Qu¨¦ hacer para que Word se hable con Word

EL EST?NDAR OFFICE

La suite inform¨¢tica de Microsoft Office se ha convertido de hecho en el est¨¢ndar de los programas de uso corriente en una oficina. Por ejemplo, todo el mundo dice: "m¨¢ndamelo en Word", para expresar que le env¨ªe un documento de texto, as¨ª, gen¨¦ricamente. En realidad, dar¨ªa igual con qu¨¦ programa de edici¨®n de textos est¨¦ hecho el documento, sea de Microsoft o no. Ocurre lo mismo con el formato que tiene el mismo documento, identificado por su terminaci¨®n, que en este caso ser¨ªa ".doc"; tambi¨¦n se ha convertido en un gen¨¦rico, aunque el propio Word tambi¨¦n puede guardar y leer en otros formatos.

NUEVAS VERSIONES

Pero ocurre que los gen¨¦ricos a veces se convierten m¨¢s en un problema que en una virtud. Por ejemplo, la ¨²ltima versi¨®n de la suite Office 2007. Al utilizar Word 2007 para escribir alg¨²n texto, cuando se guarda el documento lo hace en un nuevo formato llamado .docx, que s¨®lo puede leer esta ¨²ltima versi¨®n. Es decir, que si se env¨ªa a alguien con una versi¨®n anterior de Word no lo podr¨¢ abrir sin m¨¢s. Puede hacer la prueba con el Bloc de notas, o con WordPad (incluido en los Accesorios del propio sistema Windows) y descubrir¨¢ una serie inconexa de s¨ªmbolos y letras que en nada recuerdan al texto original. Resulta que el nuevo formato .docx no es compatible m¨¢s que con Word 2007. Eso s¨ª, los documentos ocupan mucho menos espacio que los cl¨¢sicos .doc., aunque el peso nunca ha sido un problema de textos, sino de las fotos o de los gr¨¢ficos.

SOLUCIONES

Hay varios caminos para solucionar esa incompatibilidad. Empezar¨¦ por las que tiene el propio Word 2007. Si no se indica lo contrario, el programa siempre guarda por defecto los archivos en el nuevo formato. Pero esto se puede evitar para uno o para todos los archivos. Una vez acabado de escribir o de crear un documento nuevo hay que ir al s¨ªmbolo de Office que hay en la esquina superior izquierda y, haciendo clic encima, abrir el men¨². Si se escoje la opci¨®n Guardar -as¨ª, a secas, no Guardar como, que veremos a continuaci¨®n-, el documento tendr¨¢ el formato y la terminaci¨®n predeterminada por Word, que es .docx. Pero si se escoje la opci¨®n Guardar como, se abrir¨¢ un submen¨² lateral que muestra varias opciones de guardar el documento. La primera es id¨¦ntica a la anterior. La segunda opci¨®n utilizar¨¢ el documento como una plantilla. La tercera es la m¨¢s interesante, ya que permite que el documento resultante sea totalmente compatible con versiones anteriores de Word. La ¨²ltima opci¨®n tambi¨¦n permite usar otros formatos.

COMPATIBLE SIEMPRE

Lo anterior habr¨ªa que hacerlo con cada documento al guardarlo, algo engorroso. Lo mejor es automatizar esta opci¨®n y as¨ª todos los documentos que se creen ser¨¢n siempre compatibles. Para ello, en el men¨² de Guardar como, ir a la parte inferior y hacer clic en el bot¨®n Opciones de Word. En la ventana que se abre, ir al apartado Guardar y en Guardar archivos en formato desplegar las opciones y escoger Documento de Word 97-2003 (*.doc). A partir de ese momento, esta acci¨®n ser¨¢ permanente para los documentos nuevos.

HERRAMIENTA DE COMPATIBILIDAD

La propia Microsoft, consciente de los problemas que est¨¢ creando su nuevo formato .docx, ha puesto en Red una herramienta gratuita para que todos los que tengan versiones antiguas de Word, y reciban un documento con el nuevo formato, puedan acceder a abrirlo sin problemas. Eso s¨ª, a costa de perder alguna de las ventajas que comporta. La herramienta se llama Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007. Y se puede descargar de la p¨¢gina: www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang= es&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466.

El archivo de instalaci¨®n ocupa 27,6 MB y est¨¢ en pr¨¢cticamente todos los idiomas. A todos los nuevos formatos de la suite Office 2007 les ocurre lo mismo que a los de Word 2007. As¨ª que si quiere trabajar con ellos sin problemas, se les puede aplicar el mismo criterio expuesto aqu¨ª.