El ¨¦xito de saber organizar (y participar) en una videollamada de trabajo
Conseguir que las reuniones a distancia sean eficientes es un reto para muchas empresas. Los expertos recomiendan limitarlas a no m¨¢s de media hora y seis personas
Los programas de videollamadas han sido un salvavidas para miles de empresas de todo el mundo, desde la implantaci¨®n del teletrabajo como medida para reducir la presencialidad laboral y controlar la expansi¨®n de la pandemia. Tanto, que algunas compa?¨ªas que ofrecen este servicio, como Zoom, han pasado de 10 millones de usuarios a 300 millones desde el comienzo de la pandemia. Un incremento que se ha notado en la Bolsa, donde esta firma californiana ha cuadruplicado su valor en un a?o, seg¨²n las ¨²ltimas cifras del ¨ªndice burs¨¢til de Nasdaq 100.
Los datos, apoyados por las previsiones de los expertos, son claros: estas reuniones a distancia y frente a una c¨¢mara han llegado para quedarse y saber manejarse en ellas es sin¨®nimo de ¨¦xito en el mundo laboral. Pero a¨²n es una herramienta demasiado nueva. Por eso, son muchos los jefes y los trabajadores que se preguntan: ?C¨®mo debe ser la telerreuni¨®n ideal?
Para Marco T¨¢boas, especialista en transformaci¨®n y digitalizaci¨®n empresarial, la videollamada efectiva comienza con una buena organizaci¨®n. ¡°Estas reuniones son un punto d¨¦bil en muchas empresas porque se estructuran mal: gente que no deber¨ªa estar convocada, sin un foco definido, duraci¨®n interminable... Al final, acaban por no ser realmente ¨²tiles y, adem¨¢s, distraen a los implicados de su ocupaci¨®n diaria¡±, puntualiza T¨¢boas.
El primer consejo de este experto es organizar reuniones cortas, de no m¨¢s de media hora por sesi¨®n. Un truco que funciona, dice, es poner un contador o cron¨®metro que permita a los asistentes ¡°ser conscientes del tiempo transcurrido y del restante¡±.
En cuanto al n¨²mero de participantes, es recomendable evitar grupos de m¨¢s de seis personas. Por lo que escoger a los componentes de la reuni¨®n se convierte en un factor determinante. ¡°Hay que recordar que los trabajadores laboran desde casa y deben conectarse en remoto, lo que implica m¨¢s tiempo. Una videollamada con un n¨²mero elevado de convocados se puede convertir en toda una pesadilla¡±, explica T¨¢boas.
La duda m¨¢s com¨²n: ?c¨®mo empezar la reuni¨®n? Est¨¢ claro que no todas tienen el mismo objetivo, de cualquier forma, el saludo es de obligado cumplimiento. Eso s¨ª, en el plano virtual no hay que olvidarse de que, adem¨¢s de saludarse de manera natural, conviene realizar las pertinentes presentaciones, ya que es probable que participen personas que no se conozcan. ¡°Hay que diferenciar entre una presentaci¨®n seria, porque los miembros de la reuni¨®n no se conocen o son de diferentes organizaciones, y el saludo informal entre los integrantes de un equipo o de una misma empresa, entre los que hay m¨¢s confianza y se deber¨ªa ir m¨¢s al grano¡±, afirma el experto.
Eso no quita, subraya el experto, que haya que dedicar unos minutos para hablar sobre algo cotidiano, especialmente ahora en la que la situaci¨®n actual est¨¢ golpeando muy duro a mucha gente. Eso s¨ª, precisa, siempre antes o despu¨¦s de tratar los temas para los que se ha convocado. ¡°La reuni¨®n debe ser sagrada en la medida de lo posible¡±.
Para Eva Cantavella, formadora de recursos humanos y comunicaci¨®n, especializada en optimizaci¨®n de reuniones que impartir¨¢ un webinar sobre la materia para HUB Empresa de Banco Sabadell, una competencia que se debe trabajar es la calidez digital. ¡°Se est¨¢ hablando mucho de esto y es verdad que hay personas que con su paralenguaje (el tono, el volumen y la velocidad) aportan esa calidez tan necesaria¡±, describe la experta, cofundadora de Implicatia Consultores.
Inscr¨ªbete al webinar de HUB Empresa de Banco Sabadell Reuniones eficaces en tiempos de teletrabajo. Fecha: 5 de noviembre a las 16 horas.
Reunir al personal sin una gu¨ªa previa o un orden del d¨ªa en la que cada miembro tenga claro de qu¨¦ se va a hablar o cu¨¢l es su ¨¢rea de decisi¨®n es sin¨®nimo de fracaso. Preparar un listado de tareas permitir¨¢ que la videoconferencia sea m¨¢s ¨¢gil y se ahorrar¨¢ un tiempo valioso. Junto al correo electr¨®nico de la convocatoria, es recomendable adjuntar un dossier o una explicaci¨®n del motivo de la llamada.
Otras recomendaciones durante la videoconferencia
Tab¨®as a?ade que los asistentes procuren estar enfocados en la reuni¨®n y no en otras tareas. Por ejemplo, es clave cerrar las ventanas del buscador que no tengan nada que ver con el tema tratado y asegurarse de que nadie ajeno a la videollamada se cuele en ella en un descuido, algo com¨²n si se trabaja desde casa.
Fijar turnos de palabra se ha convertido en otra de las bases para que una telerreuni¨®n no se convierta en una discusi¨®n inteligible. Aunque la calidad de las conexiones es, cada vez, m¨¢s ¨®ptima, es habitual que se produzcan retrasos de la se?al de Internet que provocan que los participantes acaben hablando unos por encima de los otros. Por ello, la figura del moderador o del convocante es imprescindible. Al empezar la sesi¨®n deber¨¢ fijar los tiempos de la conferencia.
Cinco consejos para ser un buen v¨ªdeo participante
1. Utilizar la c¨¢mara. La primera tentaci¨®n es no encender la webcam por temor a no salir favorecido o porque el lugar de trabajo no sea tan perfecto como gustar¨ªa. No obstante, es un error mantenerla apagada. Primero, porque mantener el contacto visual con el interlocutor ayuda a minimizar los efectos del distanciamiento que provoca una reuni¨®n virtual, seg¨²n explica T¨¢boas.
Segundo, porque el lenguaje corporal, pese a ser por v¨ªdeo, contin¨²a siendo una herramienta ¨²til para transmitir convencimiento y confianza al resto de los participantes. Por ello, la distancia del encuadre es importante: siempre situar las manos a la altura del cuello para que se vea su movimiento y resultar m¨¢s expresivos. No obstante, Eva Cantavella, formadora de recursos humanos y comunicaci¨®n, especializada en optimizaci¨®n de reuniones y cofundadora de Implicatia Consultores, advierte que se debe tener cuidado cuando se utilizan dos dispositivos: ¡°Hay que mirar de frente al que tiene la c¨¢mara encendida. No son pocos los que hablan de perfil¡±.
2. Probar el sonido antes de conectarse. Uno de los problemas m¨¢s habituales son las interrupciones y, consecuentemente, la p¨¦rdida de tiempo por culpa de los fallos del audio: no se escucha al que habla, se entrecorta o suena un ruido de fondo. Para solventar estos contratiempos, es aconsejable realizar la videollamada en un lugar tranquilo, cerca del router(o incluso conectado directamente a ¨¦l) y hacer una comprobaci¨®n de la se?al de sonido antes de iniciar la reuni¨®n.
3. Silenciar el micr¨®fono si no se interviene. El ruido de fondo, incluso si es de ambiente, puede ser molesto. Desactivar el micr¨®fono cuando no se tiene el turno de la palabra es la mejor opci¨®n para que el audio general sea ¨®ptimo. Adem¨¢s, elegir un buen micr¨®fono, si es posible, es esencial para captar la atenci¨®n de los participantes, especialmente si son clientes.
4. Utilizar unos auriculares adecuados. Si no se utilizan auriculares, el sonido suele ser hueco y muy deficiente. Adem¨¢s, puede ser un problema para el resto de los integrantes si el sonido que sale de los altavoces se cuela por el micr¨®fono y se genera eco o ruido.
5. Cuidado con el fondo. Elegir un lugar para realizar las videollamadas laborales no siempre es f¨¢cil. Pocos trabajadores tienen un despacho o una biblioteca en su casa. La opci¨®n ganadora es un fondo neutro, como, por ejemplo, una pared lisa. Hay internautas que utilizan fondos digitales, aunque, si se opta por ellos siempre hay que ser precavidos, ya que la elecci¨®n puede tomarse como una falta de respeto para los otros participantes si la reuni¨®n tiene un car¨¢cter serio.
