La dificultad de gestionar el tiempo cuando tu trabajo va a toda velocidad

Estar hiperconectados ha cambiado la forma en que nos relacionamos con los dem¨¢s y tambi¨¦n la forma en que trabajamos. Internet, las redes sociales y los correos electr¨®nicos son ya herramientas s¨²per indispensables que tambi¨¦n nos generan la sensaci¨®n de que todo va a toda velocidad y es urgente. En ocasiones interfieren con la forma de gestionar el tiempo que nos han ense?ado hasta ahora: seguimos aplicando consejos de la era del papel a una realidad que ya no es compatible con las listas de tareas y los post-it. Muchos expertos aseguran que en lugar de gestionar el tiempo, deber¨ªamos centrarnos en gestionar el flujo de trabajo.

Ahora en las oficinas se utilizan herramientas que hace tan solo 10 a?os nos costaba imaginar. Sin embargo, aunque hayamos cambiado la forma de trabajar, la forma de manejar nuestro tiempo se parece mucho a la de 2007. Estamos usando herramientas desfasadas que nos hacen sentir que no llegamos a todo y que aumentan nuestros niveles de estr¨¦s. Seg¨²n los expertos, hacer listas con tareas ordenadas por importancia en un momento en que todo parece urgente y prioritario nos hace menos productivos.

No es que dise?ar una agenda, delimitar el tiempo de cada tarea y planificar las horas sea algo negativo. Es que en muchas ocasiones ha dejado de ser eficaz porque no se adapta al flujo de trabajo de una manera realista. Estas t¨¦cnicas no cuentan con todos los est¨ªmulos que nos interrumpen cada d¨ªa. "Es habitual que nuestra lista de cosas que hacer deje de tener sentido al poco de empezar la jornada, porque han surgido otras tan importantes como las que ten¨ªamos previstas", explica Maura Thomas, experta en productividad laboral.

As¨ª que el problema no es que nos distraemos con m¨¢s facilidad sino que lo que nos distrae del trabajo que estamos haciendo es m¨¢s trabajo con el que no cont¨¢bamos. ?Cu¨¢ntas veces te has sentado dispuesta o dispuesto a concentrarte en una sola tarea importante y te han interrumpido correos urgentes o peticiones de compa?eros? "Nos encontramos con que el trabajo llega desde varios frentes y es habitual que haya interrupciones cada cinco minutos, por lo que no tenemos tiempo para pararnos, planificar y actuar", explica Thomas. Las t¨¦cnicas de orgnizaci¨®n de tiempo que hemos aprendido hasta ahora nos han fallado.

Esto nos lleva a cambiar de tarea constantemente ¡ªel peligroso multitasking¡ª lo que nos mantiene ocupados en lugar de ser productivos. Uno de los puntos en el que los expertos est¨¢n de acuerdo es en que hay que dejar de llamar gestionar el tiempo a lo que en realidad deber¨ªa ser gestionar el flujo de trabajo, es decir, descubrir c¨®mo de productivo puedes ser, c¨®mo se estructuran las tareas, c¨®mo se sincronizan y c¨®mo fluye la informaci¨®n. Jordan Cohen, otro experto en productividad y autor del libro Make time for the work that matters lo compara con la comida: "No es lo mismo hacer dieta que estar sano". De la misma forma, podr¨¢s prestar m¨¢s atenci¨®n a la gesti¨®n del tiempo que est¨¢s haciendo y no por eso ser m¨¢s productivo.

?La soluci¨®n?

"Tenemos que cambiar la forma en la que trabajamos". Esa es al menos la opini¨®n de Maura Thomas. "Las compa?¨ªas deber¨ªan entrenar las habilidades de productividad de los empleados para sobreponerse a estos nuevos retos", asegura. Seg¨²n ella, esta formaci¨®n deber¨ªa basarse en varios componentes como aclarar las prioridades a seguir cuando surjan tareas nuevas o ense?ar a los trabajadores a gestionar su atenci¨®n ¡ªcontrolar las distracciones y mantener la atenci¨®n sostenida¡ª. "Centrarnos en el flujo de trabajo nos permite ser intencionales, reflexivos y proactivos", asegura.