Estrategias para gestionar el tiempo eficientemente y reducir el estr¨¦s

Las oficinas vuelven a llenarse de empleados durante este oto?o. La evoluci¨®n positiva de la pandemia lleva a muchas empresas a apostar por el regreso total o parcial a los centros de trabajo. Aunque el Instituto Nacional de Estad¨ªstica (INE) a¨²n no ha publicado cifras de este comienzo de curso, durante abril, mayo y junio casi dos millones de ocupados (el 9,4%) trabajaron en remoto m¨¢s de la mitad de los d¨ªas, casi dos puntos menos que lo registrado en los tres primeros meses del a?o. Y los expertos prev¨¦n la reducci¨®n paulatina de esta cifra.

Ante esta nueva situaci¨®n, los profesionales que han pasado a?o y medio trabajando en sus hogares tienen que retomar ciertas rutinas: calcular trayectos para ir y volver de la oficina, adem¨¢s de organizar el cuidado de los hijos y otras actividades dom¨¦sticas. Estos cambios, opinan los expertos, generan estr¨¦s que puede derivar en ansiedad. Y, por eso, conviene que los profesionales pongan en marcha estrategias para adaptarse de nuevo a las din¨¢micas laborales.

Carlos Royo, profesor de Direcci¨®n de Personas y Organizaciones en Esade, explica que cambiar de rutinas es un proceso que requiere tiempo y energ¨ªa y que, por tanto, cansa. Es normal sentirse inc¨®modo y m¨¢s irritable, especialmente si se retoman tareas como el estudio de idiomas o la planificaci¨®n de las actividades extraescolares de los hijos.

Todo esto, afirma este experto, tiene una explicaci¨®n biol¨®gica. Cuando se aprende un nuevo h¨¢bito o se reanuda uno antiguo, explica, se activa el l¨®bulo prefrontal, situado en el neoc¨®rtex del cerebro [el ¨¢rea m¨¢s exterior, relacionada con el lenguaje y la imaginaci¨®n], en el que se consume mucha energ¨ªa porque requiere que el sujeto est¨¦ atento. ¡°Esto es lo que ocurre cuando est¨¢s acostumbrado al teletrabajo y debes volver a organizar tu vida en torno a la oficina¡±. Una vez que se ha retomado la rutina, la actividad empieza a gestionarse desde una parte m¨¢s primitiva, los ganglios basales del denominado cerebro reptiliano. ¡°Cuando se realiza una actividad casi en piloto autom¨¢tico se est¨¢ utilizando esta ¨¢rea¡±, agrega.

T¨¦cnicas para gestionar mejor el tiempo

Para Royo la clave est¨¢ en concentrarse en la menor cantidad de cosas posibles y dedicar tiempo a la planificaci¨®n. ¡°El cerebro se resiente cuando se le bombardea con preocupaciones. Por eso conviene darle informaci¨®n concreta para que se genere el denominado en neuropsicolog¨ªa efecto t¨²nel, por el que el individuo es capaz de centrarse en una tarea. En muchas ocasiones es m¨¢s inteligente saber elegir que intentar ser polivalente¡±. Andr¨¦s Pascual, director del programa de bienestar corporativo de la Universidad Internacional de La Rioja (Unir), destaca que este proceso ayuda a dar peque?os pasos en las obligaciones pendientes, lo que supone un paso adelante en la ejecuci¨®n de las tareas que calma al cerebro y evita su bloqueo.

Elegir entre todas las responsabilidades. Ante el torrente de obligaciones, es habitual que resulte dif¨ªcil discernir cu¨¢les pueden posponerse, sobre todo cuando se tiene a otras personas a cargo. Royo recomienda evaluar las tareas seg¨²n su nivel de urgencia y de dificultad.

Tradicionalmente, explica este experto, se habla del nivel de importancia que tiene una tarea, pero ¨¦l prefiere usar el concepto de dificultad. ¡°Ya que est¨¢ demostrado que gran parte de la procrastinaci¨®n, la tendencia a postergar actividades, tiene que ver con el poco inter¨¦s que genera algo que se considera dif¨ªcil de lograr. Por ello, la urgencia y la dificultad son las dos variables m¨¢s importantes¡±, apunta. La combinaci¨®n de ambas genera varios tipos de tareas que requieren de estrategias distintas para resolverlas:

¡ñ Nivel de urgencia y de dificultad altos. Estas son las ocupaciones que hay que atender cuanto antes y que no se pueden posponer. Tener una conversaci¨®n dif¨ªcil, pero necesaria, con alguien, por ejemplo, o atender una tarea que requiere mucha atenci¨®n y rapidez. Royo recomienda dedicar a estas labores los momentos del d¨ªa en los que se tiene m¨¢s energ¨ªa y mayor concentraci¨®n.

¡ñ Nivel de urgencia alto y de dificultad bajo. Son las emergencias que surgen y que son ineludibles. Por ejemplo, realizar las tareas cotidianas en el trabajo: deben hacerse en el d¨ªa, pero el trabajador ya est¨¢ acostumbrado a ellas, por lo que no le resultan un problema. Royo aconseja ejecutarlas en los momentos en los que no se necesita una alta concentraci¨®n, por ejemplo, los tiempos entre reuniones, si es posible.

¡ñ Nivel de urgencia bajo y de dificultad alto. Son aquellas tareas importantes para el individuo, pero que pueden planificarse con tiempo, como aprender un idioma o terminar el proyecto de fin de carrera. Sin embargo, con ellas se corre el riesgo de procrastinar y posponerlas continuamente. Estudiar una nueva lengua tiene una gran dificultad, pero la urgencia es lejana. ¡°Es el t¨ªpico h¨¢bito que si no se toma en serio no se va a lograr, lo que obliga a priorizar¡±, detalla.

Royo advierte de que a veces, incluso despu¨¦s de este an¨¢lisis, el individuo siente que es imposible prescindir de algunas actividades, pero esto tiene una explicaci¨®n: se han convertido en rutinas asumidas que no se cuestionan. ¡°Por eso, hay que replantearse todo. Hay muchos casos en los que hay una percepci¨®n de la obligaci¨®n y de demanda propia tan alta que los trabajadores no ven factible posponer o eliminar ninguna tarea, pero eso no es tan real como creen¡±, puntualiza.

Una alternativa: dejar por escrito a qu¨¦ se dedica el tiempo. Arancha de las Heras, presidenta de la Universidad a Distancia de Madrid (Udima) y responsable de varias investigaciones sobre el teletrabajo, propone registrar la mayor cantidad de informaci¨®n posible sobre la actividad diaria y plasmarla en un Excel.

De las Heras sugiere anotar la hora de inicio y de fin de cada acci¨®n, adem¨¢s de su duraci¨®n, e incorporar una columna o marcar con un color determinado tres categor¨ªas seg¨²n la importancia: ¡°Muy importante¡±, ¡°urgente¡±¡ª diferenciar entre lo que tiene plazo fijo y lo que no lo tiene¡ª, y ¡°personal¡±. ¡°Aunque no se pueda delegar ni retrasar nada, este documento servir¨¢ para identificar los denominados ladrones de tiempo como las redes sociales o el correo electr¨®nico¡±, detalla.

Jos¨¦ Ram¨®n Moreno, profesor de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) y de la Universidad Nacional de Educaci¨®n a Distancia (Uned) asegura que es conveniente acostumbrarse a vivir en un entorno en el que predomine lo importante, lo que resulta complejo de solucionar, pero que no es urgente.

Construir oasis libres de estr¨¦s. Los expertos destacan que el estr¨¦s es un fen¨®meno biol¨®gico natural que est¨¢ presente de manera habitual en la vida. De hecho, aseguran, siempre se necesita cierta tensi¨®n para actuar. Royo afirma que hay un estr¨¦s ¨²til, que es el que permite estar motivado y entender que, aunque se tenga mucha carga de trabajo, se puede gestionar. ¡°El problema es que el estado de tensi¨®n muy alta se mantenga durante mucho tiempo. Si no se limita, a la larga genera ansiedad¡±. Antes de alcanzar este nivel, recalca, los trabajadores tienen que aprender a desconectar.

La vuelta a las oficinas conlleva invertir tiempo otra vez en los traslados, ya sea en coche particular o en transporte p¨²blico. Estas son situaciones con grandes posibilidades de convertirse en fuente de estr¨¦s. Un atasco en la carretera, o un vag¨®n de metro o un autob¨²s llenos y que circulan con retraso, generan preocupaciones que se acumular¨¢n a las propias del trabajo.

Royo recomienda darle la vuelta a esta situaci¨®n y convertir estos traslados en oasis libres de estr¨¦s:

• En coche. Royo sugiere encender la radio o escuchar m¨²sica para desconectar de las preocupaciones.
• En transporte p¨²blico. Leer es la mejor opci¨®n: ¡°En libro f¨ªsico a ser posible, aunque cada vez m¨¢s los libros electr¨®nicos se asemejan a los de papel¡±, apunta. De esta manera se evitan las pantallas porque ya se pasa mucho tiempo frente a una en el trabajo.

Pero, tanto si se acude a la oficina en veh¨ªculo privado como en transporte p¨²blico se debe evitar el exceso de negatividad al que se est¨¢ expuesto, por ejemplo, a trav¨¦s de las redes sociales o ante las malas noticias del peri¨®dico o la radio, que pueden afectar al estado de ¨¢nimo. ¡°El estr¨¦s diario tiene un l¨ªmite, es como un vaso de agua que se va llenando, y el cerebro no distingue la fuente de la que proviene, ya sea del trabajo o de un bolet¨ªn informativo; por lo que, si se tiene conocimiento de muchas malas noticias, la mente se sobrecarga r¨¢pidamente y probablemente en el trabajo se tenga mucha menos resistencia, porque el vaso ya est¨¢ muy lleno¡±, explica.

La recomendaci¨®n de Pascual es utilizar los trayectos para eliminar el ruido que genera el ritmo de vida diario. ¡°Se trata de contemplar el entorno y percibir el instante que se est¨¢ viviendo. Una pr¨¢ctica de atenci¨®n plena multiplica el bienestar y reduce el estr¨¦s y la angustia que azota en tiempos convulsos como el actual¡±, concluye.