C¨®mo ahorrar costes en la gesti¨®n de viajes

Despu¨¦s del pago de n¨®minas y la implantaci¨®n de nuevas tecnolog¨ªas, los viajes de negocios se han convertido en el tercer gasto m¨¢s importante de la mayor¨ªa de grandes y medianas empresas espa?olas, cuya presencia en otros mercados, tanto dentro como fuera de sus fronteras, es cada vez mayor. Se estima que en 2006 este tipo de viajes movi¨® m¨¢s de 4.000 millones de euros en Espa?a, seg¨²n un reciente estudio de American Express.

Como consecuencia, la relaci¨®n entre empresa y agencia de viajes es cada vez m¨¢s estrecha, llegando ¨¦sta ¨²ltima a trasladar una delegaci¨®n a la sede de la propia compa?¨ªa. Pero gozar de este lujo tan s¨®lo compensa a las multinacionales, cuyos negocios globalizados obligan a sus profesionales a viajar continuamente.

Esta herramienta permite determinar los proveedores de vuelo, el tipo de billete y el nivel del alojamiento que puede reservar cada empleado

Para el resto, existen otros medios para personalizar al m¨¢ximo este servicio corporativo, cuya supervisi¨®n y racionalizaci¨®n contribuyen a reducir los costes. Entre otras iniciativas, destaca la que propone el proveedor tecnol¨®gico para agencias de viajes Amadeus, centrado en fomentar la "autoreserva", con clientes como Carlson Wagonlit Travel, AMEX, Viajes El Corte Ingl¨¦s, Viajes Iberia, Marsans Viajes y Barcel¨® Viajes, entre otros.

Despu¨¦s de triunfar en el mercado anglosaj¨®n, Amadeus ha impulsado en Espa?a la plataforma tecnol¨®gica Amadeus e-Travel Management, que permite a los profesionales de las empresas, a trav¨¦s de sus propias agencias de viajes, gestionar directamente por internet las condiciones relacionadas con sus desplazamientos comerciales, tanto nacionales como internacionales.

A trav¨¦s de esta herramienta, "la direcci¨®n de la empresa puede establecer pol¨ªticas de viaje encaminadas a potenciar el control y el ahorro, determinando los proveedores de vuelo preferentes, el tipo de billete de avi¨®n y el nivel del alojamiento en destino que puede comprar cada empleado", entre otros factores relacionados, explica ??igo Garc¨ªa-Aranda, director de marketing de Amadeus Espa?a. La actual base de datos de este portal tecnol¨®gico incluye m¨¢s de 70 aerol¨ªneas de bajo coste y 80.000 hoteles en todo el mundo.

De esta manera, los profesionales pueden gestionar sus propias reservas entre el abanico de posibilidades que, en funci¨®n de su cargo, les permite escoger su empresa. Y lo cierto es que a muchas compa?¨ªas les est¨¢ ayudando a reducir este tipo de costes: seg¨²n un estudio de la Universidad de Cranfield, en Inglaterra, mediante este servicio de autoreserva las empresas pueden ahorrar m¨¢s de un 25,6% en los honorarios de las agencias de viajes y un 9,1% en el gasto medio de los billetes a¨¦reos. Eso s¨ª, el reto consiste en "conseguir que los empleados sean aut¨®nomos".

Este servicio tambi¨¦n ofrece otros contenidos, como partes meteorol¨®gicos, gu¨ªas de ciudades, mapas de carreteras, conversores de monedas, requisitos sanitarios y de obtenci¨®n de visados, concluye Garc¨ªa-Aranda.