M¨¢s ideas por metro cuadrado

Los altos precios de alquiler o compra de las oficinas, la limitada disponibilidad de ¨¦stas en los n¨²cleos urbanos y la necesidad de ahorrar costes operativos est¨¢n imponiendo nuevas y m¨¢s eficientes formas de gesti¨®n de los espacios donde trabajan las empresas. Dise?ar una buena pol¨ªtica en este terreno puede reducir entre un 20% y un 30% el espacio necesario para hacer funcionar una organizaci¨®n.

El primer error a evitar es distribuir los espacios teniendo en cuenta exclusivamente el n¨²mero de metros por empleado

El presidente y consejero delegado de AF Steelcase en Espa?a, Alejandro Poci?a, asegura que las oficinas tienen un ratio de entre 13 y 14 metros cuadrados por empleado, "entre un 20% y un 30% m¨¢s que la media europea, que es lo que se puede ahorrar en espacio en una empresa tradicional -sin que la productividad se vea penalizada-, mediante una reorganizaci¨®n espacial llevada a cabo a partir del estudio de la naturaleza de cada actividad de la organizaci¨®n y de la interacci¨®n entre departamentos".

De acuerdo con este principio, el primer error a evitar es distribuir los espacios teniendo en cuenta exclusiva y gen¨¦ricamente el n¨²mero de metros por empleado. El segundo fallo es una variante del anterior y consiste en disponer la oficina en funci¨®n de la jerarqu¨ªa y de la distribuci¨®n del poder en la organizaci¨®n: a cada puesto, y en funci¨®n de la responsabilidad o cuota de poder que comporta, se le adjudican un mayor o menor n¨²mero de metros cuadrados.

Por eso, una de la tendencias actuales en el dise?o de oficinas es la de minimizar los espacios cerrados "que ahora vienen a ocupar solamente el 5% del espacio total y se dedican en exclusiva a funciones de representaci¨®n y para tratar asuntos que requieren confidencialidad". Este porcentaje de espacio y los asignados a las dem¨¢s zonas de la oficina dependen del tipo de empresa de que se trate. El espacio de acogida es fundamental para las firmas de servicios financieros, y el de trabajo individual, para las consultoras o las empresas que tienen un alto componente administrativo, que necesitan unos servicios centrales poderosos o que prestan servicios de call center. ?reas adecuadas para el trabajo en equipo son fundamentales para las ingenier¨ªas o las compa?¨ªas que desarrollan tecnolog¨ªas, mientras los espacios de uso compartido -para formaci¨®n, reuniones o celebraci¨®n de consejos- son b¨¢sicos en cualquier organizaci¨®n que desarrolla mucha actividad comercial.

La tendencia actual hacia los espacios abiertos y los de uso compartido se refleja tambi¨¦n en que las salas de reuniones son ahora los espacios estrella de las oficinas. De hecho, merecen por s¨ª solas incluso programas de software de gesti¨®n independientes como el Room Wizard de AF Steelcase, capaz de reservar y gestionar los horarios de un espacio y las necesidades de quienes lo van a utilizar. Este programa permite solicitar catering, material audiovisual u otros para horas determinadasy de analizar hist¨®ricamente su aprovechamiento.

El tercer desacierto es minimizar la importancia del dise?o de la oficina y no atender las necesidades del empleado. "Las oficinas constituyen una potente herramienta de transmisi¨®n y cambio de los mensajes de cultura corporativa", opina Poci?a. Normalmente, las oficinas con organigramas m¨¢s verticales disponen de m¨¢s espacios cerrados y las que los tienen m¨¢s horizontales suelen disfrutar de m¨¢s espacios abiertos. Por otra parte, la ergonom¨ªa, que estudia la relaci¨®n entre el medio donde se trabaja y la salud, y su aplicaci¨®n han avanzado muy notablemente. Seg¨²n los estudios propios de la firma de dise?o de oficinas Details, se sabe que el 80% de los trabajadores sufre problemas de espalda -era el 30% en 1980- y que la baja por este motivo dura 33 d¨ªas; que el 65% de los problemas de espalda, estr¨¦s, fatiga visual o general y dolores de cabeza se debe a una pantalla de ordenador demasiado alta; y que tres de cada cuatro trabajadores desear¨ªa poder controlar la luz de su puesto de trabajo, consider¨¢ndola insuficiente el 22% de los encuestados.

La ¨²ltima equivocaci¨®n es no dedicar suficientes medios o presupuesto a la gesti¨®n del espacio. Seg¨²n el presidente de AF Steelcase, una empresa de servicios "debe dedicar al menos el 1% de sus costes operativos totales a la oficina". Para empresas con una plantilla superior a 500 empleados, aconseja introducir la cl¨¢sica figura del jefe de mantenimiento, conocido hoy, y con mayores funciones, como facility manager.