Manual de uso por si Hacienda se presenta en su empresa

Winston Churchill describi¨® la democracia como un sistema pol¨ªtico en el que ¡°cuando alguien llama a tu puerta a las seis de la ma?ana, se sabe que es el lechero¡±. Eso, hoy en d¨ªa, no es exactamente as¨ª; tambi¨¦n puede ser Hacienda para hacer una inspecci¨®n. Aunque no es lo habitual, en algunos casos la Agencia Tributaria se presenta por sorpresa en los negocios para registrar el domicilio social de la compa?¨ªa. Seg¨²n datos del ministerio, en 2018 se realizaron 31.095 actuaciones presenciales (o peinados) destinadas al control in situ en sectores y ¨¢mbitos de riesgo fiscal, aument¨¢ndose en un 15% las de macroperaciones sectoriales. Este a?o el fisco ha sumado una campa?a informativa dirigida a las peque?as y medianas empresas que declaran ser menos rentables que la media del sector. Estas visitas han causado un revuelo que ha llegado hasta el Tribunal Supremo, que deber¨¢ decidir si Hacienda puede o no registrar la sede de una empresa solo por ingresar poco. En cualquier caso, si los hombres de negro llaman a la puerta, hay que mantener la calma e intentar no cometer errores que pueden salir muy caros.

Superado el susto inicial, el primer paso es pedir la documentaci¨®n. Como se?ala Eva del Cerro, letrada de S¨¢ez Abogados, ¡°lo primero que deber¨ªamos hacer es solicitar la identificaci¨®n, saber qu¨¦ permisos tienen y cu¨¢l es el objeto de la inspecci¨®n¡±. A continuaci¨®n, aunque se tenga la impresi¨®n de poder gestionar con ¨¦xito la visita, recomienda llamar al asesor fiscal para que supervise e ¡°indique c¨®mo actuar en cada momento¡±.

En todo caso, la visita debe estar suficientemente motivada y justificada. Los tribunales han rechazado como argumento la existencia de meras sospechas, exigiendo superar un triple juicio de idoneidad, necesidad (no debe existir una alternativa menos intrusiva) y proporcionalidad. Por ejemplo, el Tribunal Supremo ha afirmado recientemente que no cabe entrar en la empresa para verificar la correcta aplicaci¨®n de un beneficio fiscal que corresponde probar al contribuyente.

Una de las primeras dudas en una inspecci¨®n por sorpresa es si se debe permitir el acceso del funcionario y qu¨¦ consecuencias legales tiene negarle la entrada. Esta es una decisi¨®n de gran transcendencia porque, aunque colaborar evita conflictos y agiliza el proceso, apunta Del Cerro, implica un consentimiento, por lo que las actuaciones que hagan en el cuartel general de la compa?¨ªa ser¨¢n v¨¢lidas.

En este punto es relevante conocer que cabe consentir la entrada de forma expresa o t¨¢cita. Tambi¨¦n que puede limitarse solo a determinadas dependencias. Por otro lado, la revocaci¨®n del consentimiento es una opci¨®n v¨¢lida, en cuyo caso los funcionarios deben abandonar el lugar, aunque seg¨²n la Ley General Tributaria (LGT) pueden tomar medidas cautelares para evitar la desaparici¨®n de pruebas.

Pero, ?en qu¨¦ circunstancias se puede cerrar la puerta a Hacienda sin temor a represalias? El Tribunal Constitucional ha reconocido la inviolabilidad del domicilio social de las empresas, por lo que cualquier entrada a ¨¦l, si no la consiente su titular, requiere una autorizaci¨®n judicial. Esto quiere decir que se puede denegar la entrada al inspector que no trae una orden v¨¢lida. Sin embargo, no todo espacio o local est¨¢ considerado como domicilio constitucionalmente protegido, por lo que es fundamental tener claro cu¨¢les son esos lugares blindados. Seg¨²n aclara Laura V¨ªrseda, asesora fiscal en Cialt, el paraguas de protecci¨®n abarca aquellos lugares separados y de acceso restringido en los que la persona jur¨ªdica centraliza la direcci¨®n de su negocio, sirviendo, asimismo, de custodia de documentos de la vida de la sociedad que no est¨¢n al alcance del conocimiento de terceros.

Dada la extensa casu¨ªstica, hay que acudir a la jurisprudencia. No tiene por qu¨¦ tratarse de un inmueble (los tribunales han admitido como domicilio constitucionalmente protegido una autocaravana o embarcaci¨®n); tampoco tiene que ser ¨²nico (se puede disponer de varios), y su ocupaci¨®n puede ser temporal (por ejemplo, la habitaci¨®n de un hotel). La protecci¨®n constitucional se extiende a los despachos profesionales si re¨²nen la nota de privacidad y exclusi¨®n, pero no si se trata de locales abiertos al p¨²blico en horario y d¨ªas de apertura. El motivo es que en los lugares donde no hay un acceso restringido (oficinas en las que ¨²nicamente se exhiben productos comerciales, almacenes, locales comerciales, etc¨¦tera) no existe la nota de privacidad que justifica la aplicaci¨®n del derecho fundamental. El funcionario puede entrar en estos casos con una autorizaci¨®n firmada por el delegado de Hacienda, e imped¨ªrselo puede conllevar una cuantiosa multa.

Para sortear cualquier paso en falso, la asesora aconseja comprobar con lupa la autorizaci¨®n judicial. Adem¨¢s de los datos correspondientes a la identidad de los funcionarios y los locales a inspeccionar, deben especificarse los d¨ªas y horario en que realizar¨¢n las actuaciones. ¡°No puede tratarse de una autorizaci¨®n gen¨¦rica¡±, avisa V¨ªrseda, sino que debe estar acotada a un periodo temporal reducido.

Ordenadores

Las facultades de los inspectores en un registro son muy amplias: pueden entrevistar a empleados, realizar mediciones, fotograf¨ªas, incautarse de documentos¡­, y analizar los equipos y sistemas inform¨¢ticos con los que se lleve la gesti¨®n del negocio. La ubicaci¨®n f¨ªsica de los ordenadores es importante, porque si est¨¢n en locales abiertos al p¨²blico pueden examinarse solo con una autorizaci¨®n administrativa.

Sin embargo, no todo vale. Los inspectores no pueden extralimitarse ni realizar una actuaci¨®n desproporcionada que perjudique la actividad ordinaria de la entidad, explica Del Cerro. Para cubrirse las espaldas, aconseja V¨ªrseda, cualquier duda sobre su actuaci¨®n debe quedar reflejada por escrito en las diligencias. De esta forma, se puede tener una prueba si decide impugnar el registro. En caso de que sea anulado por haberse vulnerado los derechos de la empresa, la informaci¨®n obtenida es il¨ªcita y no podr¨¢ ser utilizada en contra del contribuyente.