La pesadilla del correo electr¨®nico

SI MI CORREO electr¨®nico fuera correo postal, necesitar¨ªa un despacho m¨¢s grande. As¨ª que he invertido algo de tiempo en aprender a gestionar la avalancha de correo. Aunque no tengan la desgracia, o el descuido, de acumular 4.000 mensajes, quiz¨¢ encuentren ¨²tiles mis trucos.

En primer lugar, siempre se reciben nuevos mensajes. Puedo responder hoy a Elena y Fred, pero Juan y Alice ya habr¨¢n contestado a los mensajes retrasados que les mand¨¦ ayer. He aqu¨ª un sencillo m¨¦todo para reducir el flujo de mensajes: no mandar ninguno. En serio, se puede vaciar la cuenta y continuar respondiendo a los mensajes, pero tardar un d¨ªa o dos en enviarlos. Esta semana voy a coger un maravilloso vuelo de siete horas. Es entonces cuando intentar¨¦ responder a unos cuantos cientos m¨¢s, sin recibir nuevos que impidan mi progreso. Espero poder bajar 800. Pero es bastante probable que tenga 200 nuevos cuando vuelva a mirar.

Yo empleo el programa de correo Eudora. Permite clasificar los mensajes de siete formas. Aunque rara vez lo hago, tambi¨¦n se pueden asignar cinco prioridades

He invertido algo de tiempo en aprender a gestionar la avalancha de correo. Aunque no tengan el descuido de acumular 4.000 mensajes, quiz¨¢ vean ¨²tiles mis trucos

?Qu¨¦ se siente cuando hay 4.000 mensajes pidiendo a gritos un poco de atenci¨®n? La bandeja de entrada parece una lista cuando uno tiene unos 40. Con 4.000 es una masa imposible de atacar por ning¨²n frente. Simplemente, te traga. Los d¨ªas que estoy m¨¢s ocupada, me limito a mirar los nuevos mensajes por encima. Luego respondo a los m¨¢s urgentes. Los que quiero contestar en breve los clasifico con fechas, porque suelen tener que ver con eventos o compromisos de alg¨²n tipo. Tengo intenci¨®n de encargarme de ellos m¨¢s tarde. En otras palabras, repetir hasta el infinito. Los mensajes fechados pasan a ser urgentes mientras yo estoy ocupada atendiendo otros mensajes urgentes. Despu¨¦s, los mensajes fechados se hunden en la masa.

Clasificar los mensajes (con fechas, o Proyecto A, o lo que sea) es ¨²til. Empieza a convertir la masa en un mosaico. Un conjunto de patrones emerge de forma gradual a medida que aumenta la cantidad de mensajes de todas las categor¨ªas. Yo empleo el programa de correo Eudora. Permite clasificar los mensajes de siete formas distintas. Aunque rara vez lo hago, tambi¨¦n se pueden asignar cinco prioridades distintas. Por supuesto, tambi¨¦n se pueden clasificar por fecha, remitente, tama?o del mensaje, documentos adjuntos y asunto (alfab¨¦ticamente, es decir, con Re:, Fwd: y algunos otros elementos ignorados).

Eudora 5.1 tiene una caracter¨ªstica muy bien pensada que permite hacer caso omiso de la clasificaci¨®n y junta todos los mensajes con el mismo asunto. Si te escribes con varias personas sobre, digamos, qu¨¦ pasa con Harry, todo lo que tenga que ver con ese tema en particular se agrupar¨¢ con el mensaje relacionado m¨¢s reciente. Esto puede resultar muy ¨²til, aunque algunas veces la gente se olvida de cambiar el asunto una vez finalizado el tema inicial. Cuando qu¨¦ pasa con Harry se convierte en quedamos ma?ana para hablar de Harry, puedes acabar olvidando la cita.

A veces toda esta ordenaci¨®n no basta. A menudo escojo una fecha, por ejemplo el 8 de septiembre, y miro todos los mensajes. Es entonces cuando la funci¨®n cortar y pegar es especialmente ¨²til: "Hola, Alice. Perdona por la tardanza en contestar. Quer¨ªa escribir una respuesta bonita y bien pensada, y ocurrieron varias cosas. De todas formas, como habr¨¢s podido deducir por lo que he tardado en responder, me abruman los compromisos". Luego a?ado algunas palabras espec¨ªficas para cada destinatario. ?Hay que recordar cambiar el nombre cada vez!

Pero eso sigue pareciendo fuerza bruta, y los mensajes electr¨®nicos de un d¨ªa cualquiera son bastante variados. Es entonces cuando empleo la herramienta de b¨²squeda de Eudora. Se puede buscar un t¨¦rmino en particular (el nombre de alguien, por ejemplo, o el de una empresa o un mes) y extraer todos los mensajes que la contengan en el encabezamiento, en el texto o en cualquier parte. Eso suele dar como resultado un grupo de mensajes sobre el mismo tema (unos 35 m¨¢s o menos) que puedo atender a la vez. Cuando tengo prisa pero quiero deshacerme de muchos mensajes, busco los que son realmente cortos. Pero eso s¨®lo funciona en caso de haberlos atendido ya. Es el ¨²nico momento en el que me gusta el correo basura. Puedo borrarlo r¨¢pidamente y sentirme productiva.

Todos estos trucos me permiten responder m¨¢s r¨¢pido y me dan la satisfacci¨®n de dividir la tarea en montoncitos manejables. Pero despu¨¦s de haber recorrido mi cuenta de cientos de formas, desde todos los ¨¢ngulos y perspectivas, sigo teniendo 1.294 mensajes. Eso me lleva a la pregunta definitiva: ?merece esto la pena? ?Estoy tratando a la gente como personas o como tareas? ?En qu¨¦ se diferencia esto de un juego de palabras elaborado, la creaci¨®n de mensajes y la respuesta a mensajes que el sistema env¨ªa? ?Est¨¢ bien cortar y pegar un texto para mand¨¢rselo a otro? Luego me siento y reflexiono sobre lo conseguido con estos m¨¦todos:

-He presentado a un estudiante argentino amigo de un amigo a otro amigo m¨ªo que es presidente de Universidad en Nueva York.

-Le di las gracias a alguien por una cena maravillosa.

-Hice el seguimiento de veintitantos antiguos planes empresariales para averiguar (sutilmente) si siguen en activo.

-Reenvi¨¦ una variedad de mensajes con chistes, parodias y correo basura raro a distintos amigos.

-Consol¨¦ a un familiar triste que estaba dormido (diferencia horaria).

-Todo esto era personal y creo que considerado... y todo eran cosas que probablemente no hubiera hecho sin el correo electr¨®nico. Y ahora viene lo m¨¢s dif¨ªcil: ?vaciar la bandeja de salida!

?2003 EDventure Holdings, Inc. Distribuido por Los Angeles Times Syndicate.