Profesionalizar el departamento de compras

En mayor o menor medida, todas las empresas cuentan con una persona responsable de formalizar las compras proyectadas, como material de oficina, soporte tecnol¨®gico y cursos de formaci¨®n, entre otras inversiones. Pero esto no quiere decir, ni mucho menos, que as¨ª se consiga la eficiencia deseada. Dado que las compa?¨ªas destinan anualmente m¨¢s del 65% de los ingresos a este fin, los expertos se?alan la necesidad de profesionalizar este servicio. Y es que si se analizan y se gestionan adecuadamente las compras, el ahorro anual de las empresas suele alcanzar el 11%.

En caso de ahorrar un 1%, el beneficio de la empresa puede aumentar hasta un 5%, seg¨²n un reciente estudio de la AERCE

Despu¨¦s de crear su propio departamento de compras con la ayuda de Fullstep, la entidad SabadellAtl¨¢ntico ha ahorrado un 18%

La evoluci¨®n del departamento de compras ha ido estrechamente ligada al aumento de la competitividad del mercado. As¨ª, en sectores como el de los componentes para la automoci¨®n, la electr¨®nica de consumo o el qu¨ªmico -donde los m¨¢rgenes son mucho m¨¢s peque?os-, la profesionalizaci¨®n de las inversiones hace mucho tiempo que dej¨® de ser una opci¨®n.

"Para sobrevivir como empresa, los departamentos de compras de los sectores m¨¢s competitivos est¨¢n obligados a reducir al m¨¢ximo los costes de sus aprovisionamientos", explica Juan Jos¨¦ Jim¨¦nez, vicepresidente de la asociaci¨®n espa?ola de compras, contrataci¨®n y aprovisionamientos (AERCE), que ya cuenta con m¨¢s de 1.600 socios. "Si no ahorran comprando", a?ade, "no podr¨¢n ofrecer precios m¨¢s competitivos y terminar¨¢n sepultados por la competencia". Lo cierto es que en subsectores como el del petr¨®leo, la alimentaci¨®n, las bebidas o el tabaco, el 80% de lo que se ingresa se destina a nuevas compras e inversiones.

Aunque en los ¨²ltimos 20 a?os muchas compa?¨ªas espa?olas se han visto forzadas a crear un departamento de compras, en gran parte de las peque?as y medianas empresas (pymes) el gerente es quien sigue tomando las decisiones al respecto. Y ¨¦ste, debido a sus otras responsabilidades, "no suele contar con la suficiente informaci¨®n para ejecutar las inversiones de manera eficiente", afirma el vicepresidente de la AERCE.

En su opini¨®n, "lo ideal es contar con una o varias personas que se encarguen exclusivamente de llevar a cabo las compras". Y no es para menos: en caso de ahorrar un 1%, el beneficio de la empresa puede aumentar hasta un 5%, seg¨²n un reciente estudio de esta asociaci¨®n, que desde su fundaci¨®n, hace ya 25 a?os, defiende la profesi¨®n del comprador como una medida imprescindible para incrementar la competitividad de las empresas espa?olas. Para ello, insiste Jim¨¦nez, "hace falta m¨¢s y mejor formaci¨®n para los futuros compradores", as¨ª como "mayor reconocimiento profesional".

Externalizar el servicio

Con el fin de profesionalizar sus compras, cada vez m¨¢s empresas est¨¢n optando por externalizar estos servicios. Ahora mismo, se estima que ocho de cada 10 compa?¨ªas espa?olas tengan subcontratada alguna de sus actividades, seg¨²n una encuesta de IBM. No en vano, entre 2002 y 2005 este negocio movi¨® m¨¢s de 1.000 millones de euros. En el caso concreto de la externalizaci¨®n de la gesti¨®n y la ejecuci¨®n de las compras, una de las compa?¨ªas pioneras es Fullstep, que cuenta con clientes de la talla de Ficosa Internacional, FCC Log¨ªstica, Fagor, Seur, Uni¨®n Fenosa, Telepizza o Campofr¨ªo.

"Una vez nos dan permiso para entrar en los n¨²meros de la empresa, evaluamos los recursos y los procesos empleados para llevar a cabo sus compras", explica Jos¨¦ Valderrama, consejero delegado de Fullstep. "Luego les proponemos ciertos cambios y les cuantificamos cu¨¢nto ahorro podr¨ªan generar", a?ade. En su opini¨®n, la profesionalizaci¨®n de este proceso se dar¨¢ cuando las inversiones "se decidan de forma conjunta entre los usuarios que han solicitado cualquier tipo de producto o servicio y el responsable de compras de la empresa".

Despu¨¦s de seis a?os de actividad, Fullstep ha dise?ado una plataforma tecnol¨®gica que los departamentos de compras pueden utilizar para controlar y seguir en tiempo real los procesos de negociaci¨®n con sus proveedores, as¨ª como comparar las diversas ofertas on-line. Gracias a esta herramienta, los clientes de Fullstep han negociado m¨¢s de 7.500 procesos de compra por un valor de 1.300 millones de euros. La media de ahorro generada ha superado el 11%.

Uno de sus clientes m¨¢s activos es el SabadellAtl¨¢ntico, perteneciente al Banco Sabadell. La irrupci¨®n en 2004 de Fullstep en esta entidad financiera marc¨® un punto de inflexi¨®n en su forma de gestionar las compras. Despu¨¦s de presentar un detallado estudio, en el que se demostraba el ahorro en potencia que pod¨ªa llevar a cabo el banco, su consejero delegado, Juan Mar¨ªa Nin, tom¨® la decisi¨®n de crear un departamento espec¨ªfico, que ahora mismo est¨¢ compuesto por 18 personas.

En el ¨²ltimo a?o y medio, SabadellAtl¨¢ntico ha realizado unos 500 procesos de compra por un valor total de 100 millones de euros. Su ahorro se ha situado entorno al 18%. Su director de compras, Francisco L¨®pez, asegura que este ¨¦xito se ha logrado gracias a "la profesionalizaci¨®n del departamento". En su opini¨®n, "al producirse la divisi¨®n y especializaci¨®n del proceso de compra, es mucho m¨¢s f¨¢cil saber cu¨¢les son las mejores ofertas que ofrecen los diversos proveedores".