C¨®mo hacer una lista de tareas que sea ¨²til de verdad

Nos gustan las listas porque no queremos morir. Lo dec¨ªa Umberto Eco a ra¨ªz de la publicaci¨®n de El v¨¦rtigo de las listas, ensayo en el que analizaba la evoluci¨®n y significado de los listados trav¨¦s de la historia: ¡°Son el origen de la cultura. Parte de la historia del arte y la literatura. ?Para qu¨¦ queremos la cultura? Para hacer m¨¢s comprensible el infinito. ?Y c¨®mo nos enfrentamos a lo infinito e intentamos comprender lo incomprensible? A trav¨¦s de las listas¡±.

Las listas son el origen de la cultura. ?Para qu¨¦ queremos la cultura? Para hacer m¨¢s comprensible el infinito. ?Y c¨®mo nos enfrentamos ello? A trav¨¦s de las listas Umberto Eco

Sin necesidad de ponerse tan trascendental como el pensador italiano, Maite Nicuesa, doctora en Filosof¨ªa por la Universidad de Navarra y experta en inteligencia emocional, coincide en los beneficios de retomar esta sencilla y sana costumbre para mejorar considerablemente nuestra vida laboral y personal. ¡°Elaborar listados con las tareas que debemos realizar cada d¨ªa nos ayuda a poner nuestras ideas en orden y a realizar una gesti¨®n eficaz del tiempo a trav¨¦s de la adquisici¨®n de h¨¢bitos. A modo de ejercicio de coaching, bastar¨ªa con preguntarse al inicio de cada jornada: ?Cu¨¢les son los objetivos que quiero cumplir hoy?¡±.

Eso s¨ª, no basta con lanzarse a apuntar actividades a lo loco en el primer papel que veamos por casa o en la oficina. Como muchos coachs expertos en la prevenci¨®n del estr¨¦s laboral han ense?ado a sus clientes, el secreto del ¨¦xito de una buena to-do list (como se las conoce en el mundo anglosaj¨®n) reside en ser concretos y directos. ¡°Hay que diferenciar entre aquello que es prioritario y aquello que es secundario¡±, advierte la doctora Nicuesa. ¡°Tambi¨¦n ser lo m¨¢s realistas posible y mantener una actitud flexible para cambiar la lista si las circunstancias lo piden, ya que por mucho que queramos, la realidad no se puede planificar al cien por cien¡±.

Elaborar listados nos ayuda a poner?en orden nuestras ideas y a realizar una gesti¨®n eficaz del tiempo Maite Nicuesa, doctora en Filosof¨ªa por la Universidad de Navarra y experta en inteligencia emocional

Ser realista tambi¨¦n es esencial para Robert C. Pozen, catedr¨¢tico en la facultad de empresariales de Harvard y autor de Productividad extrema, libro en el que ofrece toda clase de trucos para conseguir mejores resultados invirtiendo el menor tiempo posible. Proponerse objetivos imposibles de cumplir, cuenta, es, aparte de poco efectivo, una forma de crear la falsa sensaci¨®n de que estamos sobrepasados. ¡°Si queremos que funcionen como herramienta para mejorar la productividad, las listas no pueden centrarse en el gran objetivo final, sino en todas aquellas peque?as tareas que nos llevan paso a paso a conseguirlo¡±, escribe Pozen.

Nada mejor entonces que seguir su consejo. Siete de ellos hacer listas de tareas y, lo que es mejor, completarlas.

1. Elige: papel y boli o tel¨¦fono m¨®vil

Los amantes de lo tradicional lo tienen f¨¢cil, les basta una libreta cuadriculada en la que apuntar con buena letra (no tiene sentido hacer una lista que despu¨¦s no se entiende) para cambiar su vida. Pero para qu¨¦ gastar papel cuando hay fant¨¢sticas apps que te gu¨ªan en el noble arte del listado de tareas. Todoist, Wunderlist, Carrot y PocketLists son solo algunas de ellas.

2. Escr¨ªbela el d¨ªa anterior

A ser posible, nada m¨¢s terminar su jornada laboral. No importa lo cansado que est¨¦s porque no te llevar¨¢ m¨¢s de un par minutos. As¨ª, cuando te levantes al d¨ªa siguiente, sabr¨¢s instintivamente a qu¨¦ tipo de d¨ªa te enfrentas y empezar¨¢s a gestionar, aunque sea de forma instintiva, tu energ¨ªa.

3. No te pongas m¨¢s de siete tareas: no eres Superman

Hay que ser realista e incluso ego¨ªsta: sus prioridades por encima de las del resto, cuenta Pozen en el libro. De hecho, todo lo que se apunte en la lista de tareas diarias deber¨ªa cumplir siempre estos dos requisitos: ser algo realmente importante que t¨² y solo t¨² puedas hacer (aprende a delegar), y sobre todo, algo que necesite ser hecho ese d¨ªa concreto. Y por supuesto, nunca m¨¢s de siete. Nadie es capaz de eso. Si quiere ir de superh¨¦roe, adelante, lo ¨²nico que se conseguir¨¢ es desmotivaci¨®n y frustraci¨®n. Las listas se hacen para liberarse del estr¨¦s, no para generarlo. ?Ves el n¨²mero de consejos que conforma esta lista? No es casualidad.

Si queremos que funcionen, las listas no pueden centrarse en el gran objetivo final, sino en todas aquellas peque?as tareas que nos llevan paso a paso a conseguirlo Robert C. Pozen, catedr¨¢tico en la facultad de empresariales de Harvard y autor de 'Productividad extrema'

4. Ponte objetivos razonables

Esto es lo m¨¢s importante y requiere de la met¨¢fora m¨¢s vieja del mundo: si tienes algo de hambre, ?te propondr¨ªas comerte una tortilla entera o ir¨ªas porci¨®n a porci¨®n, viendo c¨®mo te va saciando cada bocado? Pues a la hora de planificarte el d¨ªa es lo mismo. Es mucho m¨¢s efectivo y satisfactorio subir escalones peque?os hasta la cima. Si tiene que entregar un informe anual de ventas, no lo ponga como tal y en su lugar apunte todas las tareas que necesita completar antes de entregarlo, como pedir cifras a tal departamento o encargar la redacci¨®n a tal empleado. Poco a poco se llega antes y m¨¢s r¨¢pido.

5. Ponle un tiempo estimado a cada actividad

Aunque sea estimado. Los humanos funcionamos mejor cuando tenemos un reloj que nos marca el ritmo, esto es as¨ª. Calcula cu¨¢nto tiempo necesitas para cada tarea, intenta cumplirlo a rajatabla, y esas horas extra gratis que tanto nos caracterizan en Espa?a se ir¨¢n reduciendo poco a poco.

6. Comienza el d¨ªa con lo que menos te apetezca

No es por masoquismo, sino por inteligencia. Procrastinar en las redes sociales o consultando el correo no es trabajar ni har¨¢ que desaparezca la tarea de delante. De hecho, cuanto m¨¢s tardes en hacerlo y m¨¢s horas de jornada pasen, m¨¢s bola se le har¨¢. Cambia de h¨¢bitos y trabaja cuando m¨¢s, sin interrupci¨®n, las dos primeras horas de la ma?ana. Si te acostumbras, cuando te tomes la pausa para el caf¨¦ ver¨¢s los d¨ªas no tienen por qu¨¦ hacerse siempre tan cuesta arriba.

7. Y remata d¨¢ndote un premio al terminar

Al final de la lista, apunta siempre una recompensa sencilla, no vaya a ser que la realizaci¨®n personal no sea suficiente para hacer lo m¨¢s desagradable de la lista. "Puede ser una camisa nueva de la secci¨®n de caballeros, una siesta fugaz en la oficina, o dos tazas de negro y caliente caf¨¦", dec¨ªa el agente especial Dale Cooper en Twin Peaks, que es uno de los mayores prescriptores de estilo de vida que conocemos. Pero nadie se regala como a s¨ª mismo: el goloso sabe cu¨¢nto dulce le sirve de recompensa, el futbolero d¨®nde se puede permitir ver el partido esta noche, el seri¨¦filo cu¨¢ntos cap¨ªtulos extra de seg¨²n qu¨¦ serie... En fin. Ya lo entienden. Es puro conductivismo: esto generar¨¢ h¨¢bito y se acostumbrar¨¢ a ser eficiente y productivo.