Seis ¡®apps¡¯ para controlar tu negocio desde el m¨®vil

Corr¨ªa 1999 cuando los empresarios que hab¨ªan confiado la gesti¨®n de sus negocios a las soluciones inform¨¢ticas m¨¢s avanzadas del siglo XX se dieron de bruces con dos grandes desaf¨ªos: la llegada del euro y el temido efecto 2000. Por si ese panorama con agoreros que hablaban de ordenadores a punto de volverse locos no fuese lo suficientemente apocal¨ªptico, en medio del caos se alz¨® la voz de Marc Benioff al grito de ¡°el software ha muerto¡±. Esa lapidaria sentencia fue su manera de presentar Salesforce, una de las compa?¨ªas pioneras en ofrecer aplicaciones de gesti¨®n empresarial como un servicio, sin necesidad de tenerlas instaladas en un equipo concreto, es decir, lo que despu¨¦s se populariz¨® como SaaS (del ingl¨¦s Software as a Service) o la ya tan cacareada nube.

En aquel momento, ni el mismo Benioff hubiese imaginado que la defunci¨®n del software tradicional llegara al punto actual, en el que una empresa puede gestionarse completamente desde un smartphone gracias a aplicaciones m¨®viles como las siguientes.

M¨¢s informaci¨®n

Pierde el tiempo para rendir mejor

En busca del espacio de trabajo perfecto

• Salesforce, 360? en torno al cliente

Casi veinte a?os despu¨¦s de su fundaci¨®n, la principal baza de la compa?¨ªa de Benioff sigue siendo una soluci¨®n en la nube para gestionar de manera sencilla la relaci¨®n con los actuales y potenciales clientes, es decir, un CRM (Customer Relationship Management) destinado principalmente a los equipos de ventas y que se comercializa con el nombre de Sales Cloud. Aunque es m¨¢s popular la aplicaci¨®n web a la que es posible acceder desde cualquier pantalla, lo cierto es que tambi¨¦n est¨¢ disponible una versi¨®n llamada Salesforce1 para dispositivos iOS y Android.

Los profesionales que instalen esta propuesta en sus m¨®viles tendr¨¢n acceso a toda la informaci¨®n de su compa?¨ªa, actualizada en tiempo real con los datos que alimenta el resto del equipo desde cualquier otro dispositivo. Estos datos se muestran en informes y tableros personalizados que ayudan a realizar presupuestos y cerrar contratos de manera m¨¢s r¨¢pida, ya que permite realizar todo tipo de consultas a la vez que se comparten archivos con los compa?eros de trabajo, est¨¦n donde est¨¦n, a trav¨¦s de la opci¨®n Collaboration. Adem¨¢s, Salesforce1 puede adoptar nuevas funcionalidades desde la propia tienda de apps de Salesforce, llamada AppExchange y que cuenta con m¨¢s de 3.000 propuestas.

Eso s¨ª, para poder hacer uso de esta app es necesario ser cliente de Salesforce y acogerse a alguno de sus planes, que van desde los 25 hasta los 300 euros mensuales por usuario. Para los que quieran tener un primer contacto, existe una prueba gratuita de 30 d¨ªas.

• Teamleader, la democratizaci¨®n del CRM

Aunque Salesforce puede adaptarse a compa?¨ªas de cualquier tama?o e incluso cuenta con una edici¨®n orientada especialmente a los peque?os negocios (SalesforceIQ), en 2012 tres j¨®venes emprendedores belgas pusieron en marcha Teamleader con un claro objetivo: democratizar el uso del CRM a trav¨¦s de su implantaci¨®n en pymes y startups. Se trata de una plataforma web tambi¨¦n disponible para iOS y Android que convierte el dispositivo m¨®vil en un espacio de trabajo para realizar cualquier tarea relativa a la administraci¨®n de clientes, la gesti¨®n de proyectos y la facturaci¨®n.

Adem¨¢s, todas esas labores pueden agilizarse mediante la integraci¨®n en la misma soluci¨®n de un sistema de telefon¨ªa basado en voz sobre IP y la conectividad con otras populares aplicaciones que ya se est¨¦n usando en la empresa, como Google Drive, Dropbox, iCloud, MailChimp y Outlook 365, entre otras muchas que pueden consultarse en su Marketplace. ¡°De esta forma ayudamos a los usuarios a conectar su software preferido a su cuenta Teamleader, reduciendo el riesgo de duplicar datos y poniendo a su disposici¨®n todas las herramientas que necesita¡±, explica Mar¨ªa Abad, responsable de esta compa?¨ªa en Espa?a y Portugal. Todo ello integrado en la misma plataforma con certificados de seguridad y encriptaci¨®n de la informaci¨®n para lograr un espacio de trabajo blindado.

La versi¨®n m¨¢s simple, para dos usuarios, puede contratarse desde 25 euros al mes, pero si se quieren a?adir todas las funcionalidades adicionales (Facturaci¨®n, Proyectos y Gesti¨®n de incidencias), ya es necesario desembolsar 150 euros mensuales para ese mismo n¨²mero de usuarios. Existe la posibilidad de solicitar una prueba gratuita durante 14 d¨ªas.

• TeamViewer, acceso en remoto a las tripas del ordenador

A pesar de que cada vez contamos con m¨¢s herramientas para trabajar en la nube, a veces la falta de costumbre o un despiste a la hora de guardar la informaci¨®n en un repositorio virtual hace que los documentos queden almacenados en los discos duros de un ordenador. Aun as¨ª, estos archivos pueden recuperarse en remoto desde un m¨®vil si tenemos instalada una app como TeamViewer, para controlar a distancia equipos que no es posible manejar presencialmente. Esta soluci¨®n tambi¨¦n es muy ¨²til para echar una mano a alguien que vive lejos y tiene un problema con su ordenador, del mismo modo en el que act¨²an los profesionales de los servicios t¨¦cnicos.

El cat¨¢logo de TeamViewer est¨¢ muy orientado a empresas que quieren gestionar desde cualquier equipo toda su infraestructura inform¨¢tica o bien a aquellas que ofrecen soporte t¨¦cnico en remoto a sus clientes. Para este tipo de usuarios existen tres tipos de licencias por unos 28, 58 y 125 euros mensuales en funci¨®n de las necesidades de cada negocio, pero, adem¨¢s, TeamViewer ofrece algunas de sus funcionalidades de manera gratuita para aquellos que quieren acceder en remoto desde dispositivos iOS o Android a equipos con Windows, Mac o Linux. Para probarlo, es necesario instalar previamente un software en el equipo anfitri¨®n (es decir, al que se desea acceder) y sincronizarlo con la aplicaci¨®n m¨®vil descargada en el equipo cliente, es decir, el tel¨¦fono inteligente o la tableta.

Por otro lado, TeamViewer permite establecer chats y videollamadas. Adem¨¢s, cuenta con opciones para controlar m¨®viles en remoto desde otros m¨®viles o desde equipos de escritorio.

• Slack, gesti¨®n de proyectos desde un chat

Desde que se abri¨® al p¨²blico, en febrero de 2014, esta aplicaci¨®n ha ido sumando adeptos hasta alcanzar en mayo de 2018 los ocho millones de usuarios activos al d¨ªa, de los cuales tres millones son suscriptores de pago.A grandes rasgos, su poder de seducci¨®n reside en su capacidad para agilizar y hacer m¨¢s eficiente el trabajo en equipo a trav¨¦s de una ¨²nica herramienta de comunicaci¨®n que ha relegado a un segundo plano al correo electr¨®nico. Todo gracias a la apuesta por una forma de colaboraci¨®n mucho m¨¢s natural, basada en la mensajer¨ªa instant¨¢nea o canales de chats, que adem¨¢s se complementa con otras muchas utilidades (intercambio y almacenamiento de documentos, llamadas, videollamadas, notificaciones, alertas¡­) y se integra con otras populares herramientas de terceros utilizadas en cualquier oficina.

Por si fuera poco, Slack funciona de forma sincronizada en todo tipo de equipos a trav¨¦s de sus aplicaciones de escritorio para Windows, Mac y Linux, as¨ª como de sus respectivas versiones m¨®viles para dispositivos iOS y Android.

Muchas funciones de esta aplicaci¨®n son gratuitas, aunque con ciertas limitaciones. En el caso de querer hacer uso de todo su potencial ya es preciso acogerse a la opci¨®n Est¨¢ndar (6,25 euros por usuario activo al mes) o Plus (11,75 euros por usuario activo al mes).

• Teams, tras los pasos de Slack

El ¨¦xito de Slack ha hecho que en los ¨²ltimos a?os hayan surgido alternativas como Noysi y Flock y adem¨¢s ha llevado a algunos gigantes tecnol¨®gicos a lanzar sus propias propuestas de gesti¨®n empresarial en torno a un chat. Este es el caso, por ejemplo, de Teams, que unifica en una sola herramienta las utilidades que Microsoft ya ofrec¨ªa a trav¨¦s de otros productos de Office 365, como la mensajer¨ªa instant¨¢nea, llamadas y videollamadas de Skype; la creaci¨®n de grupos de conversaci¨®n de Yammer; el organizador de tareas de Planner; o el almacenamiento y la compartici¨®n de archivos de OneDrive.

Adem¨¢s, todas las acciones realizadas desde Teams son accesibles a trav¨¦s de Outlook y de SharePoint. De hecho, de manera predeterminada, al crear un grupo de trabajo en Teams se genera autom¨¢ticamente un sitio de SharePoint Online compartido por todos los miembros de ese equipo, que tendr¨¢n acceso a una biblioteca de documentos com¨²n.

Teams puede utilizarse online o bien descargarla para escritorios Windows y Mac, as¨ª como para dispositivos m¨®viles iOS, Android y Windows Phone, si bien es cierto que para usarla es necesario contar con una suscripci¨®n comercial de Office 365, con precios desde 8,8 euros mensuales por usuario.

• Anfix, las cuentas claras

Esta propuesta, con versiones para dispositivos iOS y Android, es una plataforma para llevar un control exhaustivo de la facturaci¨®n y la contabilidad de un negocio de una manera sencilla y con un ahorro de tiempo. Pensada para aut¨®nomos, peque?as empresas y asesor¨ªas, entre otras funciones genera y env¨ªa facturas y presupuestos; digitaliza facturas, recibos y tiques con una simple foto al documento en papel; calcula los impuestos y crea todo el papeleo requerido por la Agencia Tributaria; conecta con las aplicaciones de entidades bancarias para revisar el saldo de las cuentas y estar al tanto de cualquier transacci¨®n en tiempo real; y permite dar acceso a clientes y gestores para compartir archivos de manera r¨¢pida.

Para los indecisos que tengan sus datos en otra aplicaci¨®n, los responsables de Anfix dan facilidades como ayudarles a importar toda la informaci¨®n sin coste adicional. Adem¨¢s, recuerdan que la plataforma realiza autom¨¢ticamente copias de seguridad para blindar las cuentas del negocio. Los precios van desde los 7,5 euros al mes para aut¨®nomos hasta planes para empresas de 15,8 y 40,9 euros al mes, pasando por presupuestos personalizados para las asesor¨ªas que quieran modernizar sus despachos. De todos modos, es posible pedir una prueba gratuita de 15 d¨ªas.