H¨¢bitos que contribuyen a rendir m¨¢s en el trabajo

Mirar compulsivamente la bandeja de entrada del correo electr¨®nico, atender una llamada larga y perder el hilo de lo que se estaba haciendo, postergar una tarea porque requiere mucho esfuerzo o un minuto hojeando las redes sociales que se convierte en media hora... La jornada de cualquier trabajador est¨¢ llena de elementos distractores que dificultan su concentraci¨®n y restan minutos al cumplimiento de sus labores, tanto si se trabaja desde la oficina como desde casa.

Esto es algo que Reme Egea, conferenciante, consultora, directora general de Proformaci¨®n y docente en EDEM Escuela de Empresarios , observa a diario entre sus clientes: ¡°Identificamos continuamente h¨¢bitos ineficientes que hacen que se desperdicie el tiempo o que se dedique a actividades que, en t¨¦rminos profesionales, no aportan valor¡±, asegura esta experta que participar¨¢ en el webinar Gesti¨®n del tiempo: c¨®mo mejorar la autoeficacia personal en tu d¨ªa a d¨ªa laboral, organizado a trav¨¦s de HUB Empresa de Banco Sabadell.

Pero estos h¨¢bitos pueden evitarse si se incorporan peque?os cambios, como explica Matthias Beige, director de operaciones en Proformaci¨®n, formador, coach ejecutivo y docente en la escuela EDEM, que tambi¨¦n participar¨¢ en el webinar: son propuestas sencillas de aplicar, pero que requieren perseverancia ya que van a chocar con h¨¢bitos largamente asentados. Sin duda, cree, vale la pena intentarlos porque producen una mejora en la productividad.

1. Burbujas de tiempo: neutralizar los h¨¢bitos que roban minutos

Durante la jornada laboral, un trabajador acomete muchas rutinas sin ser casi consciente de ello, como revisar el tel¨¦fono m¨®vil cada cinco minutos, hojear p¨¢ginas web o demorarse m¨¢s de lo previsto al tomar un caf¨¦. Carlos Royo, profesor de Direcci¨®n de Personas y Organizaciones en Esade, explica que son microconductas que van retrasando el cumplimiento de las tareas. Por eso, recomienda hacer un listado con todas las actividades que se efect¨²an durante un d¨ªa en el trabajo, hasta la m¨¢s peque?a, para identificar las que retrasan.

Despu¨¦s, conviene establecer las pautas para eliminarlas. Royo destaca, por ejemplo, que, si se trabaja desde casa, se deben colocar cerca los elementos que se van a necesitar para reducir el n¨²mero de veces que hay que levantarse a buscar algo: ¡°Debemos colocar el ordenador en un sitio que nos permita estar sentados c¨®modamente, con los papeles que necesitemos y la taza de caf¨¦ al alcance¡­¡±, puntualiza.

¡°El efecto t¨²nel es un estado en el que el cerebro se centra principalmente en una tarea¡±.

Carlos Royo, profesor de Esade.

Egea recomienda crear periodos sin interrupciones denominados burbujas de tiempo. ¡°Se trata de momentos de m¨¢xima concentraci¨®n¡±. Pueden durar unos minutos o un par de horas y para lograrlos hay que tomar algunas medidas. Si se est¨¢ en la oficina, se puede avisar a los compa?eros de que no se estar¨¢ disponible durante ese rato. Si se trabaja desde casa, puede utilizarse un aviso en los programas de comunicaci¨®n como Microsoft Teams y silenciar las notificaciones para evitar distracciones.

Royo explica que, si se consigue ese periodo de concentraci¨®n, se lograr¨¢ el efecto t¨²nel. Un estado en el que el cerebro se centra principalmente en una tarea. ¡°Como cuando se va conduciendo y no se presta atenci¨®n a lo que ocurre a los lados de la carretera, ya que se est¨¢ enfocado en lo que ocurre delante, como en un t¨²nel¡±, expone este experto.

2. Gesti¨®n de las prioridades: definir lo urgente y lo dif¨ªcil

Ante un aluvi¨®n de tareas, organizarlas seg¨²n su nivel de urgencia y de importancia permite calibrar cu¨¢nto tiempo y esfuerzo requieren y si ser¨¢ posible acometerlas dentro de los plazos acordados. Aunque el trabajador piense que lo tiene claro, no siempre es as¨ª, como destaca Royo: ¡°Creemos que est¨¢ bien delimitado en nuestro esquema mental qu¨¦ es lo importante y qu¨¦ lo urgente, pero realmente cuesta entenderlo y llevarlo a la pr¨¢ctica¡±.

Habitualmente se hace referencia al nivel de importancia de una tarea, pero este experto prefiere cambiarlo por el concepto de dificultad. As¨ª, se eval¨²a cada responsabilidad a partir de su urgencia y de su complicaci¨®n: ¡°La tendencia a postergar actividades est¨¢ ligada a la dificultad que entra?a una tarea y es un factor que reduce la productividad,¡±. Cada obligaci¨®n, por tanto, se identifica con una combinaci¨®n de ambas. Y, por tanto, para resolverla requiere la aplicaci¨®n de una estrategia propia. Algunas son:

¡ñ Nivel de dificultad y emergencia altos. Estas son las actividades que se deben atender cuanto antes y no pueden aplazarse. Suelen demandar mucha atenci¨®n y rapidez de respuesta. Por ello, Royo sugiere acometerlas al principio de la jornada, que es cuando se tiene m¨¢s energ¨ªa y mayor concentraci¨®n. Al volver de vacaciones, por ejemplo, son las tareas a las que conviene dedicar los primeros momentos.

¡ñ Nivel de dificultad bajo y de urgencia alto. Son las emergencias que surgen y resultan ineludibles. Muchas de las tareas cotidianas se enmarcan en esta categor¨ªa: el trabajador est¨¢ acostumbrado a ellas, por lo que no entra?an gran dificultad.

¡ñ Nivel de dificultad alto y nivel de urgencia bajo. Son las responsabilidades que pueden planificarse con mucho margen de tiempo, como aprender a manejar un nuevo sistema inform¨¢tico o preparar una presentaci¨®n.

Royo subraya que en ocasiones el trabajador siente que no es posible prescindir de algunas actividades, incluso despu¨¦s de haber realizado este an¨¢lisis. Algo que, explica, tiene como ra¨ªz que esas responsabilidades se han convertido en rutinas asumidas que no se cuestionan. ¡°Es vital replante¨¢rselo todo. A veces la propia percepci¨®n de la obligaci¨®n es tan alta que no se ve factible aplazar o eliminar ninguna tarea, pero es menos real de lo que se cree¡±, advierte.

3. El descanso: planificarlo como si fuera un atleta

El descanso debe formar parte de la jornada laboral. Beige, de Proformaci¨®n, se?ala que planificarlo es fundamental para garantizar la productividad: ¡°Al igual que los deportistas, que organizan, adem¨¢s de sus entrenamientos, su reposo, los trabajadores tienen que saber cu¨¢ndo parar¡±. Especialmente si se trabaja desde casa, ya que se est¨¢ lejos de las din¨¢micas de descanso que se generan naturalmente en los espacios de trabajo. ¡°Sin un descanso programado se puede llegar al s¨ªndrome de burnout (quemado por el trabajo, en espa?ol)¡±.

¡°Una dosis adecuada de estr¨¦s incrementa la capacidad de reacci¨®n y la atenci¨®n¡±.

Reme Egea, profesora de EDEM Escuela de Empresarios.

Los expertos recomiendan tambi¨¦n encontrar espacios para el ocio a lo largo de la semana laboral, no solo durante el s¨¢bado y el domingo. Buscar tiempo para practicar deporte, para ver a amigos y familiares o simplemente para dejar la mente en blanco, contribuir¨¢ a mantener la energ¨ªa suficiente para afrontar la jornada laboral y ser m¨¢s productivo.

La flexibilidad horaria, afirma Daniele Tramontin, director de Adecco Outsourcing, organizaci¨®n dedicada a los recursos humanos y la digitalizaci¨®n, tambi¨¦n contribuye a la conciliaci¨®n familiar y al bienestar de los trabajadores, lo que repercute positivamente en la productividad. ¡°Si un empleado necesita ausentarse por motivos personales y cuenta con la posibilidad de recuperar esas horas en otro momento, va a estar mucho m¨¢s c¨®modo y trabajar¨¢ mejor¡±, argumenta este experto. En este caso, no se trata de algo que el trabajador pueda decidir por s¨ª mismo, sino que debe negociarlo con su empresa. Pero, si se cuenta con la posibilidad, puede tomarlo como una herramienta para potenciar su desempe?o diario.

4. El estr¨¦s: aliado y enemigo de la productividad

Mantener cierta tensi¨®n en el trabajo es imprescindible para impulsar la productividad. Proporciona un extra de energ¨ªa que incrementa la capacidad de reacci¨®n y la atenci¨®n, indica Egea. ¡°Se sabe desde hace d¨¦cadas que cuando el nivel de activaci¨®n del organismo es bajo, las personas tendemos a la apat¨ªa¡±, explica.

El problema con el estr¨¦s surge cuando el nivel de activaci¨®n es tan excesivo y prolongado que genera ansiedad y miedo, lo que bloquea al trabajador y lo hace menos creativo, flexible, emp¨¢tico y m¨¢s impulsivo. Cuando el volumen de estr¨¦s es bajo y se generan emociones positivas, como la curiosidad y el optimismo, la productividad crece. ¡°El rendimiento cognitivo aumenta hasta en un 30%, por lo que cultivar un buen clima laboral no es solamente algo bueno sino tambi¨¦n eficiente para la marcha de toda la empresa¡±, concluye Egea.