sitos de Alcal¨¢ de Henares se encuentran legajos burocr¨¢ticos y administrativos de los siglos XVIII y XIX que por su antig¨¹edad y valor tendr¨ªan cabida en el Archivo Hist¨®rico Nacional. El intercambio de fondos entre ambas instituciones se ve dificultado, seg¨²n Mar¨ªa Luisa Conde, por la saturaci¨®n que sufre el Archivo Hist¨®rico Nacional.Estos documentos antiguos presentan un estado de conservaci¨®n muy variable, seg¨²n Pilar P¨¦rez, responsable del taller de restauraci¨®n del archivo. Los problemas m¨¢s f¨ªecuentes son deterioros por humedad, falta de cuidado en el tiempo que pasaron fuerta del archivo, par¨¢sitos bibli¨®fagos, manchas de diversa naturaleza y falta de consistencia del papel.

120 empleados se encargan de cuidar y ordenar desde la documentaci¨®n oficial de las colonias africanas a fotograflias in¨¦ditas de la Guardia Civil, cartas topogr¨¢ficas americanas, pel¨ªculas del antiguo sindicato vertical o la licencia de obras que usted solicitar¨¢ ma?ana.