Documentaci¨®n bajo llave

Todo el mundo tiene en su casa papeles y documentos que en realidad son un estorbo, pero que nadie se atreve a tirar. Apuntes, trabajos, fotograf¨ªas, libros o cartas. Ocupan cajones, estanter¨ªas y hasta habitaciones enteras. Las empresas y las administraciones p¨²blicas no guardan la documentaci¨®n por puro placer: la ley las obliga a conservarla, lo que supone un verdadero problema de espacio. Archivos de Andaluc¨ªa (www.archivosdeandalucia.com), una empresa con sedes en C¨¢diz y Sevilla, est¨¢ especializada en gesti¨®n y custodia de archivos. En las dos naves que tienen en estas localidades guardan alrededor de 25 millones de folios de 30 empresas diferentes.

Hace tres a?os naci¨® esta empresa, fruto de la experiencia de sus promotores en la gesti¨®n y custodia de informaci¨®n. Los 15 trabajadores de Archivos de Andaluc¨ªa se encargan de todo el proceso, que va desde la recogida hasta su entrega a domicilio en caso de que sea solicitada. Una vez que una empresa o particular decide recuperar el espacio que ocupan sus papeles, Archivos de Andaluc¨ªa hace el inventariado en sus instalaciones, recoge la documentaci¨®n, la traslada a los centros de custodia, la ordena y la guarda. Adem¨¢s de las dos naves, que suman unos 1.000 metros cuadrados, tiene varios centros de custodia y oficinas en C¨¢diz, Sevilla y tambi¨¦n en Jerez de la Frontera.

"El coste de los espacios dedicados a archivos repercute en las cuentas de resultados"

Jos¨¦ Berasaluce, socio director de Archivos de Andaluc¨ªa, explica que las empresas y organizaciones dedican metros y metros cuadrados a guardar sus archivos, lo que supone una gran p¨¦rdida de tiempo y dinero. Seg¨²n sus cuentas, la documentaci¨®n se duplica cada tres a?os aproximadamente y con esa misma rapidez se va acumulando. "Esto conlleva problemas de organizaci¨®n, obliga a duplicar archivos y la confidencialidad es escasa. Adem¨¢s, a veces es vital encontrar un papel r¨¢pidamente, lo que conlleva una p¨¦rdida de tiempo. Valiosos profesionales dedican horas a las tareas de archivos, cuando en realidad su especializaci¨®n es otra distinta. Nosotros garantizamos que, en una hora, podemos servir la documentaci¨®n si es necesario".

En cualquier momento, los clientes pueden solicitar que se les haga llegar una determinada documentaci¨®n. Hay dos posibilidades: que la reciban en mano o que la puedan consultar por Internet. Para ello se ha puesto en marcha Archivalia, un sistema de informaci¨®n interactivo.

Utilizando una clave, los clientes pueden consultar en tiempo real en qu¨¦ situaci¨®n se encuentran sus archivos, hacer listados, estad¨ªsticas e inventarios y pedir que se les mande alg¨²n documento. La confidencialidad est¨¢ garantizada, tanto en Internet como en las naves de Sevilla y C¨¢diz que albergan la documentaci¨®n. "Hay gente que alquila garajes y cocheras para guardar sus papeles y no tienen ninguna seguridad", afirma Berasaluce. "El coste de los espacios dedicados a archivos repercuten en las cuentas de resultados".

El precio de cada archivador es de nueve c¨¦ntimos al mes y cada uno de ellos puede albergar alrededor de 500 folios. "Nosotros se los ordenamos y custodiamos en naves de alt¨ªsima seguridad. Cada archivo queda guardado en una caja y cada una de ellas tiene una codificaci¨®n secreta", a?ade. Adem¨¢s, el cliente puede optar por poner una fecha de caducidad a su contrato. Una vez que ¨¦ste expire y si no hay renovaci¨®n, se procede a la destrucci¨®n certificada de los documentos una vez que el usuario ha accedido por escrito a que se realice dicha destrucci¨®n.

Los sistemas de seguridad incluyen un circuito cerrado de televisi¨®n durante las 24 horas del d¨ªa, un sistema de detecci¨®n y extinci¨®n de incendios, acceso restringido a las naves y la prohibici¨®n de fumar en todas las instalaciones.

Entre sus 30 clientes hay peque?as y medianas empresas, despachos, administraciones p¨²blicas, hospitales p¨²blicos y privados, consultoras, colegios profesionales, bancos y cajas de ahorro o sociedades industriales. En el caso de los documentos hospitalarios, la empresa gestiona y organiza los archivos cl¨ªnicos activos y los pasivos.

Archivos de Andaluc¨ªa tambi¨¦n organiza cursos monogr¨¢ficos de gesti¨®n de archivo, de posgrado y para Formaci¨®n Profesional Ocupacional, as¨ª como seminarios especializados.

Jos¨¦ Berasaluce se cans¨® de enviar curr¨ªculos. Archivero de profesi¨®n, se dio cuenta de que nadie estaba dispuesto a contratarle. Pero, ?contratar¨ªan sus servicios si ¨¦l fuera una empresa? "Nadie en la carrera te ense?a a hacer esto, pero es cuesti¨®n de echarle imaginaci¨®n", afirma. Transform¨® sus conocimientos en actividad productiva, algo que ¨¦l denomina "la segunda modernizaci¨®n" y naci¨® Archivos de Andaluc¨ªa.

Ahora, la empresa factura m¨¢s de 156.000 euros al a?o y baraja planes de expansi¨®n. El objetivo es abrir una nueva nave, una sede en C¨®rdoba y organizar un sistema de franquicias que se ubicar¨ªan por toda Andaluc¨ªa.